Должностные обязанности
(трудовая функция) в трудовом договоре
Должностные обязанности – это совокупность действий работника, направленных на достижение целей системы управления и обязательных для выполнения. Они устанавливаются должностными инструкциями, положениями или уставами организаций, правилами внутреннего трудового распорядка. Условия, содержащие наименование трудовой функции являются обязательными для включения в трудовой договор. Об этом расскажет наша статья.
Трудовая обязанность работников – это мера необходимого поведения, которая требуется работодателем от работника. При заключении трудового договора работник берет на себя обязательство выполнять два вида обязанностей, это:
1. Общие трудовые обязанности, касающиеся всех работников, которые определены статьей 21 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Отметим, что согласно указанной статье работник обязан:
– добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;
– соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
– соблюдать трудовую дисциплину;
– выполнять установленные нормы труда;
– соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
– бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;
– незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей (статья 57 ТК РФ).
Таким образом, трудовые права и обязанности работника, установленные действующим трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также вытекающие из условий коллективного договора, соглашений являются обязательными для исполнения работником, независимо от того, включены они в текст трудового договора или нет.
2. Конкретные трудовые обязанности работника по работе в определенной должности, специальности, профессии у данного работодателя.
Согласно статье 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор, помимо прочего, является наименование трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2002 года № 787 "О порядке утверждения единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" или соответствующим положениям профессиональных стандартов.
Порядок применения единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих утвержден постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 года № 9 "Об утверждении порядка применения единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.
Отметим, что основным правовым актом, определяющим конкретные трудовые обязанности работника, является должностная инструкция.
Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми отношениями. В любом случае порядок разработки должностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий.
Процесс разработки должностных инструкций можно представить в виде последовательно сменяющих друг друга этапов:
1. Подготовительный этап;
2. Разработка проекта должностной инструкции;
3. Согласование проекта должностной инструкции;
4. Утверждение должностной инструкции.
Разработке должностных инструкций предшествует изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения этих организационно-правовых документов.
Основой для разработки содержания должностных инструкций являются:
1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37 "Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих". Данный справочник содержит два раздела. В первом разделе приводятся квалификационные характеристики общеотраслевых должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), широко распространенных на предприятиях, в учреждениях и организациях, прежде всего производственных отраслей экономики, в том числе находящихся на бюджетном финансировании. Второй раздел содержит квалификационные характеристики должностей работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организациях, а также редакционно-издательских подразделениях.
2. Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда России (например, постановление Минтруда России от 5 марта 2004 года № 32 "Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 48, раздел "Общие профессии производств пищевой продукции"; постановление Минтруда Российской Федерации от 3 июля 2002 года № 47 "Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 46, раздел "Швейное Производство"). В них содержатся тарифно-квалификационные характеристики, которые следует применять при тарификации работ и присвоении квалификационных разрядов рабочим в организациях независимо от формы их собственности и организационно-правовых форм. Тарифно-квалификационная характеристика каждой профессии имеет два раздела:
– раздел "Характеристика работ" содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.
– раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые рабочий должен применять.
3. Общероссийский классификатор занятий (ОК 010-93), утвержденный постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 298. Данный документ представляет собой систематизированный перечень видов трудовой деятельности. В нем приняты следующие укрупненные группы:
– Руководители (представители) органов власти и управления всех уровней, включая руководителей учреждений, организаций и предприятий.
– Специалисты высшего уровня квалификации.
– Специалисты среднего уровня квалификации.
– Служащие, занятые подготовкой информации, оформлением документации, учетом и обслуживанием.
– Работники сферы обслуживания, жилищно-коммунального хозяйства, торговли и родственных видов деятельности.
– Квалифицированные работники сельского, лесного, охотничьего хозяйств, рыбоводства и рыболовства.
– Квалифицированные рабочие крупных и мелких промышленных предприятий, художественных промыслов, строительства, транспорта, связи, геологии и разведки недр.
– Операторы, аппаратчики, машинисты установок и машин и слесари-сборщики.
– Неквалифицированные рабочие.
В качестве признаков для определения общности (сходства) работ и группировки занятий положены характеристики занятий: содержание функций (выполняемых работ), предметы и орудия труда, масштаб и сложность руководства, конечные результаты трудовой деятельности и др., определяющие квалификацию и специализацию работников.
Обратите внимание, что с 1 июля 2015 года данный документ утрачивает силу в связи изданием Приказа Росстандарта от 12 декабря 2014 года № 2020-ст, утвердившего новый Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08).
4. Профессиональные стандарты (например, Приказ Минтруда России от 22 октября 2013 года № 571н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по социальной работе", Приказ Минтруда России от 19 мая 2014 года № 315н "Об утверждении профессионального стандарта "Инженер-радиоэлектронщик"). В них содержаться: описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности); характеристика обобщенных трудовых функций.
Исходя из практики организаций, проекты должностных инструкций могут разрабатываться следующими лицами:
специалистом службы управления персоналом или отдела кадров;
руководителем соответствующего структурного подразделения;
самим работником совместно с непосредственным руководителем.
Работодатель решает самостоятельно на кого возложить обязанность по разработке должностных инструкций – на группу сотрудников или на кого-то конкретного работника.
Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время нормативно-правовыми актами подробно не регламентируется, что позволяет создавать ее с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя.
Обязанности работника по занимаемой должности, специальности, профессии могут быть закреплены также в других документах, например, в трудовом договоре. То есть любой из документов (трудовой договор, должностная инструкция) может определять (уточнять) специфику должностных обязанностей применительно к условиям работы данного работника у конкретного работодателя.
