Выбор информационной системы для управления бизнес-процессами (BPMS). Что такое BPM? Системы управления бизнес процессами - обзор

BPMS (Business Process Management Suite ) – это класс программного обеспечения для управления бизнес-процессами и административными регламентами (употребляются также термины BPM-система и просто BPM). Использование BPMS позволяет организовать эффектинное взаимодействие между управленцами и ИТ-специалистами, лучше использовать существующие и ускорить разработку новых информационных систем. Основные функции BPMS - моделирование, исполнение и мониторинг бизнес-процессов. Основываясь на данных мониторинга, организации выявляют узкие места и усовершенствуют свои бизнес-процессы. Цикл управления замыкается, когда при помощи BPMS измененные бизнес-процессы оперативно внедряются в эксплуатацию.

Решения в области Business Process Management (BPM) позволяют компании произвести оптимизацию бизнес-процессов, используя существующие приложения. Как правило, решение BPM - это комплекс открытых, основанных на стандартах компонентов для моделирования, выполнения, управления и оптимизации бизнес-процессов, а также интеграции корпоративных приложений.

Создаваемые в рамках интеграции приложений сервисы являются «кирпичиками», из которых можно строить последовательность выполнения в интегрированной системе «сквозных» бизнес-процессов, объединяющих процессы различных функциональных областей. Система BPM обеспечивает формирование последовательности автоматически выполняемых шагов бизнес-процесса и правил взаимодействия приложений (передачи информации) на каждом из этих шагов. Модули BPM ведущих производителей интеграционных платформ предоставляют возможность проектирования, разработки, тестирования, исполнения, отслеживания и управления бизнес-процессами. Приложения класса BPM служат удобным инструментом модификации интегрированной информационной системы в условиях изменения (реинжиниринга) бизнес-процессов предприятия.

Рисунок 8.5 – Бизнес-схема предприятия

Основная идея BPM-системы предельно проста.

Берем описание бизнес-процесса (наподобие тех, что давно и успешно создаются специалистами по реинжинирингу бизнес-процессов) и отслеживаем его выполнение при помощи специализированной компьютерной программы.

Традиционный способ автоматизации бизнес-процессов - разработка или приобретение готового прикладного программного обеспечения. Однако на практике прикладные программы автоматизируют только часть шагов бизнес-процесса, а главное - внесение даже небольших изменений в схему бизнес-процесса означает необходимость перепрограммирования и большие затраты времени. В результате прикладные программы не успевают обновляться в том темпе, который диктуют изменяющиеся условия бизнеса и потребности самого предприятия. Изначально BPM-системы появились как решение именно этой конкретной проблемы.

Суть BPM-решения заключается в том, что бизнес-процесс описывается на языке, который может непосредственно исполняться специализированной программой.

Составные части BPMS. Типичная BPM-система состоит из стандартного набора компонент, соответствующих хорошо известным стадиям жизненного цикла бизнес-процесса: проектированию, исполнению, мониторингу.

Проектирование. Под проектированием понимается разработка схемы бизнес-процесса. В состав BPM-системы обычно входят:

1. Графический дизайнер для рисования схемы бизнес-процесса
2. Репозиторий для ее хранения и организации совместного доступа

Возможность моделировать бизнес-процесс при помощи графического редактора является принципиальной особенностью BPM-систем: проектирование бизнес-процесса должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста.

Процедура создания модели бизнес-процесса мало чем отличается от привычной для бизнес-аналитиков процедуры рисования схем. Нарисовать шаги, описать бизнес-логику, определить группы пользователей и перечень вводимых на каждом шаге реквизитов.

Результат сохраняется на сервере, после чего процесс может быть инициирован. При необходимости в схему можно вносить изменения, не прибегая к помощи программистов. Альтернативно, схема бизнес-процесса может разрабатываться в каком-либо из традиционных средств моделирования бизнес-процессов и переноситься в BPM-систему при помощи импорта-экспорта.

Исполнение. Ядром BPM-системы является его «движок» (BPM Engine). Он стартует экземпляры бизнес-процессов, отслеживает смену их состояний, хранит значения реквизитов, выполняет бизнес-правила. Если сравнить схему бизнес-процесс с нотами, игра по которым производит приятную для слуха мелодию, то BPM Engine - это механическое пианино, играющее по этим нотам.

