Причины для объяснительной записки. Кто может потребовать объяснительную? Опоздание, в том числе из-за транспорта

Как правильно писать объяснительную – актуальный вопрос при опоздании, отсутствии на рабочем месте или невыполнении плана.

Для этого документа характерен строгий деловой стиль, последовательность изложения, отсутствие эмоциональной окраски, достоверность фактов.

В случае опоздания или другого неблагоприятного обстоятельства на рабочем месте, встает вопрос: как правильно писать объяснительную?

Оформить такую записку можно как от руки, так и распечатать на принтере и подписать.

Составляется в деловом стиле. Чтобы документ выглядел весомо, он должен содержать несколько обязательных пунктов.

Цель написания объяснительной

Сама объяснительная представляет собой документ, находящийся во внутреннем обороте предприятия.

В тексте содержится пояснение произошедшего случая, как правило, с негативным оттенком.

Чтобы подтвердить причины, прикладывают соответствующие документы: справки от врача, в том числе и .

Написание пояснительной зафиксировано в статье 193 Трудового кодекса . Там указываются следующие пункты:

• при совершении дисциплинарного проступка, руководитель предприятия может затребовать у работника написание объяснительной директору;
• сотрудник вправе отклонить это требование;
• при отсутствии объяснительной записки, руководитель вправе наложить на работника .

Писать пояснительную приходится в следующих ситуациях:

• отсутствие на месте в рабочее время;
• опоздание;
• невыполнение поручения;
• неисполнение сроков задания.

Важно: объяснительная записка не содержит требований или заявлений; она просто отражает полную картину случившегося.

Что включает в себя объяснительная

Единого шаблона, как правильно писать объяснительную на работе, не существует.

Хотя она составляется в произвольной форме, рекомендуется включить в нее следующие пункты:

1. Название организации.
2. ФИО и должность лица, на имя которого пишется записка.
3. Название, а именно объяснительная записка.
4. Заголовок, где отражен повод для написания пояснительной.
5. Основное содержание.
6. Дата составления документа.
7. ФИО составителя и его подпись.

Полезно рассмотреть образец, записки для разных ситуаций представлены ниже.

Важно: на некоторых предприятиях устанавливают собственный алгоритм, как правильно писать объяснительную записку на работе. В таком случае нужно воспользоваться установленным образцом.

Составить объяснительную записку нужно в духе деловой переписки. Для нее действуют следующие правила:

• лаконичность изложенных мыслей;
• правдивость информации;
• отсутствие просторечных оборотов и ненормативной лексики;
• составление от первого лица;
• перечисление событий в хронологическом порядке;
• логичность построения;
• наличие даты и личной подписи сотрудника.

Предпочтительно писать объяснительную записку предельно простым языком.

Важно избегать витиеватых фраз и слов, которые можно истолковать по-разному (и не обязательно в пользу работника).

Если своей вины сотрудник в случившемся не видит, это стоит подчеркнуть. Такой смысл вносится фразами «был вынужден…» и тому подобное.

Важно указывать в пояснительной только достоверную информацию и делать упор на факты.

При этом нужно достаточно внимания уделить выбору слов. В некоторых случаях вместо «опоздал» синоним «задержался» может смягчить ситуацию.

Если участниками событий стали другие сотрудники, это можно упомянуть, не перекладывая свою долю ответственности на других.

Важно: при написании объяснительной записки, факты нужно передавать сдержанно, как будто события описываются со стороны.

Стоит заметить, что перед тем как правильно написать объяснительную на работе, нужно определиться с форматом.

Не стоит расписывать все подробности так, чтобы текст занял лист формата А4.

Достаточно всего нескольких предложений, передающих суть произошедшего. В противном случае, текст будет трудным для восприятия.

Кому следует представить документ

Когда пояснительная написана, ее следует передать на рассмотрение уполномоченному на это должностному лицу. Чаще всего таковым является руководитель.

Ознакомившись с текстом объяснительной, начальник ставит там свою резолюцию по дальнейшим действиям.

Когда принимается решение о дисциплинарных мерах, документ прикладывается в виде подтверждения.

Правила составления объяснительной при опоздании

Опоздать на работу можно по разным причинам.

Правильно составленная объяснительная записка в таком случае будет очень кстати.

1. В правом верхнем углу указаны данные руководителя или другого лица, на имя которого пишется документ. Вписаны ФИО и должность, а также наименование предприятия.
2. Далее прописывается, от кого представлена пояснительная: ФИО и должность.
3. Затем посередине строки указывается название документа. В данном случае «объяснительная записка об опоздании».
4. Теперь идет основная часть документа. Нужно достоверно и сдержанно перечислить факты, приведшие к опозданию. Полезно приложить справки, фиксирующие указанные причины задержки.
5. В конце прописывается дата и ставится личная подпись.

Подготовить единый образец для пояснительной в случае опоздания практически невозможно.

Выйти на работу позднее установленного времени можно по самым разным причинам.

При этом общие принципы оформления остаются неизменными.

Если есть вероятность, что опоздание понесет за собой неприятные последствия и их придется оспаривать, нужно заготовить два экземпляра.

Один остается в канцелярии, а на втором, который будет на руках у сотрудника, ставится отметка о принятии.

Важно: после изложения причин опоздания, можно добавить вставочку «учитывая вышеописанные обстоятельства, причину опоздания считаю уважительной».