Для того чтобы должностные обязанности стали обязательными для исполнения, необходимо соблюсти следующие условия:
1) трудовые обязанности работника должны быть документально закреплены;
2) работник должен знать о своих трудовых функциях, то есть должен быть ознакомлен с ними под роспись. При этом согласно статье 22 ТК РФ именно работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Отметим, что должностные обязанности определяют не только объем и пределы практического выполнения порученных работнику, согласно занимаемой должности, функций и поставленных перед ним задач, но также и пределы ответственности перед работодателем.
Рассмотрим основные виды ответственности, которые предусмотрены законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих должностных обязанностей (трудовых функций).
Ответственность за неисполнение
должностных обязанностей
Статьей 192 ТК РФ установлено, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания. Указанной статьей предусмотрены следующие меры дисциплинарного взыскания:
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.
Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть 5 статьи 189 ТК РФ) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. Например, Федеральным законом от 17 января 1992 года № 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации", а именно статьей 41.7 кроме общих взысканий, применяемых к работникам, предусмотрены и дополнительные, в числе прочего, такие как предупреждение о неполном служебном соответствии, понижение в классном чине.
Согласно статье 192 ТК РФ к дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным пунктами 5, 6, 9 или 10 части первой статьи 81, пунктом 1 статьи 336 или статьей 348.11 ТК РФ, а также пунктом 7, 7.1 или 8 части 1 статьи 81 ТК РФ в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей.
Пункт 35 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17 марта 2004 года № 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (далее – постановление Пленума ВС РФ № 2) дает разъяснения о том, что относится к неисполнению трудовых обязанностей без уважительных причин.
К таким нарушениям, в частности, относятся:
а) отсутствие работника без уважительных причин на работе либо рабочем месте.
При этом необходимо иметь в виду, что если в трудовом договоре, заключенном с работником, либо локальном нормативном акте работодателя (приказе, графике и тому подобное) не оговорено конкретное рабочее место этого работника, то в случае возникновения спора по вопросу о том, где работник обязан находиться при исполнении своих трудовых обязанностей, следует исходить из того, что в силу части 6 статьи 209 ТК РФ рабочим местом является место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя;
б) отказ работника без уважительных причин от выполнения трудовых обязанностей в связи с изменением в установленном порядке норм труда (статья 162 ТК РФ), так как в силу трудового договора работник обязан выполнять определенную этим договором трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (статья 56 ТК РФ).
При этом следует иметь в виду, что отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора не является нарушением трудовой дисциплины, а служит основанием для прекращения трудового договора по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ с соблюдением порядка, предусмотренного статьей 74 ТК РФ.
в) отказ или уклонение без уважительных причин от медицинского освидетельствования работников некоторых профессий, а также отказ работника от прохождения в рабочее время специального обучения и сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, если это является обязательным условием допуска к работе.
Согласно пункту 36 постановления Пленума ВС РФ № 2 нарушением трудовой дисциплины следует считать и отказ работника без уважительных причин от заключения договора о полной материальной ответственности за сохранность материальных ценностей, если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей составляет для работника его основную трудовую функцию. Такой отказ признается как неисполнение трудовых обязанностей, если работник при приеме на работу был проинформирован работодателем об основной трудовой функции по обслуживанию материальных ценностей и в соответствии с действующим законодательством с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение любых из трудовых обязанностей – как установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, так и трудовым договором, локальными нормативными актами.
Более того, если неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей работником привели к прямому действительному ущербу для работодателя и установлена причинно-следственная связь между действием работника при исполнении им должностных обязанностей и нанесенным ущербом, то работник может быть привлечен и к материальной ответственности. Напомним, что под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам. На это указывает статья 238 ТК РФ.
При этом к дисциплинарной и материальной ответственности работодатель может привлечь работника самостоятельно.
Следует сказать, что исходя из характера неисполнения должностных обязанностей и последствий, к которым оно привело, работник может быть привлечен к административной и уголовной ответственности. При этом работодатель, например, может инициировать привлечение работника к ответственности через соответствующие правоохранительные органы.
Кроме того, к работнику могут быть применены и финансовые санкции, но только в случае неудовлетворительных результатов их работы, которые предусмотрены статьей 155 ТК РФ, которая устанавливает, что при невыполнении норм труда, неисполнении трудовых (должностных) обязанностей по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы.
Отметим, что к неисполнению работником должностных обязанностей относится, в частности, нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов руководителя.
Именно в должностной инструкции можно подробно закрепить не только должностные обязанности работника, но и конкретно расписать понятие неисполнения должностных обязанностей.
Обратите внимание, что перечень обязанностей, прописываемых в должностной инструкции, должен содержать только те из них, которые непосредственно связаны с трудовыми отношениями, поэтому не может считаться неисполнением должностных обязанностей, например, отказ работника выполнить общественное поручение или нарушение им общественного порядка по месту работы.
Если внимательно изучить положения Трудового кодекса РФ, то можно с удивлением обнаружить, что в нем нет ни единого упоминания о таком всем нам хорошо знакомом документе, как должностная инструкция. И все же мы давно к этому привыкли: у работника должна быть должностная инструкция. Есть она на самом деле или нет - другой вопрос, но быть должна! Вот только что же это за документ по отношению к трудовому договору, и может ли он быть приложением к нему вопрос, как оказалось, спорный...
КАДРОВИКИ СПОРЯТ
ЭКСПЕРТ СТАВИТ ТОЧКУ
Чтобы разрешить спор наших форумчан, прежде всего нужно найти ответ на вопрос, а что из себя представляют такие документы, как трудовой договор и должностная инструкция?
За ответом обратимся к закону. Согласно Трудовому кодексу РФ (далее - ТК РФ) трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ).
Наша справка
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) должностные инструкции отнесены к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности организации, предприятия.
Для нас из данного определения ключевым является слово «соглашение», т. е. документ, фиксирующий достигнутое согласие двух сторон договора - работника и работодателя. Условия, о которых договорились стороны и которые нашли отражение в данном документе, распространяются только на стороны договора, т. е. конкретного работника и конкретного работодателя.