Ядро BPM-систем предоставляет также интерфейсы для стыковки с внешними приложениями - специальные адаптеры, вебсервисы, драйверы для доступа к реляционным базам данных или к другим источникам данных. Использование этих интерфейсов зависит от типа бизнес-процесса:

1. Относительно небольшую долю составляют бизнес-процессы, которые BPM-система может выполнить полностью автоматически, запустив ряд специализированных программ. Например, интернет-провайдер при активации нового клиента должен создать для него учетную запись на сервере, добавить информацию в системную службу имен, в конфигурационные файлы веб-сервера и электронной почты и наконец, сформировать счет и отправить его пользователю вместе с уведомлением об активации сервиса. Каждая операция выполняется отдельной программой (в идеале через стандартизованный интерфейс - вебсервис), а BPMS играет роль планировщика.

Рисунок 8.6

2. Наиболее распространен тип бизнес-процессов, предполагающий как стыковку со специализированными приложениями, так и участие живых людей. Например, сотрудник финансового отдела должен зарегистрировать факт оплаты в ERP-системе как шаг бизнес-процесса реализации товара. Этот сценарий требует разработки интерфейсных программ, работающих и с контекстом бизнес-процесса (т.е. с его реквизитами), и с внешней прикладной программой или базой данных. В контексте бизнес-процесса сохраняются ссылки - номер платежки, код контрагента - по которым развернутую информацию можно извлечь из внешнего приложения или базы данных на следующих шагах бизнес-процесса. Разработка таких комплексных приложений обычно - самая трудоемкая часть проекта BPM.

3. Наконец, существуют шаги бизнес-процессов, автоматизировать которые невозможно или слишком сложно. (Например, бизнес-процесс может включать рытье канавы - ясно, что это задача не для компьютера.) В такой ситуации BPM-система подаст пользователю сигнал о том, что ему поручено определенное задание, и будет ждать от него подтверждения о выполнении.

Ключевой элемент интерфейса пользователя BPM-системы - т.н. «персональный список задач», перечень шагов запущенных экземпляров бизнес-процессов, назначенных данному конкретному пользователю или ролевой группе, к которой он принадлежит:

Благодаря такой организации работы исполнителю за компьютером не приходится думать, с какой функцией и какого именно внешнего приложения ему пора работать: он видит перечень назначенных ему заданий, и когда он берет очередное задание себе на исполнение, нужная программа запускается автоматически.

BPM-системы предоставляют доступ через веб-интерфейс, что позволяет максимально легко вовлекать в коллективную работу сотрудников территориально удаленных подразделений и организаций-контрагентов.

Мониторинг. BPM-система осуществляет контроль бизнес-процессов двумя путями:

1. Менеджеру не приходится выяснять «на ком стрелка» - для каждого экземпляра бизнес-процесса это наглядно показывает динамически формируемое графическое изображение. Например, вот как может выглядеть графическое изображение экземпляра процесса, схема которого рассматривалась выше.

2. Зеленым цветом отмечены шаги процесса, которые выполняются в данный момент; в рассмотренном примере параллельно выполняются два шага, один из которых соответствует основной последовательности работ, а второй служит для контроля процесса его инициатором. Красные стрелки показывают пройденный маршрут.

3. BPM-система накапливает ценную статистику о параметрах выполнения экземпляров бизнес-процессов: интенсивность (число экземпляров в неделю или месяц), продолжительность (время от запуска до завершения), нагрузка на отдельных специалистов (число и продолжительность выполненных заданий).

BPM-системы, как правило, предоставляют базовый набор отчетов по показателям бизнес-процессов. На их основе могут быть сконструированы т.н. «ключевые показатели эффективности» (KPI, Key Performance Indicators), которые, в свою очередь, могут быть увязаны с «системой сбалансированных показателей» (BSC, Balanced Scoreсard).

Архитектура типового BPMS. Решения BPM используют инжиниринг закрытого цикла для выявления разрывов в процессах, что дает Вашей компании возможность контролировать полный жизненный цикл бизнес-процессов. В результате Вы получаете быструю и гибкую платформу, основанную на существующих приложениях, которая позволит вам оперативно реагировать на новые требования бизнеса и повышать производительность.