Образец пояснительной при опоздании

Как пример, основная часть объяснительной при опоздании может выглядеть так.

«31.10.2016 года я вышел на работу после 5-часовой задержки. В моей квартире случился прорыв трубы. Чтобы минимизировать ущерб, сразу, в 9 часов 30 минут, вызвал аварийную службу. Ожидание специалистов заняло один час. Затем они приступили к работам, которые продлились полтора часа и были завершены к 12 часам. Так как я проживаю один, сразу по окончании ремонтных работ нужно было сделать уборку. Как только навел порядок, отправился на рабочее место. О сложившейся ситуации и вызове аварийной службы по телефону уведомил начальника отдела. К пояснительной прилагаю документ, подтверждающий проведение ремонтный работ в моей квартире».

Или такой вариант.

«Касательно опоздания 11 августа 2016 года. 11 августа 2016 года я опоздала на работу на два часа. Причиной этому стал инцидент, произошедший рядом со мной. Идя на остановку общественного транспорта, увидела, как на девочку школьного возраста передо мной напала бездомная собака и поранила ее. Девочка была очень испугана. Я остановилась, оказала первую помощь и доставила девочку в травмпункт. После этого я сразу же отправилась в офис. Ввиду вышеизложенного, причину опоздания считаю уважительной».

Написание записки при получении травмы

В некоторых случаях отсутствие на рабочем месте или невыполнение плана вызваны обстоятельствами, которые никак не зависят от сотрудника.

Среди таковых выделяются бытовые травмы. В таких случаях в тексте объяснительной нужно описать произошедшее и приложить к документу больничный лист.

Это подтверждение требуется для оплаты по листку временной нетрудоспособности.

Объяснительную записку касательно получения травмы нужно представить в комиссию по социальному страхованию предприятия.

У председателя этой комиссии должен быть образец ее заполнения.

Обязательно прописываются подробности произошедшего и указывается наименование медицинского учреждения, представившего больничный лист. Если же в медучреждении отказываются вам выдать документ, вы можете написать на них .

Образец пояснительной в случае невыполнения плана

Один из случаев, когда приходится писать объяснительную записку на работе – невыполнение трудового плана.

Порядок оформления остается тем же – вверху в правом углу прописывается, кому адресован документ и кем он составлен. Указывается название. Отличаться будет только основной текст.

При невыполнении плана записка может выглядеть так.

«Касательно невыполнения плана за февраль 2016 года. Анализ сложившихся обстоятельств привел меня к выводу, что невыполнение плана провоцируется банкротством КПК «Луч». В результате этого пострадало немало вкладчиков. Теперь через СМИ они распространяют негативные отзывы, которые сказываются и на деятельности кооператива «Надежда». Приток новых клиентов за последнее время заметно снизился, а постоянные посетители стали беспокоиться за сохранность своих вкладов. Если обратить больше внимания на рекламу услуг, ситуация может наладиться».

В конце указывается дата составления и ставится подпись работника.

Образец документа при невыполнении поручения

Если в силу каких-то обстоятельств не были выполнены служебные поручения, записка составляется все в том же деловом стиле.

«Касательно повреждения рекламного стенда. 1.11.2016 на улице Первомайской был поврежден рекламный стенд ООО «Свет». По случаю вандализма в тот же день было заявлено в полицию. Прошу принять во внимание целесообразность монтажа антивандальных установок».

Что учесть в нестандартных ситуациях

Встречаются случаи, когда писать пояснительную приходится после того, как один из коллег подал директору служебную записку. Причины этого могут отличаться.

Если в результате появились претензии со стороны начальства, следует хорошо подготовить объяснительную записку.

В такой ситуации важно учесть ряд моментов.

1. Стоит выяснить, почему была написана служебная записка.
2. Предложить директору ознакомиться со своей версией происходящего, чтобы его взгляд был более объективным.
3. Написать записку так, чтобы не обострять отношения в коллективе.

Нередко на рабочих местах проводятся ревизии и проверки.

Если в процессе такой проверки были выявлены несоответствия, может потребоваться пояснительная.

Важно: если после проверки был составлен акт о нарушении или несоответствии, он должен содержать ссылку на конкретный пункт должностной инструкции .

Перед написанием объяснительной записки нужно:

• сверить предъявленные требования с требованиями должностной инструкции;
• если нарушения как такового не было, это следует указать в пояснительной записке.

Во всех этих случаях, думая, как правильно написать объяснительную записку директору, следует соблюсти те же нормы.

Вначале указать, на чье имя и от кого пишется бумага, затем лаконично изложить причины произошедшего.

Чтобы правильно написать объяснительную записку на работе, нужно усвоить основные правила составления деловых документов.

Она выдерживается в строгом стиле, мысли излагаются лаконично и последовательно, предоставляется только достоверная информация.

Стоит указать причины произошедшего в хронологическом порядке. В конце документа проставляется дата и подпись.

Клиент Создание служебной записки и отправка на согласование

Как правильно писать объяснительную: Образец и базовые принципы составления

Что представляет собой объяснительная директору и в каких случаях ее надо писать? Об этом будет рассказано в данной статье.

Когда пишется объяснительная записка?

Сразу стоит отметить, что объяснительная директору необходима далеко не во всех случаях. Более того, в некоторых ситуациях ее желательно и не писать вовсе. Однако такие случаи являются скорее исключением из правил. Это происходит крайне редко. О том, когда и в каких случаях оформление объяснительной записки является необходимой процедурой, будет рассказано далее.