Что же касается должностной инструкции, то в ТК РФ определения данному понятию вы не найдете. В теории права под должностной инструкцией принято понимать локальный нормативный акт, устанавливающий права, обязанности и ответственность работника по определенной должности в структуре организации в целом или ее структурном подразделении. То есть должностная инструкция - это локальный нормативный акт: документ, содержащий нормы трудового права, который принимает работодатель в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ). Основные признаки локального нормативного акта - то, что принимается он, во-первых, работодателем в одностороннем порядке, во-вторых, действует в отношении всех или определенного числа работников данного работодателя (ст. 13 ТК РФ).
Сравнительная характеристика трудового договора и локального нормативного акта
Получается, что трудовой договор и должностная инструкция относятся к разным видам документов. Вот теперь самое время вернуться к нашему вопросу: может ли должностная инструкция, т. е. локальный нормативный акт быть приложением к договору? Закон не дает нам ответа на данный вопрос. Хотя нет, косвенно такой ответ в нормах ТК РФ найти можно. Например, Кодекс устанавливает, что Правила внутреннего трудового распорядка (локальный нормативный акт), как правило, являются приложением к коллективному договору (соглашению) (ч. 2 ст. 190 ТК РФ).
О том, что должностная инструкция может быть как приложением к трудовому договору, так и утверждаться в качестве самостоятельного документа, говорится в письмах Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 и от 30.11.2009 № 3520-6-1. Аналогичного мнения придерживаются и некоторые суды.
Однако данная позиция подвергается серьезнейшей критике специалистами в сфере трудового права. И причин тому несколько.
Причина 1. Как документ принимается, так он и изменяется
Еще раз повторим: трудовой договор - результат взаимного соглашения сторон. Изменение определенных этими сторонами условий допускается тоже только по их взаимному соглашению (ст. 72 ТК РФ).
Должностная инструкция - локальный нормативный акт -утверждается работодателем в одностороннем порядке. Соответственно и внесение в нее изменений возможно работодателем также в одностороннем порядке.
Однако в том случае, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору (если это прямо прописано в самом договоре), на нее распространяются все правила об изменении основного документа, т. е. трудового договора. Получается, что в такой ситуации работодатель лишается возможности внести какие-либо изменения в должностную инструкцию работника в одностороннем порядке и должен предварительно получить на это согласие работника. Думаем, последствия этого вы понимаете...
Причина 2. Должностная инструкция -не персональный документ
По общему правилу должностная инструкция - не зря же она называется «должностная» - разрабатывается на конкретную должность , а не для конкретного работника. Например, должностная инструкция юриста, должностная инструкция секретаря, должностная инструкция бухгалтера и т. д. И если в вашей компании есть несколько секретарей, выполняющих одинаковые трудовые обязанности, у них у всех будет единая должностная инструкция.
Предвидим ваш вопрос: а если обязанности разные? Да, такое возможно. В этом случае имеющиеся различия должны найти отражение как в названии должности и содержании обязанностей работника (а соответственно и в должностной инструкции), так и в оплате труда. И тогда у вас будут должностная инструкция секретаря генерального директора, должностная инструкция секретаря-машинистки, должностная инструкция секретаря канцелярии. У всех этих сотрудников, имеющих в названии должности слово «секретарь», различные должностные обязанности, что и должно быть зафиксировано в инструкциях по данным должностям.
Причина 3. Должностная инструкция первична
При правильном построении работы по подбору персонала в организации должностная инструкция является первичной по отношению к трудовому договору . Логично, когда сначала определяется перечень обязанностей, которые будет выполнять работник по той или иной должности, затем - требования к квалификации такого работника, и только после этого будет подбираться работник, соответствующий таким требованиям и способный выполнять предусмотренные обязанности.
Еще один аргумент в пользу того, что должностная инструкция по отношению к трудовому договору является первичной, - обязанность работодателя ознакомить работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, под роспись до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). В числе таких документов должна быть и должностная инструкция. В случае, когда инструкция выступает в качестве приложения к трудовому договору, данное требование закона не будет выполнено, т. к. работник ознакомится со своей должностной инструкцией в момент подписания трудового договора.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ)
Необходимо отметить, что в организации (как правило - в структурном подразделении) должен храниться оригинал должностной инструкции. Сотрудникам кадровой службы, непосредственному руководителю работника то и дело придется обращаться к ней (например, при предоставлении письменного отказа в приеме на работу, расторжении трудового договора в случае неудовлетворительного результата испытания, проведении аттестации, привлечении работника к дисциплинарной ответсвенности и т. д.).
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее - Перечень) трудовые договоры с работниками организаций и должностные инструкции относятся к разным разделам Перечня. Так, трудовые договоры согласно Перечню относятся к документам по кадровому обеспечению (п. 657 Перечня), а должностные инструкции - к документам по организации системы управления (п. 77 Перечня). Соответственно, храниться эти документы должны отдельно друг от друга.
Думаем, мы вас убедили, что должностную инструкцию нецелесообразно использовать в качестве приложения к трудовому договору.
Вместе с тем настоятельно советуем вам каждый раз при приеме нового сотрудника на работу не только знакомить его под роспись с должностной инструкцией, но и выдавать ее копию ему на руки. Более того, чтобы впоследствии работник не мог сослаться на то, что забыл свои трудовые обязанности, с которыми был ознакомлен при приеме на работу, желательно, чтобы он расписался в получении копии должностной инструкции на руки (возможно, на экземпляре трудового договора, который остается у работодателя).
Так что будут в вашей компании должностные инструкции самостоятельными документами или приложениями к трудовым договорам сотрудников - решать вам. Закон допускает оба варианта. Однако мы все же советуем помнить о том, что это документы разных видов, и не рассматривать должностную инструкцию в качестве приложения к трудовому договору.