Рисунок 8.7

Системы управления бизнес-процессами обеспечивают существенные преимущества на двух уровнях. Первый уровень - стратегический, он включает такие преимущества, как связь между повседневной деятельностью компании и ее стратегическими установками. Второй уровень - количественный: это те преимущества, которые можно посчитать или измерить, например, экономия миллионов долларов или сокращение сроков, например, ввода и согласования договоров с дней до нескольких минут. И еще одно преимущество, может быть, самое важное - изменение атмосферы в коллективе, ориентация сотрудников на повышение эффективности их труда, информированность о том, как их действия влияют на общий результат и в целом на положение компании на рынке, а также более быстрая и активная реакция на изменения в конкурентной среде.

Области применения. В основе систем управления бизнес-процессами лежит процессный подход, и они наилучшим образом подходит в первую очередь для автоматизации процессов ориентированных на клиента и сквозных бизнес-процессов Компании.

Чаще всего системы управления бизнес-процессами применяются при автоматизации сложных сквозных бизнес-процессов, включающих несколько подразделений компании и функции многих существующих информационных систем, подчиненных одной общей цели.

Другим распространенным случаем является автоматизация тех областей, для которых нет готовых, хорошо зарекомендовавших, либо относительно доступных готовых решений.

Также системы управления бизнес-процессами могут быть полезны при необходимости быстрой (от одного до нескольких месяцев), точечной автоматизации какого-либо критическиважного бизнес-процесса Компании.

Бизнес – это не только источник прибыли. Это еще и система, которой нужно уметь эффективно управлять. И даже если вы очень талантливый, прирожденный управленец, вам не обойтись без помощи специальных инструментов, которые освободят от рутины, и позволят сделать управление компанией более эффективным.

Руководителю постоянно нужно все держать на контроле: какая работа выполняется, насколько далеко продвинулась, и кто отвечает за её выполнение. Постоянно отслеживать, и настроить бизнес-процессы надлежащим образом вам поможет специальное программное обеспечение – BPM-системы.

Что такое BPM-системы и как они работают

Прежде чем говорить о самих системах как ПО, нужно прояснить саму концепцию BPM.

BPM – это управление бизнес-процессами. Данная концепция рассматривает каждый бизнес-процесс как особый ресурс вашей организации. Они должны легко адаптироваться к любым изменениям, быть простыми и прозрачными.

Специальное программное обеспечение – BPM-системы – позволяет легко управлять процессами, мониторить их, и проводить анализ, быстро перестраивать под нужды предприятия.

Каждая такая система состоит из трех составляющих:

база данных, которая хранит информацию о предприятии и его филиалах, людях, проектах, задачах;
инструменты, которые помогают осуществлять финансовое планирование, управленческий учёт, прогнозирование и т.п.
инструменты для аналитики и отчётности по информации в базе данных.

BPM-системы легко интегрируется с другими программными продуктами. Это позволяет более гибко настроить процесс управления.

Данные системы помогают управлять потоком информации, людьми, взаимодействием между ними и отдельными системами внутри предприятия. Причём происходит поддержка полного цикла управления: начиная с проработки стратегии и планирования до анализа результатов.

Примеры задач, которые можно решить с помощью BPM систем

Основные задачи, которые решают BPM-системы – это:

Увеличить экономический потенциал предприятия. У вас на руках будет вся информация по предприятию и её детальный анализ. В результате вы будете видеть, какие сотрудники работают эффективнее, как увеличить оборот, как снизить процент запасов или добиться положительного .
Повысить стратегическую эффективность предприятия. Вы сможете управлять процессами таким образом, чтобы гарантировано достигать поставленных изначально целей.
Более гибко и эффективно управлять кадрами. Система позволяет задать необходимые и отслеживать их достижение.

Обзор лучших BPM систем

Предлагаем вам ознакомиться с пятёркой лучших предложений, доступных на российском рынке.

Bpm’online studio

Это BPM-система, которая предлагает готовые решения для автоматизации бизнес-задач и комплексного управления предприятием. Система работает на базе интеллектуальных технологий, которые позволяют выполнять работу за пользователей.

Данное ПО может также служить базой для разработки собственных бизнес-приложений.

Подойдет для автоматизации процессов любой сложности. Через систему можно задать для каждого сотрудника четкий алгоритм действий. А грамотное ПО будет вести его к результату шаг за шагом.

Есть тестовый бесплатный период – 14 дней.

ELMA BPM

Это продукт российской компании ELMA. Моделировать бизнес-процессы можно в специальном графическом редакторе.

Доступна интеграция с 1С. Систему можно расширить при необходимости.

Подойдет для поддержки сложных проектов — для этого у системы есть все необходимые инструменты.