Первая и наиболее распространенная причина - оценка уважительности мотивов, повлекших за собой проступок или дисциплинарное правонарушение работника. Проще говоря, лицо, задействованное в трудовой организации, должно с помощью объяснительной записки доказать свою причастность или непричастность к тому или иному происшествию. Стоит также отметить, что написание подобного рода документа является наиболее распространенной и официальной формой диалога между начальством и подчиненными.

Руководство требует объяснительную записку: что делать?

В компании, где трудится то или иное лицо, произошла чрезвычайная ситуация, и руководство потребовало от работников объяснений. Многие сотрудники сразу же начинают волноваться и гадать, стоит ли им составлять документ или нет. Сразу необходимо отметить: для конструктивного диалога с начальством составлять объяснительную, конечно же, стоит. Более того, работник будет иметь от этого и некоторые преимущества. Так, во-первых, появится возможность наиболее четко и ясно изложить свою позицию. А во-вторых, написание документа поможет избежать проблем в дальнейшем. Дело в том, что объяснительная директору - это своего рода защита самого себя, возможность смягчить или отдалить возможное наложение санкций. Если же объяснительная не поступит начальству на стол в течение 2 дней, то наказание будет полным и неминуемым.

Таким образом, составлять объяснительный документ все-таки стоит независимо от случившегося. Опоздание, причинение материального ущерба, ненадлежащие действия на рабочем месте и прочее - все это могло произойти совершенно случайно. Руководство дает возможность объяснить свои действия, и ее не стоит упускать.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Разобравшись с тем, что написание объяснительной является процедурой хоть и не обязательной, но желательной, стоит перейти к следующему вопросу: о ее грамотном оформлении. К сожалению, большинство граждан пишут объяснительную совершенно не по правилам. Да, зачастую на многих предприятиях оформление рассматриваемого документа не находится в приоритете. Однако это вовсе не означает, что оформлять записку можно как угодно. директору грамотно и согласно правилам? Об этом далее.

Первое, о чем необходимо поговорить, - на кого необходимо писать объяснительную. Здесь, казалось бы, все просто. Однако у большинства граждан возникают проблемы уже на первом этапе. И проблемы эти оправданы: зачастую руководство представляет собой громадный штаб, и понять, кто является непосредственным начальником, бывает не так уж и просто. Однако разобраться все-таки можно. Для этого необходимо заглянуть в специальный документ, который именуется Именно там и должно быть написано, кто же является непосредственным начальником работающего лица.

О вариантах написания объяснительной записки

Как именно необходимо писать объяснительную: на листе бумаги или на компьютере? Четких требований здесь нет. Закон не запрещает какой-то из этих вариантов. Но все же стоит указать на то, что большинство предприятий принимает объяснительные, написанные от руки. Это даже удобнее.

Естественно, написанный от руки текст должен читаться. Ведь в случае, если у руководства возникнут затруднения с идентификацией написанного, могут возникнуть проблемы.

Итак, принципиальной разницы в том, как именно оформлять документ, конечно же, нет. Но если руководство предъявляет какие-то определенные требования, то их, конечно же, лучше выполнить.

Правила оформления объяснительной записки: шапка

Напечатанная на компьютере объяснительная директору должна иметь определенную структуру. Какой она должна быть? О том, как писать объяснительную на имя директора, будет рассказано далее.

На листе справа сверху пишется, кому адресована записка и от кого она. Здесь указываются организация и подразделение, а также собственная должность и инициалы. Ниже, посередине пишется заголовок: "Объяснительная записка".

Зачастую руководство требует оформления документов в соответствии со всеми возможными и невозможными нормами. Лицам, имеющих подобное начальство, стоит взять на заметку следующее правило: шапка пишется целиком, без каких-либо пробелов. Ниже приведен образец объяснительной директору. Пример верного и неверного оформления показан наглядно.

Правила оформления объяснительной записки: основная часть

После оформления шапки стоит взяться за написание основной части документа. Что именно здесь можно посоветовать? Объяснительная на имя директора должна быть краткой, лаконичной и понятной для чтения. Стоит указать дату события, все необходимые имена и фамилии, а также относительно подробно описать причины произошедшего.

Что не стоит делать ни в коем случае? Во-первых, писать неправду. Собственное руководство недооценивать не стоит. Рано или поздно правда все равно может всплыть. Во-вторых, нельзя употреблять в записке ненормативную лексику и разного рода ненадлежащие слова. Стиль должен быть сугубо деловым и официальным. Абсолютно каждым лицом независимо от его должности должна быть при случае умело и грамотно составлена объяснительная на имя директора.

Дальнейшие действия с объяснительной запиской

С тем, как писать объяснительную на имя директора, разобраться не так уж и сложно. Далее следует понять, куда и в какие инстанции необходимо направлять составленный документ.

Как уже было сказано, работник имеет всего лишь два дня на то, чтобы составить и отослать начальству объяснительную записку. В противном случае работодатель сможет наложить на специалиста полную Написав записку, работник отдает ее в соответствующую инстанцию. Узнать о том, куда именно, можно из специальных локальных актов.