Образцы некоторых инструкций установлены нормативными правовыми актами. Как составить должностную инструкцию в учреждении, если для нее не предусмотрена типовая форма, как ее разработать и утвердить, как внести изменения? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.
Роль должностной инструкции
В Трудовом кодексе не уделяется внимания должностной инструкции, однако о ней часто упоминается в письмах Роструда. Определим, что представляет собою эта инструкция и так ли уж она нужна.
Согласно Современному экономическому словарю должностной считается инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. А в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3042‑6‑0 говорится, что должностная инструкция - это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.
Должностная инструкция необходима и работодателю, и работнику. Ее следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Обратите внимание, что инструкция разрабатывается именно для конкретной должности, а не для конкретного работника.
Согласно указанному письму отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю обоснованно отказать в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между сотрудниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Внесем ясность в данную формулировку. В соответствии со ст. 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора, то есть отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Под деловыми качествами согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.
Согласно ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, должностная инструкция, где перечислены обязанности, которые должен был выполнять работник, может стать основанием для его увольнения как не выдержавшего испытание.
В силу ст. 192 ТК РФ дисциплинарный проступок - это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, прежде, чем привлечь работника к дисциплинарной ответственности, работодатель должен обратиться к должностной инструкции.
Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.
В организации также могут быть работники, занимающие одинаковые должности, но имеющие разные оклады. Это неправильно, поскольку в соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель должен обеспечить равную плату за труд равной ценности. И в этом случае именно должностные инструкции будут доказательством того, что права работников не нарушены. Для этого в инструкциях следует отразить показатели качества труда, влияющие на заработную плату: разные должностные обязанности, разный объем выполняемой работы, квалификационные требования и др. (Но все же во избежание сложностей с контролирующими органами в названия одинаковых должностей рекомендуем вводить слова «старший», «ведущий» и т. п.)
Должностные инструкции также помогают обосновать некоторые расходы - транспортные (для лиц, чья работа имеет разъездной характер), на сотовую связь и т. п. Большое значение имеют инструкции в случаях привлечения работников по гражданско-правовым договорам для выполнения задач, которые не входят в должностные обязанности штатных сотрудников.
Таким образом, основными целями создания должностных инструкций являются:
- четкая и подробная формулировка трудовой функции работников;
- определение необходимой квалификации работников;
- установление обязанности работников повышать квалификацию;
- определение порядка взаимодействия работников;
- обоснование привлечения к дисциплинарной ответственности;
- обоснование возмещения транспортных или других расходов.
Некоторые работодатели ограничиваются тем, что указывают трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации) в трудовом договоре, даже не прописывая должностные обязанности. При этом работодатель ссылается на существование тарифно-квалификационных справочников, в которых установлены требования к различным категориям работников. И это не будет нарушением трудового законодательства. Но, используя должностные инструкции, работодатель облегчает жизнь в первую очередь самому себе, ведь преимущества, как говорится, налицо.
Порядок разработки должностной инструкции
При разработке должностных инструкций можно воспользоваться Рекомендациями , утвержденными Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552 . Руководством по оформлению и структурированию инструкций послужит ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
В состав реквизитов должностных инструкций должны включаться наименование организации и наименование документа, дата и номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись разработчика и визы согласования.
За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 ;
- Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих , утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9 ;
- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.07.2010 № 541н ;
- другие квалификационные справочники по различным отраслям и видам деятельности.
При этом с учетом специфики организации форма, структура и содержание инструкции могут иметь свои особенности.
Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:
1. Общие положения. Включают в себя:
- функциональное назначение документа. Например: «Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, обязанности, ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) работника, критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности»;
- категория, к которой относится должность (руководители, специалисты, рабочие или др.);
- порядок назначения и освобождения на должность (кем работник назначается, принимается ли по конкурсу);
- подчиненность работника: кому он подчиняется и кто находится в его подчинении;
- порядок замещения во время его отсутствия и должности, которые он может замещать;
- квалификационные требования (образование, стаж работы, навыки, дополнительные сведения);
- чем должен руководствоваться в своей деятельности;
- - документы, знание которых является обязательным.
2. Должностные обязанности. Раздел включает в себя описание конкретных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и т. д. обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций, а также обязанности, предполагающие использование определенных форм и методов работы, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
3. Права работника. Приводится перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей, которые вытекают как из функций организации, так и из функций структурного подразделения. К таким правам, например, относятся следующие: принимать решения в соответствии с должностными обязанностями, принимать участие в разработке различного вида программ, вносить предложения по совершенствованию рабочего процесса, повышать свою квалификацию.
4. Связи по должности. Перечисляется круг лиц, с которыми работник взаимодействует, осуществляя трудовую деятельность, указывается функциональное и линейное подчинение или руководство, в том числе сроки и порядок предоставления информации, порядок подписания и согласования документов и др.
5. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником своих должностных обязанностей согласно трудовому законодательству. В данном разделе могут перечисляться конкретные виды нарушений, за которые применяются конкретные виды ответственности. Прописывая меры ответственности, нужно делать ссылку на статью соответствующего нормативного правового акта - ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ или УК РФ.
6. Оценка работы. Здесь устанавливаются:
- критерии оценки деловых качеств работника, такие как квалификация, профессиональная компетентность, интенсивность труда, проявление инициативы;
- критерии оценки работы - результатов, достигнутых работником при исполнении должностных обязанностей, качества выполненной работы, своевременности ее выполнения и т. п. При этом оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основании как объективных показателей, так и мотивированного мнения непосредственного руководителя.
7. Заключительные положения. В этом разделе может быть прописан порядок вступления данного документа в силу, внесения в него изменений и т. д.
Отметим, что работодатель не может включать в должностную инструкцию положения, не установленные Трудовым кодексом, в частности, дополнительные основания увольнения работника. В Письме Роструда от 30.11.2009 № 3520‑6‑1 (далее - Письмо № 3520-6-1 ) было дано разъяснение, что положение о возможности увольнения по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию, не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.