У ELMA BPM есть бесплатная версия. Причем это не демо и не урезанный вариант, а полнофункциональная система, которую можно полноценно использовать для управления своим предприятием. Скачать её можно на сайте компании.

OMNITRACKER365

Эта масштабируемая система, которая может использоваться как малыми, так и крупными предприятиями. Поставляется как облачное решение, так и как программное ПО, требующее установки.

Преимущества облачного ПО – у нему есть доступ из любой точки мира. Даже будучи в отъезде, вы сможете следить за делами на вашем предприятии.

Возможности системы позволяют не только управлять процессами, но и создавать свои приложения.

Есть бесплатная демо-версия.

Процессное управление становится для многих руководителей стандартом «де-факто», однако без использования современных инструментов управление бизнес-процессами организовать в компании достаточно сложно, и это в первую очередь связано с их сложностью как объектов управления. Помимо определения бизнес-процесса, его описания, совершенствования и регламентации необходима его «сквозная» автоматизация для внедрения в компании. Чтобы бизнес-процесс стал управляемым, необходимо обеспечить маршрутизацию задач в соответствии с его логикой, а также контролировать параметры, такие как время исполнения отдельных функций, отклонения от нормативного времени выполнения, стоимость процесса. Если в компании используется такой инструмент, то можно говорить о создании полного цикла управления бизнес-процессом, в рамках которого с учетом собранной статистики этот процесс совершенствуется. Несмотря на общее увлечение внедрением систем класса ERP, получаемые результаты не обеспечивают «сквозную» автоматизацию бизнес-процессов, и поэтому сейчас наблюдается рост интереса к решению ее задач с помощью специализированных информационных систем класса Business Process Management System (BPMS, BPM-система).

Системы класса BPMS являются наследниками workflow-систем, при этом под термином workflow понимается управление потоком работ и через него — бизнес-процессом. Согласно глоссарию международной организации Workflow Management Coalition (WfMC) workflow — это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Эксперт из Delphi Group (Бостонская консультационная компания, специализирующаяся в области workflow) высказывается по этому поводу: «Управление потоком работ подчеркивает важность процесса, которому отводится роль контейнера для информации.

В основе этой модели лежат процессы, а не информация». Следовательно, workflow/BPM-система — это система, которая обеспечивает создание, реализацию и управление потоком работ при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание бизнес-процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и при необходимости вызывать соответствующие приложения. Фактически workflow/BPM-системы являются реакцией IT-рынка на процессный подход к управлению. В то же время реалии российского рынка автоматизации бизнес-процессов имеют свою специфику, связанную с достаточно сильным присутствием на рынке систем класса Document Management System — DMS, которые в своем составе помимо функциональности хранения и поиска документов имеют модули маршрутизации документов — Docflow.

Проблема заключается в том, что многие заказчики пока еще не различают функциональность Docflow и Workflow между собой, и при выборе информационных систем ищут единую платформу для решения задач управления документами и управления бизнес-процессами, несмотря на то что это разные классы систем. Поэтому при выборе информационной системы часто встречаются требования к функционалу, который присутствует в системах разного класса, что показывает недостаточную развитость рынков информационных систем управления документами и управления бизнес-процессами, в результате чего разные по своей сути задачи пытаются решить с помощью одного инструмента. Четкой границей применения систем класса BPMS является ориентация на управление именно бизнес-процессами, а не документами.

Если бизнес-процесс имеет четкую логику и большое число экземпляров в день, например банковский процесс розничного кредитования (более 1000 заявок в день), то, безусловно, основной задачей будет являться маршрутизация кредитных заявок, тогда как задача поиска и хранения будет вторична. В подобных случаях, когда объектом автоматизации является бизнес-процесс, использование BPM-систем наиболее оправданно. Однако, если стоит задача автоматизировать свободную маршрутизацию документов по компании (без четко определенных алгоритмов обработки) и с невысокой частотой выполнения, в этом случае системы DMS, содержащие функционал Docflow, будут предпочтительней.

Внедрение BPMS тесно связано с внедрением процессного управления в компании, и без ориентации на бизнес-процессы как объекты управления оно будет сложным и малоэффективным. Если компания работает через систему регистрации и росписи документов, то для перехода к управлению бизнес-процессами и использованию BPMS необходимо сначала выделить и стандартизовать основные бизнес-процессы, а уже затем приступать к их автоматизации, что потребует изменений зон полномочий и ответственности в компании.