Работнику желательно писать объяснительную в двух экземплярах. Нужно это для того, чтобы в дальнейшем не поступало претензий о том, что специалист подал документ не вовремя. Ведь зачастую объяснительная может очень долго доходить до начальства. В случае если руководитель не удовлетворился показаниями работника и наложил на специалиста полную ответственность, проблема должна решаться на совершенно другом уровне - путем прямого диалога. Стоит также отметить статью 193 Трудового Кодекса РФ, в которой как раз даются все необходимые сведения о таком понятии, как объяснительная на имя директора.

Статья 193 ТК РФ: общая характеристика

Содержится в законе и другая ценная информация. Например, о том, что начальство не может возлагать ответственность на работника спустя шесть месяцев после случившегося, а также накладывать сразу несколько видов взысканий всего лишь за одно правонарушение.

О написании объяснительной записки в учебное заведение

Объяснительная записка директору учебного заведения составляется, как правило, непосредственно участником образовательного процесса. Каких-то общих четких требований здесь тоже нет. Опять-таки, каждое отдельно взятое учебное учреждение способно выдвигать свои индивидуальные требования по оформлению документа.

Объяснительная на имя директора школы составляется примерно тем же образом, что и объяснительная для работников. Шапка должна находиться справа сверху, а основная часть должна быть краткой и лаконичной. Нет особых различий и в видах объяснительных. Не имеет значения, составляется ли она за опоздание, за нарушение дисциплины или за что-либо еще.

Любой работник хоть раз в жизни попадал в ситуацию опоздания на рабочее место, невозможности выхода на службу или исполнения должностных обязанностей качественно и в срок. Любое из таких нарушений может произойти по причинам как уважительным, так и неуважительным. Какими их посчитает начальник, зависит от того, как сумеет объяснить произошедшее провинившийся сотрудник.

Если предстоит писать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

По поводу возникшей ситуации ему предстоит высказаться в письменном виде, а именно составить документ, именуемый объяснительной запиской. Данная бумага носит пояснительный либо оправдательный характер.

Следует понимать, что объяснительная записка начальнику относится к числу официальных документов и оформление ее производится по определённым правилам. Содержание ее - информация, служащая объяснением причин допущенного проступка или нарушения. Назначение - предоставить возможность работнику продемонстрировать свой взгляд на возникшую проблему (ситуацию), изложить суть дела своими словами и оправдаться (по возможности) в глазах руководства.

В правильном оформлении объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей, как и любого официального документа, заинтересован тот, кто ее составляет, а именно допустивший нарушение работник. От того, насколько удачной и грамотной будет подача ситуации в его изложении, зависит решение руководства о наложении меры взыскания.

Как это сделать?

Очень важно попытаться донести до начальства причины случившегося. Ведь порой вины работника в недоразумении нет или же она минимальна. Если же, рассмотрев все обстоятельства дела, руководство всё же признает подчинённого виновным, к нему возможно применение дисциплинарных мер - вплоть до увольнения за невыполнение должностных обязанностей. Поэтому отношение к оформлению записки должно быть серьезным.

В определённых предусмотренных законодательством случаях составление ее обязательно. В других - объяснить ситуацию работнику предлагается по собственной инициативе. Часто при этом можно услышать вопрос: обязан ли провинившийся предоставлять объяснительную записку?

Следует знать, что данное действие относится к его правам, а не к обязанностям. Что это значит? Дело в том, что самого понятия объяснительной записки как такового в законодательстве нет. Формулировка действующего ТК РФ гласит о "затребовании объяснений в письменном виде". Предоставлять их работник обязан в случаях нарушений дисциплины труда, неисполнении собственных обязанностей или совершения неправомерного поступка. При этом устная форма объяснения не принимается.

О сути документа

Объяснительная записка оформляется не только в случае дисциплинарных нарушений, но и в других ситуациях. К числу последних можно отнести любое действие, в котором требуется оправдаться. Например - причинение ущерба рабочему имуществу.

В связи с этим важно уяснить себе суть упомянутого документа. Она заключается в письменном изложении произошедшего случая. Объяснительная записка не содержит каких-либо заявлений или просьбы разобраться в ситуации спора. В этом главное отличие ее от служебных документов другого вида, например, заявления либо докладной о невыполнении должностных обязанностей.

Таким образом, в написании и предоставлении ее начальству заинтересован сам провинившийся, так как данный документ дает ему шанс письменно донести до руководства собственную точку зрения на ситуацию. В то же время принудить его к обязательному написанию такой записки никто не вправе. В случае нажима он может подать жалобу в надзорную инстанцию.

Поговорим о правовой базе

Статья 193-я ТК РФ указывает, что объяснительная записка должна быть написана работником до того, как к нему могут быть применены дисциплинарные меры (издан приказ о невыполнении должностных обязанностей). На составление и подачу ее ему дается два дня. В случае невыполнения указанного действия может быть сформирован соответствующий акт.

Важно понимать, что при отсутствии официальных объяснений ответственности за нарушение избежать всё равно не удастся. Если работник не использует свое законное право оправдаться, это остаётся его личной проблемой.

Кроме того, данный документ упоминается в статье 247-й ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, в случае нанесения ущерба для выяснения причины случившегося требование ко всем причастным лицам предоставить письменные объяснения является законным и обязательным. В случае отказа от или передачи работодателю составляется соответствующий акт. Но официальной формы данного документа (пояснительной записки) на законодательном уровне так и не утверждено.