Как правило, должностные инструкции разрабатываются сотрудником отдела кадров совместно с руководителем структурного подразделения.
Инструкция может иметь форму отдельного документа или приложения к трудовому договору. Мы рассматриваем должностную инструкцию как отдельный документ, поскольку такая форма более удобна и чаще применяется на практике.
Согласование должностной инструкции
Итак, первоначально разрабатывается проект инструкции. Затем он, как правило, согласовывается с юридическим отделом, проходя проверку соответствия законодательству, с финансовой службой и другими подразделениями организации, с которыми сотрудник, занимающий данную должность, будет взаимодействовать. Мнение согласовывающих лиц может быть зафиксировано на листе согласования, прилагаемом к инструкции, с учетом которых в нее в последующем вносятся (не вносятся) изменения. После внесения изменений инструкция вновь проходит процедуру согласования.
Может возникнуть вопрос: а нужно ли должностные инструкции согласовывать с профсоюзным органом, если он есть? В силу ст. 8 ТК РФ в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такового). Но является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Поскольку Трудовой кодекс не дает определения, что конкретно относится к данным актам, мнения специалистов по этому вопросу расходятся: одни считают, что если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору - то это локальный нормативный акт, другие называют должностную инструкцию «подлокальным» нормативным актом, по разъяснению же Роструда должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ (Письмо № 3520‑6‑1 ).
В любом случае ни ТК РФ, ни другими федеральными законами и нормативными правовыми актами согласование должностных инструкций с представительным органом работников не установлено. И если коллективным договором или соглашением это не предусмотрено - согласование не требуется.
Итак, после утверждения инструкции руководителем она заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций. Оригинал инструкции обычно хранится в отделе кадров, а заверенная надлежащим образом копия - у руководителя подразделения.
Вводить инструкцию в действие приказом руководителя не нужно, если только при изменении ее положений не придется вносить изменения в трудовой договор. Но об этом позже.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией. Если работник знакомится с инструкцией до подписания трудового договора, в договоре необходимо предусмотреть строку «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен», под которой работник ставит подпись. Если же инструкция вступила в силу в период трудовой деятельности, факт ознакомления фиксируется в листе ознакомления, который прилагается к инструкции и заверяется подписью работника с указанием даты. В обоих случаях копия инструкции передается работнику. Если работник отказывается подписывать инструкцию, составляется соответствующий акт.
Вносим изменения в инструкцию
В процессе деятельности организации постоянно происходят какие‑либо изменения: кадровые, структурные, в производственном процессе и т. п. Зачастую такие изменения отражаются на функциональных обязанностях работников, установленных должностной инструкцией. Тогда возникает необходимость внести в нее изменения. Как правильно это сделать?
Прежде всего отметим, что инициировать внесение изменений может любое заинтересованное лицо: работодатель, руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, руководитель подразделения, которое взаимодействует с работником, и, наконец, сам работник.
Предложение оформляется в виде заявления работника, предложения работодателя или служебной записки начальника отдела. Если сторона, которой было направлено предложение, согласна на такие изменения, остается их только оформить. Здесь важно определить, повлекут ли изменения должностной инструкции изменения должностных обязанностей, которые, в свою очередь, могут повлечь изменение трудовой функции работника, определенной трудовым договором. Поскольку при изменении трудовой функции работника должен осуществляться перевод его на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ ). А перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ .
Таким образом, работодатель не может в одностороннем порядке изменить должностные обязанности работника или дополнить инструкцию новыми обязанностями. Это возможно только в порядке ст. 72 ТК РФ - заключается письменное соглашение сторон, о чем работник предупреждается заранее. В Письме Роструда от 31.10.2007 № 4412‑6 по этому поводу говорится следующее: внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию . Кроме этого, в письме разъясняется, что если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно одновременно вносить изменения в договор и инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Например, когда требуется уточнить или конкретизировать некоторые обязанности работника: вместо «обеспечивать сохранность документов» - «хранить документы в специальном шкафу, выдавать на основании служебной записки» и т. п.
Должностной регламент
Говоря о должностной инструкции, нельзя не отметить категорию работников, для которых документ, устанавливающий должностные обязанности, является обязательным. Это гражданские служащие, а называется такой документ должностным регламентом. Он является основным нормативным документом, регламентирующим содержание и результаты деятельности государственного служащего. В нем содержатся требования, предъявляемые к служащему, замещающему соответствующую государственную должность. Должностные регламенты призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами при выполнении ими задач, определенных положением об органе, структурном подразделении, а также используются при оценке результатов служебной деятельности государственного служащего.
Согласно ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа. В данной статье установлены конкретные положения, которые должны включаться в должностной регламент:
- квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
- должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
- перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
- перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
- сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
- порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
- перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
- показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Результаты исполнения служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, включении служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.
Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой. Например, должностной регламент государственного гражданского служащего таможенного органа РФ утвержден Приказом ФТС РФ от 11.08.2009 № 1458 .
Подводя итог, отметим: несмотря на то, что отсутствие должностных инструкций не является нарушением трудового законодательства и не влечет для работодателя никакой ответственности, не стоит пренебрегать данным документом. Лучше затратить немного сил и времени на его разработку, причем не ограничиваться образцами типовых инструкций, а подойти к этому процессу со всей серьезностью и ответственностью. Это позволит оградить себя от многих ненужных проблем и споров с контролирующими органами.
Современный экономический словарь / Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовский, Е. Б. Стародубцева. - М.: ИНФРА-М, 2006.
«О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
«Об утверждении Положения о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета РФ по охране окружающей среды».
Трудоустройство работника в любой организации сопровождается рядом обязательных процедур, которые предписаны работодателю Трудовым законодательством Российской Федерации: издание приказа и заключение трудового договора, ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).