Основные классы BPMS

Если проанализировать аналитические материалы, то можно увидеть, что аналитики Gartner подразделяют рынок BPM-систем на два больших сегмента. Первый сегмент — это рынок BPM-систем (система-система), и эти решения изначально ориентированы на интеграцию между информационными системами. Они в основном используются для внутренней интеграции бизнес-процессов, проходящих в информационных системах. Примером такой интеграции может быть процесс биллинга в телекоммуникационной компании, где может быть использовано множество информационных систем, функции которых выполняются без участия человека, но при этом системы должны быть интегрированы между собой для «сквозной» автоматизации данного процесса. Второй сегмент рынка BPM-систем — это системы класса BPM (человек-человек), которые в первую очередь предназначены для автоматизации последовательности работ, т.е. бизнес-процессов, выполняемых людьми.

Всего, по мнению аналитиков Gartner, выделяется пять классов BPM-систем:

административные системы, отвечающие за контроль поручений;
средства организации коллективной работы с основным упором на управление документами, что можно отнести к функциональности Docflow;
BPM-компоненты других систем — внутренние workflow-модули в других системах; BPM-системы, предназначенные для интеграции, — системы с функционалом интеграции «система-система»;
самостоятельные BPM-системы, позволяющие решать задачи автоматизации бизнес-процессов, выполняемых людьми.

Следует отметить, что рынок BPMS, несмотря на сильную динамику развития, имеет большое число поставщиков, что, по мнению аналитиков Gartner, приведет в ближайшее время к масштабным слияниям и поглощениям. Разработчики «тяжелых» ERP- и CRM-систем наращивают функционал workflow в своих решениях, и в дополнение к этому системы управления документами Document Management System (DMS) включают покупные или собственные workflow-модули, что в совокупности обусловливает усиление конкуренции на этом рынке и усложнение задачи выбора систем.

Области применения BPMS

В большинстве случаев применение BPMS наиболее эффективно в тех отраслях, где компании изначально имеют процессную организацию деятельности и специфику в логике бизнес-процессов, а также высокую частоту изменений в существующих процессах. Для таких компаний BPMS являются единственным способом автоматизации процессов, так как использование «монолитных» ИТ-решений или собственных разработок, как правило, приводит к тому, что из-за возникающих изменений в бизнесе эти решения быстро перестают удовлетворять новым требованиям.

Банковская отрасль является одним из основных потребителей BPMS. Это связано с особенностями организации front-офисных процессов у каждого банка. Наиболее часто встречающимся примером использования BPMS в банке является автоматизация процессов розничного кредитования. Примерами других банковских бизнес-процессов, для автоматизации которых используются BPMS, могут являться процессы управления запросами об обслуживании клиентов в информационно-справочной службе (изменение адреса, возврат платежей, управление счетом и открытие новых счетов).

Практически весь front-офис банков может быть автоматизирован с применением BPMS, и в дополнение к этому интегрирован с другими информационными системами, используемыми в банке. В компаниях телекоммуникационной отрасли BPMS могут быть использованы для автоматизации процессов, связанных с обработкой запросов множества клиентов. В этих компаниях могут быть автоматизированы также процессы управления инцидентами пользователей (Trouble Ticket) и др.

Для компаний энергетической отрасли наиболее эффективно применение BPMS в процессах, которые связаны с обслуживанием большого числа клиентов. Одним из таких процессов является технологическое присоединение к сети, в рамках которого происходит взаимодействие клиентов компании и нескольких внутренних подразделений. Кроме того, могут быть автоматизированы и другие процессы, например в одной из энергетических компаний была автоматизирована процедура кодирования и утверждения счетов-фактур. Важно отметить, что BPMS может быть применима и для автоматизации вспомогательных бизнес-процессов. Обработка запросов на обслуживание и закупку, управление персоналом, начисление заработной платы, заказ билетов и автомобилей — все эти процессы уже автоматизированы с использованием BPMS, чему имеется подтверждение в виде выполненных проектов.
Система менеджмента качества является еще одной областью использования BPMS, и это связано в первую очередь с процессами управления записями, которые могут быть также автоматизированы. Более того, процедуры контроля качества могут быть встроены в процессы, автоматизированные с помощью BPMS, что избавляет от большого количества рутинной работы. Некоторые компании используют BPMS для управления соответствием требованиям такого закона, как закон Sarbanes-Oxley (SOx), что позволяет создать систему внутреннего контроля, большинство действий в которой выполняется в автоматическом режиме (контрольные процедуры, создание свидетельств контроля и т.д.).