Форма объяснительной записки

Данная бумага относится к одной из специфических форм деловых документов. Соответственно, все правила оформления подобных актов при ее написании должны быть соблюдены. Писать следует на листе формата А4. В шапке документа приводится должность получателя (чаще всего это руководитель фирмы) вместе с данными самого работника, его должностью, структурным подразделением. Затем в обязательном порядке идет название документа и сам текст.

Утвержденной формы объяснительной записки не существует. То есть единых требований к ее заполнению законом в законодательстве не содержится. Но мы все же приводим для наших читателей один из в качестве общего ориентира.

Стиль изложения, используемый работником, должен быть деловым. При написании важно соблюдать стилистические и грамматические правила языка. Допускается присутствие технических терминов и профессионального сленга, но использовать не следует. Никакой двусмысленности данный документ содержать не должен, поэтому текст обязан быть написан логическим и чётко выверенным стилем. Изложение случившегося происходит всегда от первого лица, корректным языком, грамотно, без стилистических и орфографических ошибок.

Что важно упомянуть

Все обстоятельства, послужившие причиной проступка или правонарушения, должны быть изложены подробно. Поведение самостоятельно оценивается с точки зрения правомерности. Обязательно должны быть указаны все существенные обстоятельства, содействующие совершению проступка.

Необходимо подчеркнуть признание либо непризнание вины, а также зафиксировать мнение пишущего по поводу наступивших последствий обсуждаемого проступка и отношение его к предстоящему привлечению к ответственности. Следует ли самому оценивать свои действия в тексте объяснительной? Если наличие вины признается работником, это необходимо указать с последующим уточнением о недопустимости будущих подобных нарушений.

Чаще всего выполняют объяснительную записку от руки. Как вариант можно набрать её на компьютере, но с психологической точки зрения подобный документ вызовет меньше доверия у работодателя в связи с некоторой своей шаблонностью. Начальник может заподозрить, что подходящий по смыслу текст элементарно скачан (с внесением минимальных правок) из интернета, где во множестве имеются примеры объяснительных записок на все случаи жизни.

Кто и когда может потребовать объяснительную

Потребовать отчета работника в случае невыполнения им собственных трудовых функций имеет право тот, кто непосредственно отвечает за результат выполнения данного производственного задания. Но право требовать написания объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей принадлежит лишь руководителю предприятия либо непосредственному начальнику.

Выше уже упоминалось, что объяснительные записки в обязательном порядке пишутся в случаях дисциплинарных проступков либо причинения материального ущерба фирме. Следует теперь уточнить, что конкретного предприятия могут быть закреплены и иные ситуации, в которых работодатель имеет право потребовать письменных объяснений. В этом случае объяснение может быть получено на основании так называемого требования работодателя.

Документ, именующийся требованием, оформляется на специальном бланке и подлежит регистрации в отдельном журнале, как любая Его предоставляют сотруднику под подпись с указанием даты передачи. Данное число позволяет ориентироваться в соблюдении законности при составлении объяснительной.

В случае возможных судебных разбирательств оформленное надлежащим образом требование послужит свидетельством того, что работодатель вёл процедуру расследования причин случившегося и принимал решение о мерах взыскания с соблюдением всех норм закона. Если работник не только отказывается писать объяснительную, но и получать на руки требование, необходимо составить об этом акт.

Психологические нюансы

Следует иметь в виду, что невыполнение задания может быть обусловлено совершенно разными обстоятельствами. Порой это случается безотносительно к поведению работника. Если он не чувствует за собой никакой вины, это требуется в убедительной форме обосновать, сопроводив серьезными доказательствами.

Крайне не рекомендуется пытаться при написании объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей перекладывать вину либо ответственность на других лиц, в частности, на того же руководителя. Маловероятно, что данная линия поведения найдет понимание у начальства.

Например, вы допустили ошибку по невнимательности - в связи с плохим самочувствием. Можно написать, что причиной проступка явилось переутомление, но не стоит подчеркивать, что исходным фактором послужило долгое отсутствие отпуска по вине того же самого начальника.

Что еще должно быть в тексте

Стандартное окончание объяснительной - признание осознания последствий поступка и обещание приложить все возможные усилия для исправления ситуации, а также заверение в недопустимости аналогичных ошибок впредь.

От промахов в трудовой деятельности не застрахован никто из сотрудников - от новичков до опытных работников. Ошибки являются следствиями самых разных причин, которые могут быть как объективными, так и субъективными. Каждая из них должна быть подробно обрисована в тексте объяснительной, все обстоятельства и предпосылки случившегося - описаны достаточно подробно.

Не стоит обвинять в случившемся коллег, но в случае отсутствия вины выдумывать ее искусственно также не рекомендуется. Обстоятельства, изложенные в документе, должны соответствовать реальным.

Другие поводы к написанию объяснительных

Если объяснительная пишется за такой вид проступка, как опоздание, то следует понимать, что данное событие относится к дисциплинарным нарушениям и причины его совершения должны быть объяснены. Если обстоятельства дела будут признаны руководством уважительными, наказания можно будет избежать. В противном случае опоздавшего ждёт применение дисциплинарных мер воздействия.

Объяснительная по такому случаю относится к кадровым документам. Она должна быть передана непосредственно руководителю либо в отдел по работе с персоналом (отдел кадров). Если речь идёт о прогуле, под которым законодательством понимается отсутствие на рабочем месте всю смену или подряд 4 часа в течение одного дня (смены), то можно предполагать расторжение трудового соглашения.