При этом в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, однако важность этого документа подчёркнута в письме Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 , в котором указывается, что должностная инструкция является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору , а также утверждаться как самостоятельный документ .
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
pen
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
Поскольку от наших читателей портала поступают разные вопросы, связанные с трудовыми отношениями, в том числе и по кругу выполняемых должностных обязанностей, постараемся ответить на самые «острые» вопросы.
1. Может ли работодатель в одностороннем порядке изменять должностные обязанности работников и вносить изменения в должностную инструкцию?
Трудовым законодательством не установлен порядок введения, разработки, изменения и утверждения должностных инструкций. При этом должностная инструкция может быть как приложением к трудовому договору, так и утверждаться самостоятельным документом. Трудовое законодательство устанавливает, что любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Соответственно, если должностная инструкция является приложением к договору, то есть его неотъемлемой частью, то ее изменение должно быть в любом случае согласовано с работником. Если же должностная инструкция является самостоятельным актом, то внесение в нее изменений может производиться без согласия работника. Как правило, должностная инструкция в образовательных организациях является отдельным документом. В трудовых договорах с работниками об этом документе нет упоминания.
?
При этом не нужно путать понятия «трудовая функция» и «трудовые обязанности». В силу ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации. Трудовые обязанности определяются конкретным видом работ. В условиях регулярных изменений в действующем законодательстве (в том числе и в сфере образования, например, переход на ФГОС второго поколения, внедрение электронных форм учёта текущей успеваемости обучающихся и т. д.) у работодателя возникает необходимость включить новые обязанности, которые ранее не были учтены в должностной инструкции, не меняющие при этом должность, профессию, квалификацию, специальность работника, т. е. трудовая функция работника не изменена, а дополнение и изменение должностных обязанностей в рамках специальности и квалификации не расценивается как изменение трудовой функции.
Таким образом, работодатель вправе вносить изменения в должностную инструкцию работника, если того требуют изменяющиеся условия работы (новые образовательные технологии, стандарты, средства обучения и т. д.). Бойкотировать данные изменения и высказывать своё личное несогласие — дело добровольное, но вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение трудовых обязанностей.
Возможность работодателю вносить изменения в трудовые обязанности работника в одностороннем порядке отражена в приказе Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 № 761н «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования». В разделе I «Общие положения» в пунктах 5, 6 и 7 указано:
— при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-педагогических условиях (например, каникулярный период, не совпадающий с отпуском работников, отмена для обучающихся, воспитанников учебных занятий, изменение режима образовательного процесса по санитарно-эпидемиологическим, климатическим и иным основаниям и т. п.), а также установление требований к необходимой специальной подготовке работников;
— в целях совершенствования организации и повышения эффективности труда работников учреждения возможно расширение круга их обязанностей по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях без изменения должностного наименования работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности и квалификации;
— при разработке должностных инструкций по должностям работников, относящимся к общеотраслевым должностям служащих, а также по должностям работников, свойственным другим видам экономической деятельности (медицинские работники, работники культуры: художественные руководители, дирижеры, режиссеры, балетмейстеры, хормейстеры, работники библиотек и др.), применяются квалификационные характеристики, предусмотренные для соответствующих должностей служащих с уточнением перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-педагогических условиях.
2. Должностная инструкция составлена без учёта требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Можно ли признать такой документ недействительным?
Отвечая на данный вопрос, рассмотрим пример из судебной практики. Пример. Решение Ленинского районного суда г. Ульяновска от 22.11.2010 по делу N 2-6226/10 .
Истица обратилась в суд с иском к ООО «XXX». Свои требования мотивировала тем, что работает в ООО «XXX» в должности ведущего юрисконсульта юридического отдела. В 2010 г. между ней и ответчиком возник трудовой спор по вопросу применения к ней дисциплинарного взыскания. Решением Ленинского районного суда г. Ульяновска был признан незаконным и подлежащим отмене приказ о применении к истцу дисциплинарного взыскания в виде замечания. В ходе подготовки дела к судебному разбирательству ответчик предоставил ей документы, среди которых была «должностная инструкция ведущего юрисконсульта» от… Ранее должностная инструкция ей не выдавалась. Данный документ обладает явными признаками фальсификации. Должностная инструкция является официальным документом, должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Оспариваемая должностная инструкция не может быть признана действующей по следующим основаниям: в ней отсутствует заверение печатью работодателя, инструкция не пронумерована, не прошнурована, отсутствует печать отдела кадров и подпись ответственного лица, нумеровавшего и шнуровавшего ее, отсутствует регистрационный номер, необходимый для учета, отсутствует согласование с руководителем кадровой службы, второй экземпляр должностной инструкции не вручен работнику под роспись, собственноручная подпись истца в ознакомлении с указанной инструкцией отсутствует. Имеющаяся от имени истицы подпись в ознакомлении произведена не истицей. Ответчик использовал фальсифицированный документ при рассмотрении трудового спора в суде и Государственной инспекции труда, что является преступлением. Своими действиями ответчик причинил ей моральный вред. Просила суд признать должностную инструкцию ведущего юрисконсульта недействительной. В судебном заседании истец на иске настаивала. Представитель ответчика исковые требования не признал. Пояснил, что оспариваемая должностная инструкция является унифицированной формой, по своему содержанию повторяет положения должностной инструкции юрисконсульта, имеющейся в Квалификационном справочнике должностей. Кроме того, должностная инструкция ведущего юрисконсульта от… в полном объеме повторяет содержание должностной инструкции ведущего юрисконсульта от 2007 г., с которой истец была ознакомлена под роспись. При рассмотрении трудового спора в суде истцу и в суд по запросу была представлена последняя действующая должностная инструкция ведущего юрисконсульта. Кем была подписана инструкция, установить не представляется возможным, поскольку в юридическом отделе работают 3 ведущих юрисконсульта, инструкция была передана в отдел для ознакомления и подписания, после чего с подписями работников была сдана в отдел кадров. Просил в иске отказать.