Еще одной обширной областью использования BPMS является государственное управление. Примерами административно-управленческих процессов, автоматизированных с помощью BPMS, могут быть ответы на жалобы граждан, отслеживание административной корреспонденции, выдача лицензий или разрешений и др. Есть примеры использования BPMS в здравоохранении для автоматизации процессов регистрации новых клиентов и в консалтинговых компаниях (включение новых сотрудников в деятельность, разработка коммерческих предложений, согласование договоров, управление персоналом).

Критерии выбора BPMS

От правильного выбора информационной системы класса BPMS существенно зависит ее дальнейшее использование. Однако сегодня большинство решений принимается интуитивно, что часто приводит к разочарованию от результатов автоматизации. При выборе BPMS, как правило, ориентируются только на внешние признаки — количество инсталляций, «громкость» имени и, конечно, стоимость. При этом не уделяется особого внимания ее функциональности и технической реализации, что приводит к ограничениям в дальнейшей работе: отсутствие кросс-платформенности, недостаточная масштабируемость, сложность внесения изменений.

Производя выбор без понимания технических и функциональных параметров BPMS, можно совершить ошибку, которую в дальнейшем исправить без потерь будет невозможно, поэтому необходимо ответить на следующие вопросы: каким образом выбрать информационную систему в зависимости от целей и задач бизнеса и текущего состояния автоматизации; как расставить приоритеты для бизнес-процессов, требующих автоматизации; будет ли эффект от внедрения превышать затраты на приобретение BPMS.

Одним из ключевых этапов выбора BPMS является разработка требований к системе и поставщику. В рамках этих работ определяются наиболее критичные бизнес-процессы, проводится аудит ИТ-инфраструктуры, определяются границы автоматизации и собираются требования от ключевых пользователей компании. Количество данных требований может варьировать в широких пределах, например для крупных компаний оно может составлять около 500, а для небольших около 100.

Для удобства работы с таким количеством требований необходимо их классифицировать по группам: функциональные, технические, стоимостные, к поставщику. Это позволяет применять различные методики нормирования, взвешивания и оценки для каждой группы и добиться максимально качественной оценки соответствия BPMS потребностям компании. Аналитики компании Gartner предлагают обратить внимание на следующие требования при выборе BPMS:

поддержка задач «человек-человек» и удобство интерфейса пользователя
поддержка организационной структуры и ролевых групп
возможность переназначения заданий, оперативного вмешательства в процесс и обработки исключительных ситуаций
возможность управления логикой процесса с рабочего места пользователя; удобство использования и администрирования
присутствие графических средств разработки моделей бизнес-процесса
поддерживаемые архитектуры и стандарты
производительность и масштабируемость; способность обслуживать многочисленные, продолжительные и распределенные процессы
понятный интерфейс настройки и возможность минимального участия ИТ-специалистов во внедрении и поддержке
возможность информирования в реальном времени по отклонениям показателей процесса
поддержка сервис-ориентированной архитектуры (SOA — Service Oriented Architecture)
присутствие шаблонов бизнес-процессов, на основании которых могут быть разработаны новые процессы
невысокая совокупная стоимость владения

Учитывая указанные требования к BPMS в качестве основы и добавляя специализированные требования своей компании, можно получить понимание того, какой должна быть выбираемая BPMS. Далее определяются участники тендера путем сбора информации по существующим BPMS. Сейчас на российском рынке присутствует около 50 крупных поставщиков BPMS, при этом их количество растет из года в год, поэтому необходимо системно подойти к процессу сбора информации.

Информация о BPMS может быть получена в результате анализа открытых источников, на основе которых составляется перечень систем, принимаемых для рассмотрения, а затем с использованием форм (RFI — Request For Information) производится рассылка запроса информации поставщикам. На основании полученных ответов происходит первичный анализ на соответствие требованиям, после чего определяются участники тендера.

После того как участники определены, проводится тендер путем составления и рассылки поставщикам запроса на коммерческое предложение (RFP — Request For Proposal), содержащего полный перечень требований к BPMS. На основании ответа участников происходит оценка коммерческих предложений, при этом рекомендуется также «попробовать», как эти системы будут работать на реальных данных компании. Для этого готовится контрольный пример бизнес-процесса или осуществляется «пилотное» внедрение BPMS на одном процессе. Опыт реализации проектов показал, что выбор BPMS может быть сделан в течение месяца. За это время можно сформировать необходимые и достаточные требования и с учетом их выбрать BPMS и команду внедрения.