Именно потому в данном случае работник особенно заинтересован в предоставлении приемлемого объяснения своих действий. Уважительными могут быть признаны подтвержденные документально следующие причины: болезнь самого сотрудника или его близких, авария, смерть кого-то из членов семьи, несчастный случай либо стихийное бедствие. Причём любую из этих причин следует подтвердить документально.

Можно ли не писать записку и чем это грозит?

Как уже было упомянуто, обязательным данное действие не является. В написании ее в первую очередь заинтересован сам работник в целях положительного решения разрешения ситуации. Статьи 193-я и 246-я Трудового кодекса предлагают отказ от предоставления объяснительной зафиксировать при помощи специального акта. Но шансы избежать наказания при этом, естественно, значительно уменьшаются. Других конкретных последствий отказ от написания не несет.

Лишая себя возможности высказать личное мнение и предоставить свое видение ситуации, чаще всего вы не добьетесь смягчения дисциплинарного взыскания (например, отмены выговора за невыполнение должностных обязанностей). Ведь любому руководителю подобный отказ покажется нежеланием признавать собственную вину или ошибку, особенно в тех случаях, когда она очевидна.

Объяснительная записка - это нормативный внутрифирменный акт, написание которого разрешено в свободной форме.

Однако, существует определенная структура и рекомендации к заполнению данного документа. Прежде всего это использования делового и официального стиля в тексте.

В каких случаях пишется объяснительная

По своей сути объяснительные записки являются документами, объясняющими причины определенных фактов, и пишутся в случаях совершения дисциплинарного проступка в большей степени в трудовых взаимоотношениях, относится ко второй группе объяснительных записок по ОКУД.

В общероссийском классификаторе управленческой документации обозначена унифицированная форма «пояснительной записки о нарушении трудовой дисциплины», имеет код 0286091 и относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Объяснительные записки оформляются на белом листе формата А4, причем как в письменном формате от руки, так и в печатном виде. Причем в некоторых компаниях существуют специальные бланки для объяснительных записок.

В некоторых случаях объяснительные записки включают в себя приложения. В качестве него, как правило, используются медицинские справки, документы с места учебы и прочее, что может подтвердить уважительную причину проступка.

Такие записки могут быть, как оправдательными, где описывается причинно-следственные связи неправильного действия или бездействия, а также объяснительными, где прописываются четкие детали происшествия, при этом сам сотрудник в данном случае не является виновным.

В объяснительной записке рассматриваются такие аспекты, как:

• Опоздание
• Прогул
• Кража
• Нарушения нормативных правил компании
• Появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии
• Аморальное поведение

Требования к заполнению

Согласно Российскому законодательству, объяснительная записка пишется на имя руководителя и передается непосредственному руководителю структурного подразделения, в котором работает составитель.

В случае когда работодатель принял решение о применении дисциплинарного взыскания, составляется приказ или распоряжение. В течение трех рабочих дней с момента издания данный приказ должен быть объявлен работнику под роспись. Если работник отказывается ознакомиться с ним, составляется соответствующий акт.

Объяснительная записка имеет следующую структуру:

• Шапка документа, в которой указывается наименование организации, должностное лицо к которому направлен данный документ.
• Наименование документа в данном случае это «Объяснительная записка»
• Дата заявления и регистрационный номер
• Предмет заявление (причина пр. касательно, о и так далее)
• Основной текст
• Имя, фамилия, отчество и должность составителя и его подпись

В деловом стиле важно применять устойчивые деловые обороты, которые в некоторых случаях закреплены законодательно.

При это необходимо чтобы заполняемый документ отвечал сразу нескольким требованиям:

• достоверность;
• объективность;
• логичность;
• аргументированность;
• краткость;
• ясность;
• однозначность;

Важным пунктом внутрифирменной деловой переписки является тот факт, что все документы необходимо зарегистрировать.

При этом регистрация таких документов проводится согласно распоряжению руководителя. После того как руководитель изучил все обстоятельства нарушения и принял решение о дальнейших действиях, ставится подпись.

Порядок и правила заполнения

Объяснительная записка имеет достаточно простую структуру, в которой обязательно должны содержаться следующие данные:

• Наименование структурного подразделения
• Руководителю организации подразделения Резолюция
• Ф.И.О. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА о нарушении трудовой дисциплины
• Ф.И.О. работника, наименование должности
• Наименование подразделения
• Дата начала трудовых отношений
• Вид нарушения
• Описание причин, обстоятельств нарушения
• Дата нарушения
• Должность работника
• Подпись /Расшифровка подписи

Таким образом как таковой нормативной формы объяснительной записки нет, каждая компания самостоятельно прописывает необходимые требования.

Однако, объяснительная записка должна включать две основные части:

• фактическую – здесь важно указать факты, которые послужили поводом для написания данного документа
• причинную – здесь необходимо прописать причинно-следственные связи.

Практика применения объяснительных записок также используется в учебном процессе при нарушениях, совершенных учениками в учебных заведениях.

Образец объяснительной записки

Директору ООО «Ромашка» Красиной П.П.от администратора торгового залаКорневой Н.В.

Объяснительная записка
Касательно разбитой витрины торгового зала 7 июля 2015 годаЯ, Корнева Наталья Владимировна, 7 июля 2015 года, размещая товар в центральной витрине торгового зала, не рассчитала собственные силы и задела стекло дверцы витрины. Моей вины в случившемся не нахожу.