Суд приходит к следующему. ТК РФ не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций. Законодателем не установлено запретов на создание дополнительных документов по кадровому учету при условии соответствия содержащихся в них положений нормам действующего трудового законодательства. Поэтому работодатель может разработать и применять любой удобный для него локальный акт в сфере труда. Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, не регламентирована законодателем.
Должностная инструкция в виде отдельного документа является локальным нормативным актом и не является соглашением между работодателем и работником. Утверждается этот документ работодателем, т. е. руководитель ставит в графе «Утверждаю» свою подпись, дату утверждения. Документ заверяется печатью предприятия, хотя это и не является обязательным требованием.
Как следует из Письма Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников», носящего рекомендательный характер, порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
Несоответствие оспариваемой должностной инструкции ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, лишь по формальным основаниям (отсутствие печати работодателя, отсутствие нумерации и шнурования, отсутствие печати отдела кадров и подписи ответственного лица, регистрационного номера, согласования с руководителем кадровой службы, собственноручной подписи истца в ознакомлении с указанной инструкцией) не может повлечь признание ее недействительной и, по мнению суда, не нарушает трудовых прав истца. Каких-либо препятствий в ознакомлении истца с инструкцией и ее подписании в настоящее время не имеется. На готовность подписать инструкцию в существующем виде истец указала в ходе судебного разбирательства. Таким образом, в ходе судебного разбирательства судом не установлено обстоятельств, являющихся основанием для удовлетворения исковых требований о признании должностной инструкции недействительной. В иске отказано.
В заключении отметим, что для работодателя, особенно в образовательной организации, где отдельной кадровой службы (как привило) нет, важно помнить:
1. Должностную инструкцию для работников всё же лучше иметь в наличии и оформить отдельным документом от трудового договора (вносить постоянные изменения в трудовой договор гораздо сложнее, чем в должностную инструкцию, а перечислить исчерпывающе все виды выполняемых работ в трудовом договоре крайне тяжело).
2. Знакомить с её содержанием под личную подпись работника.
3. Своевременно вносить в неё все изменения, связанные с трудовыми обязанностями.
При подготовке публикации использовались материалы системы «КонсультантПлюс».
Многие, скорее всего, скажут, что должностная инструкция в организации не нужна. Однако при наличии грамотно составленной инструкции она действительно помогает в организации рабочих процессов и деятельности фирмы. Просто необходимо подойти к ее разработке со всей ответственностью и скрупулезностью.
Работодатель на свое усмотрение разрабатывает и утверждает должностные инструкции. Трудовым законодательством не предусмотрена ответственность за их отсутствие в организации.
Однако для работодателя данный факт может повлечь довольно неприятные последствия, которые не позволят:
- распределить трудовые функции между работниками;
- обоснованно отказать в приеме на работу;
- оценить сотрудника в период испытательного срока;
- временно перевести сотрудника на другую работу;
- следить за добросовестностью и полнотой выполнения трудовых обязанностей.
В трудовом законодательстве не содержится определения должностной инструкции. Роструд в письме от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 указал, что этот документ является локальным нормативным актом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности.
Таким образом, должностная инструкция необходима для четкого регламентирования трудовой функции сотрудника, должностных обязанностей, ответственности, квалификационных требований, а также порядка взаимодействия с другими работниками и подразделениями, полномочий и порядка замещения отсутствующего сотрудника.
Инструкция обеспечивает равномерное разделение обязанностей, распределение работ (заданий, поручений), возможность контроля работников.
Должностная инструкция является необходимым помощником при подборе персонала и контроле сотрудников. Она помогает при обучении только что нанятых работников: их легче мотивировать к качественному исполнению возложенных на них обязанностей. Сокращается период вхождения в должность, так как в инструкции четко прописаны уровень подчиненности, что сотрудник должен делать, какие права имеет, в каких пределах и за что отвечает.
Использование инструкции будет полезно при определении степени вины в совершении дисциплинарного проступка, так как на основании содержания инструкции устанавливается, насколько полно и точно работник выполнял свои трудовые функции и следовал содержащимся в ней положениям.
Руководителю инструкция поможет контролировать обязанности, выполняемые сотрудниками. Часто бывает, что работник исполняет трудовые функции, не отраженные в должностной инструкции.
Должностная инструкция пригодится в спорах с налоговой для обоснования затрат на привлечение сторонних специалистов.
Дополняем трудовой договор
Инструкция тесно взаимосвязана с трудовым договором.
В основном в договоре только в общих чертах описываются обязанности работника, и, чтобы избежать спорных ситуаций, желательно в тексте сделать ссылку на должностную инструкцию, соответствующую занимаемой должности.
При этом работодатель может включить в трудовой договор все положения инструкции. Это не очень удобно, так как увеличивается объем договора и затрудняется восприятие его положений.
У должностного распоряжения должна быть четкая структура, а изложение положений максимально простым.
Определяем содержание
Законодательством не утверждены ни порядок разборки инструкции, ни ее содержание. Следовательно, работодатель самостоятельно решает, что в ней писать. Однако из этого не следует, что все положения должны браться «из воздуха».
Внимание
Для разработки должностного предписания лучше всего применять положения квалификационных справочников, которые изменяются в соответствии с требованиями и условиями работы.
Применяются и требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. В соответствии с данным ГОСТом инструкция должна содержать название организации; наименование вида документа; дату составления и подписания; регистрационный номер; место составления или издания; гриф утверждения (надпись «Утверждаю», дата, подпись); заголовок к тексту; текст; подпись; гриф и визы согласования (надпись «Согласовано», наименование должности лица, с которым производится согласование, дата, подпись); отметку об ознакомлении; отметку о заверении копии, если ее нужно представить в какой-либо орган.