Заключение

Переход к процессному управлению может быть постепенным и проводиться через автоматизацию небольших процедур и вспомогательных процессов с использованием BPMS, поэтому, выбирая BPMS, необходимо понимать стратегические преимущества подхода с точки зрения изменения системы управления компанией. Важно отметить, что процессный подход и BPMS позволят применять такие современные подходы, как сервисно-ориентированная архитектура (Service Oriented Architecture — SOA).

Однако основной помехой внедрению BPMS в России является непонимание всех преимуществ процессного управления. Приверженность функциональной схеме управления часто не дает возможности сделать полноценную автоматизацию бизнес-процессов и внедрить процессное управление. Но в то же время усиление конкуренции во многих российских отраслях позволяет надеяться, что задачи совершенствования бизнес-процессов станут насущной потребностью, что вызовет еще больший интерес к BPMS.

А. Коптелов, директор проекта «Контроллинг 24″ Компания IDS Scheer Россия и страны СНГ

» Финансовая газета»

На внедрение любой IT-системы требуется много времени, сил и средств. А когда речь идет о таком глобальном решении, как BPM-система, внимания приходится уделять еще больше.

Нельзя запускать проект, опираясь на возможности наскоро выбранного продукта и обещания вендора, есть масса аспектов, которые нужно обдумать и взвесить. А последствия неправильного выбора и осознание своей ошибки уже во время работы, «на половине пути» может стоить дорого.

При выборе BPM-системы нужно опираться на требования ваших процессов и учитывать возможности по дальнейшему их развитию и улучшению. Надеюсь, что этот обзор поможет быстрее сориентироваться, какая система подходит именно вам, и сделать свой выбор, исходя из ее функциональных особенностей.

Обзор BPM-решений

Рассматриваемые BPM-решения: ELMA BPM Suite , Bizagi BPM Suite и Bonita Open Solution . Все они являются популярными и востребованными. Кроме того, данные решения во многом схожи функционально.

Рассмотрим их главные компоненты:

дизайнер для моделирования бизнес-процессов;
механизм исполнения;
средства контроля и мониторинга выполнения бизнес-процессов;
возможности быстрого изменения бизнес-процессов.

В статье мы рассмотрим реализацию этих возможностей, а также:

пользовательский интерфейс;
стоимость систем;
наличие мобильной версии;
другие критерии.

Моделирование бизнес-процессов

ELMA BPM

ELMA BPM – разработка российской компании ELMA, предназначенная для управления бизнес-процессами.

Моделирование бизнес-процессов в системе ELMA осуществляется в специальном графическом редакторе «Дизайнер ELMA» в нотации BPMN 2.0, которая, к слову, была целиком переведена на русский язык именно специалистами данной компании и доступна для свободного скачивания на сайте ELMA.

После создания графической модели, выбора параметров процесса и определения данных, с которыми работает бизнес-процесс, он публикуется на сервере системы и становится исполнимым в веб-интерфейсе. Каждый запущенный экземпляр бизнес-процесса создает пользователям системы карточки задач, в которых они должны отчитываться о своей деятельности. Карточки, кстати, гибко настраиваются, поэтому с ними удобно работать.

Почти все действия для автоматизации исполнения бизнес-процессов можно сделать мышкой, но иногда приходится прибегать к скриптам. Для реализации наиболее сложных вещей можно использовать сценарии, то есть программирование. Плюс в том, что сценарии создаются на популярном языке C#, так что разобраться в написании скриптом для ELMA не составит труда. И специалистов, знающих этот язык, на рынке предостаточно.

К сожалению, вендоры очень часто вставляют в свой софт какие-то собственные языки, руководствуясь ошибочным представлением, что там работать легче. В итоге получается такая система, под которую найти разработчика просто невозможно. На рынке их может вообще не быть, поэтому остается два варианта – или идти к тому же вендору за помощью (на то он наверняка и рассчитывает), или пытаться вырастить своего специалиста (что, опять же, без привлечения вендора почти нереально).

Поэтому использование популярного языка смело можно назвать большим плюсом системы.
В ELMA поддерживается импорт и экспорт в формат XPDL – это универсальный формат, который позволяет выгружать и загружать модели бизнес-процессов.