Причиной этого считаю некорректную организацию работы сотрудников торгового зала, поскольку при размещении крупногабаритного товара, согласно внутреннему регламенту должен заниматься администратор мужского пола, в то время как все мужчины работают в другой смене. Прошу Вас обратить внимание на организационную структуру компании.

Таким образом, важно помнить следующее:

• Необходимо использование делового стиля.
• При написании объяснительной записки необходимо придерживаться определенной структуры и указать необходимые данные.
• После написания документа, необходимо его зарегистрировать.

Носкова Елена

В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.

В работе любого предприятия или организации всегда возникают моменты, когда необходимо установить степень виновности того или иного сотрудника в случившемся ЧП. При выяснении причин случившегося руководитель должен взять письменные пояснения со своих сотрудников. Такие показания работников оформляются пояснительной (объяснительной) запиской.

Когда нужно писать объяснительную записку

Трудовое законодательство предусматривает обязанность руководителя брать объяснения с работника в двух случаях — рассмотрение вопроса о применении и расследование причин нанесенного имуществу нанимателя, ущерба (ТК РФ, ст. 193, 247). Объяснения работника должны быть оформлены письменно в виде пояснительной (объяснительной) записки. Ее форма, как правило, разрабатывается на каждом предприятии кадровым подразделением.

Законодательство не устанавливает, в каком виде руководство фирмы обязывает сотрудника дать пояснения.

Однако судебная практика показывает, что во избежание разбирательств необходимо оформить такую просьбу письменно.

Сделать это можно, например, при составлении акта об опоздании сотрудника на работу. В самом акте, который подписывает провинившийся работник, просто дополнительно указывают на его обязанность дать пояснения своему проступку.

Или оформить необходимость письменных пояснений отдельным пунктом в распоряжении руководителя на проведение расследования о причинах недостачи имущества.

Работнику дается 2 рабочих дня для оформления объяснений и передаче их руководству.

Если это не сделано, то составляется акт об отказе в даче объяснений. В таком случае, сотрудник понесет наказание, поскольку отказ от пояснения причин своего поступка, расценивается нанимателем, как признание вины работника.

Написать объяснительную необходимо даже в том случае, если работник уверен в отсутствии своей вины в случившемся.

В пояснительной (объяснительной) записке он может привести доводы своей невиновности или существенности причин, по которым, например, произошло опоздание на работу. Лучше всего идти навстречу руководству и оформлять объяснения по первому требованию.

Когда руководитель может потребовать объяснений от сотрудника

Несмотря на то, что в законе установлены два основания для получения пояснений с сотрудника, причин, по которым руководитель может принять решение об их истребовании, значительно больше.

Примерами таких ситуаций можно назвать:

В некоторых ситуациях, работник может не дожидаться начала процедуры вынесения, например, дисциплинарного взыскания или расследования причин, повлекших ущерб организации, а самостоятельно дать пояснения о совершенном действии, оформив это докладной запиской на имя руководства.

Например, бухгалтер допустил опечатку в реквизитах, на платежном поручении. Ошибку она заметила уже после того, как платежка ушла в банк для перечисления денег. Работник может оформить докладную записку на имя руководителя и дать пояснения об ошибке. Если документ успели отозвать из банка до того момента, как проведена операция перечисления средств, и заменить его на правильный, то фактически и ущерба от действий работника предприятие не понесло.

Когда случаи ошибок редки и не привели к неприятным для организации последствиям, то и наказывать работника, сообщившего о собственной ошибке, не будут.

Как правильно написать объяснительную записку

Руководство потребовало от сотрудника объяснить свои действия или бездействие, которые привели к негативным последствиям для предприятия или стали причиной дисциплинарного поступка.

Все пояснения о случившемся необходимо оформлять в письменном виде, заверив собственноручной подписью.

Можно набрать текст на компьютере и затем распечатать, однако, в судебной практике были случаи, когда работник отказывался от такой объяснительной записки.

Записка оформляется на имя руководителя, который ее затребовал, в ней указываются данные сотрудника, ее составившего.

Текстовка должна содержать сведения об инциденте, пояснения сотрудника о своих действиях, признание или отрицание вины в случившемся. Также необходимо указать все документы подтверждающие отсутствие вины работника или обстоятельства, которые могут существенно повлиять на принятие решения о взыскании. Копии этих бумаг также предоставляют вместе с объяснительной запиской.

В документе описывают только фактическую сторону дела, эмоциональную составляющую лучше не включать в текст пояснения.

Если работник виноват в случившемся, то в тексте пояснительного документа лучше указать, что он осознал последствия проступка и ситуация в дальнейшем не повторится. Это может повлиять на степень дисциплинарного взыскания или помочь избежать наказания.

Также в документе необходимо указать, если к негативным последствиям привели не действия работника, а других лиц и ему об этом было известно.

Записка регистрируется как входящий документ. Работник, который ее написал, может сохранить у себя копию документа с регистрационным номером и датой.

Пояснительную (объяснительную) записку помещают к документам об инциденте и хранят три года.

Как написать объяснительную на работе за прогул или опоздание

Самой распространенной причиной истребования начальником объяснений от работника является его отсутствие на рабочем месте без предварительного уведомления руководства.