Инструкция может состоять из следующих разделов:
1) общие положения;
2) требования к квалификации;
3) должностные обязанности;
4) права работника;
5) ответственность работника.
В первом разделе указывается точное наименование должности, уровень оплаты труда работника, замещающего должность, условия премирования. Кроме этого, устанавливается порядок назначения и освобождения от должности, кому непосредственно подчиняется работник, наличие и состав подчиненных.
Необходимо установить порядок замещения сотрудника в период его временного отсутствия (болезнь, отпуск, командировка и т. д.) и возможность совмещения должностей.
Во втором разделе необходимо установить требования к стажу, образованию, опыту работы и необходимым знаниям для замещения должности. В нем же перечисляются документы, которыми надо руководствоваться при выполнении трудовых обязанностей.
В третьем разделе подробно прописывается, что и как должен делать работник, определяется перечень конкретных задач, работ, операций, указывается форма участия работника в управленческом процессе (руководит, утверждает и т. д.).
Все обязанности должны быть прописаны подробно, так как это поможет избежать спорных ситуаций как с работниками, так и с контролирующими органами.
В четвертом разделе указываются права, которыми наделен работник в соответствии с занимаемой должностью, отражаются взаимоотношения с другими подразделениями (отделами) организации и должностными лицами.
В пятом разделе определяется порядок привлечения к ответственности, указываются ее виды и мера наказания, критерии оценки результатов труда работника, полномочия руководства по привлечению работника к ответственности.
К сведению
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то изменения в нее лучше всего вносить одновременно путем подготовки дополнительного соглашения. Все изменения должны быть согласованы.
Роструд в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1 указал, что работодатель не может включить в должностную инструкцию положение, которое обязывает сотрудника уволиться по каким-либо причинам.
Вводим в действие
Если руководство принимает решение о необходимости должностной инструкции, то надо оформить приказ. В нем перечисляются должности, для которых надо написать инструкцию, и указываются уполномоченные лица по ее разработке.
Разработкой инструкции обычно занимаются кадровая служба или непосредственные руководители сотрудников.
Данные уполномоченные лица составляют проект инструкции и отправляют его на согласование с юристом (юридическим отделом). Это дает возможность удостовериться, что положения документа не противоречат законодательству и не нарушают права сотрудника.
При необходимости должностная инструкция может быть согласована с другими подразделениями организации, руководителями.
Если этот этап не пройден, то инструкция возвращается на доработку.
Если документ согласован, то его следует утвердить. Руководитель издает приказ об утверждении трудовой инструкции. На самой инструкции необходимо написать «Утверждаю», дату утверждения и проставить подпись руководителя. При этом делается сразу несколько экземпляров инструкции: для руководителя, отдела кадров, бухгалтерии, работника.
Приобщаем к делу
После того как инструкция утверждена, работников необходимо с ней ознакомить. Это может сделать как руководитель, так и уполномоченное лицо (например, работник кадровой или юридической службы). Проведение данной процедуры может быть организовано в индивидуальном или общем порядке.
Факт ознакомления работника с инструкцией должен быть зафиксирован. Это делается при помощи листка ознакомления, который может быть частью инструкции или приложением к ней. В данном листке сотрудник должен проставить дату и подпись.
Можно отметить факт ознакомления с инструкцией и в трудовом договоре.
Это важно
Если проигнорирована обязанность по ознакомлению сотрудника с должностной инструкцией, то работодателя могут привлечь к административной ответственности в виде наложения штрафных санкций.
Если работник отказывается подтверждать, что он ознакомился с инструкцией, то необходимо составить об этом акт. После его составления работодатель может требовать от сотрудника выполнения обязанностей, которые на него возложены должностной инструкцией.
Вносим изменения
Изменения в инструкцию вносятся, если надо перераспределить должностные обязанности между несколькими сотрудниками, усовершенствовать организацию труда, увеличить объем выполняемых работ и т. д.
Если в результате вносимых изменений затрагиваются только обязанности работника, лучше подготовить должностную инструкцию в новой редакции. Если изменения несущественные, то оформляется дополнение к документу.
В письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 указано, что при внесении дополнений в должностную инструкцию, которые связаны с изменением обязательных условий трудового договора, работодатель обязан заблаговременно сообщить о них работнику письменным уведомлением. Только после согласия трудящегося выполнять новые трудовые функции изменения вносятся в должностную инструкцию путем разработки новой редакции.
Оформляется дополнительное соглашение, если изменения вносятся в инструкцию, которая является частью трудового договора или приложением к нему. Все вносимые изменения также должны пройти процедуру согласования и ознакомления.
Сверяем факты
Проверка состояния и наличия должностных инструкций осуществляется в рамках внутреннего контроля деятельности организации. Чаще всего данная функция возлагается на кадровую службу.
В рамках проверки определяется соответствие трудовых функций и обязанностей, которые закреплены в инструкции, с фактически осуществляемыми работником.
Проверяется наличие инструкции на каждого работника, для которого она предусмотрена. Все наименования должностей, отделов должны соответствовать штатному расписанию.
Такую проверку следует производить один раз в год.
Используем в спорах
Должностная инструкция незаменима в решении трудовых споров, связанных с увольнением по инициативе работодателя.
Организации важно обосновать мотивы увольнения. Должностная инструкция в этом работодателю и поможет, так как в ней расписана трудовая функция сотрудника.
Инструкция незаменима при обосновании «налоговых» затрат на привлечение сторонних специалистов в расходы.
Обоснованность данных затрат можно установить при предъявлении договора с данным работником, должностных инструкций, существующих на фирме, штатного расписания. При анализе этих документов можно прийти к выводу, что привлечение стороннего специалиста необходимо, даже при наличии в организации специалиста с идентичной должностью, так как название может быть одинаково, а обязанности совершенно разные.
Загрузка...