Если сотрудник не хочет давать пояснения о причинах опоздания или прогула или не укажет уважительное основание для отсутствия на работе, то его привлекут к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

Чтобы избежать негативных последствий от своего отсутствия на рабочем месте, лучше предупредить руководство заранее, и написать заявление на выходной день за свой счет. Если причина для опоздания или пропуска работы появилась внезапно, необходимо постараться предупредить непосредственного руководителя.

При составлении пояснений необходимо подтвердить факт отсутствия на рабочем месте и указать причину случившегося, а также по возможности подтвердить ее документально.

Основной текст объяснения может выглядеть следующим образом:

«22.05.2018 я опоздал на работу на 40 минут, так как при выходе из дома, споткнулся и получил травму руки. В подтверждение случившегося прилагаю справку из медицинского учреждения о полученном повреждении и факте обращения за медицинской помощью».

Документы, которые подтверждают уважительность основания, могут быть следующими:

• справки об обращении за оказанием медицинской помощи;
• больничные листы на работника и его малолетних детей;
• протоколы о транспортных происшествиях, участником которых стал сотрудник;
• справки из правоохранительных органов и судебных инстанций;
• акты управляющих компаний и МЧС о повреждении имущества сотрудника, в случае залития или пожара;
• свидетельства о браке или смерти, как самого сотрудника, так и его близкого родственника и т. д.

Любой официальный документ может стать обоснованием отсутствия на рабочем месте, однако, в большинстве случаев руководство самостоятельно принимает решение об уважительности причин опоздания или прогула.

Как правильно оформить пояснения в случае недостачи или излишков

При выявлении расхождений в документах и фактического наличия каких-либо ценностей или имущества от работника, который материально отвечает за них, требуют объяснений.

Причиной может стать банальная невнимательность при оформлении документов или пересчете денег, например, при выдаче зарплаты через кассу предприятия.

Иногда ошибки или умысла работника в случившемся нет, а к расхождениям может привести неисправность в работе бухгалтерских программ.

В этом случае руководитель организации дает письменное распоряжение о проведении расследования и выявлении причин расхождения, а также об истребовании пояснений со всех участников инцидента.

В тексте объяснительной записки указывают, когда образовались недостача или излишек (когда выявлены), а также предположения о причине произошедшего.

Например, работник склада может указать, что в первичных документах о приходовании ценностей на склад он указал фактическое количество, а затем при внесении данных в бухгалтерскую программу мог произойти сбой и данные сохранились дважды. Или работник финансовой службы, ответственный за внесение первичных документов допустил ошибку, поставив дробное количество весового материала, как целое.

Кроме того причиной могут стать виновные действия других лиц, например, на складе произошло хищение, а работник, который должен был отвечать за сохранность ценностей, не предпринял всех положенных мер безопасности или наоборот ранее докладывал своему начальнику о необходимости усиления этих мер.

Обо всех недостатках или неисправностях в работе оборудования или систем необходимо ставить в известность руководство только в письменном виде.

Например, на складе не работала сигнализация, о чем несколько раз работник докладывал руководству. В таком случае в тексте объяснения нужно указать номера и даты докладных записок. Однако в случае устного разговора о неисправности начальник может и «забыть» о факте доклада.

Как нужно объяснить производственную травму

При получении кем-либо из сотрудников в рабочее время любых травм на предприятии проводят расследование ЧП, и делают выводы о его причинах.

При этом объяснения с пострадавшего работника могут и не брать, если его невиновность в случившемся очевидна.

Если при получении травмы рассматриваются вопросы о соблюдении правил охраны труда или есть подозрения о нахождении работника в нетрезвом состоянии на момент ЧП, то его пояснения необходимы.

При подозрении на какое-либо опьянение его доказательством служит только заключение медиков, а не свидетельские показания других сотрудников.

Такое освидетельствование необходимо, потому что причиной нечеткой координации движений или неясной речи могут быть и нарушения состояния здоровья, а не выпивка или наркотики. Кроме того, небольшие значения алкоголя в крови могут дать и некоторые медицинские препараты.

Все эти обстоятельства учитываются при выяснении степени виновности самого пострадавшего в получении травмы.

Свои пояснения о случившемся ЧП пострадавший может дать и без напоминания со стороны начальства. Например, рабочий неоднократно указывал мастеру на необходимость вызова электромонтера, так как механизм, на котором он работает, имел повреждения в изоляции корпуса. Свои просьбы он оформил письменно. Через некоторое время произошла электротравма из-за неисправного оборудования. Рабочий может самостоятельно написать пояснительную записку, указав номера докладных о неисправной изоляции.

Кроме того, травма может произойти из-за невыполнения кем-либо из работников своих обязанностей. Например, зимой технолог, переходя из здания цеха в заводоуправление, поскользнулся и получил гололедную травму. Первоначально обвинили в случившемся ЧП дворника, который не посыпал дорожки песком. В своей пояснительной записке дворник указал на то, что песчано-солевую смесь ему не выдали из-за ее отсутствия, а, следовательно, и выполнить указание о ее применении он не мог.

Руководство организации может потребовать пояснить действия или бездействие своего сотрудника в любой ситуации, которая привела к негативным последствиям для работодателя или послужила причиной дисциплинарного нарушения. Лучше всего пойти навстречу начальству и пояснить происшедшее. Доказать невиновность работника помогут официальные документы из других организаций, а также своевременно оформленные докладные записки о выявленных недостатках в работе.