Попробовав в качестве эксперимента загрузить в ELMA процесс, ранее нарисованный в Business Studio, убеждаюсь (после небольших доводок), что все работает без каких-либо проблем.

Добавлю, что в системе ELMA реализована отладка процессов и инструменты для их тестирования (верификации). При публикации модели процесса автоматически выполняется верификация синтаксиса – проверка правильности модели и проверка сценариев на наличие ошибок.

Кроме того, в отличие от остальных решений, в ELMA возможна пошаговая отладка процессов, сценариев и пользовательских форм, что экономит массу времени.

Рис. 1. Интерфейс графического редактора «Дизайнер ELMA»

Рис. 2. Форма заполнения заявки (в режиме отладки) в системе ELMA

Процессы в ELMA можно непрерывно улучшать, причем прямо «на ходу», без остановки исполнения. Так что есть возможность учитывать все особенности организации.

Если в системе обнаружены «проблемные» процессы или наметился срыв показателей, то есть два варианта устранения проблемы:
улучшение текущего процесса (постоянные улучшения) с последующей оценкой показателя, или изменение самого показателя процесса.

Возможно, плановое значение изначально задано неверно, и стоит его скорректировать, как и сам процесс.

Также всегда можно вернуться к более ранним версиям и просмотреть историю улучшений бизнес-процесса – система хранит все версии. Вносить изменения в процессы можно даже после внедрения этих процессов в работу. Вы быстро вносите коррективы в структуру процесса и сразу проверяете эффективность изменений на практике.

Следующий участник обзора – Bizagi – тоже отличается своими механизмами исполнения процессов.

Bizagi BPM Suite

Система весьма известная и популярная. Bizagi BPM Suite состоит из компонентов, выполняющих отдельные функции:

Bizagi Process Modeler – дизайнер процессов;
Bizagi Studio - автоматизация процесса;
Bizagi BPM Server - исполнение процесса.

Моделирование бизнес-процессов осуществляется в нотации BPMN. Поддерживается наиболее полный уровень соответствия спецификации BPMN. Но самая сильная сторона продукта – красочный графический редактор.

«Рисовать» простые схемы удобно, но как только увеличивается их сложность, так возникают трудности, например могут быть потеряны описания событий и потоков, либо объекты при копировании «приклеиваются» друг к другу, и в таком случае помогает только загрузка предыдущей версии схемы.

Есть возможность коллективного проектирования. Готовая модель процесса загружается в Bizagi Studio, где можно определить всю информацию, нужную для автоматизации процесса. Этот же модуль позволяет интегрировать систему с прочими корпоративными приложениями. Автоматизация процессов осуществляется в графических интерфейсах, необходимость программирования есть только при спецификации скриптовых задач.

Далее автоматизированный процесс загружается на сервер, где происходит его дальнейшее исполнение. Эта процедура несложная в том случае, если вы хорошо ознакомились с документацией. Сходу догадаться о многих нюансах непросто.

В веб-интерфейсе выполняются пользовательские задачи и производится контроль исполнения процесса. Система создает подробные отчёты по процессу в целом и отдельно по каждой задаче. Отчёты доступны в веб-интерфейсе.

Внесенные изменения процесса в модуле Studio немедленно отражаются на сервере, и все запущенные экземпляры процесса начинают работать по новой модели, без остановок.

Bizagi дает возможность обмена моделями между приложениями, поддерживается импорт и экспорт в форматы XPDL и MS Visio.

Рис. 3. Моделирование процессов в Bizagi BPM Suite

Затрудняет работу необходимость постоянного переключения между окнами редакторов, при таком количестве окон требуется постоянная смена фокуса внимания. Это все очень сложно, особенно, для человека, впервые открывшего систему.

Важно учесть, что Bizagi BPM Suite испанская разработка, и в России у компании нет официального представительства. Это довольно серьезный недостаток, ведь когда вендор находится в другом государстве, тяжело внедрять его продукт.

Bonita Open Solution

Bonita Open Solution – французский вендор. Представительства в РФ, как и у предыдущего решения, нет. Не так давно, по некоторым данным, была переведена только пользовательская часть системы, в целом, российской локализации нет.

В opensource-версии системы отсутствуют средства мониторинга процессов. В свою очередь, в коммерческом варианте системы они есть. Решение состоит из трёх основных компонентов, разделенных по назначению:

Studio - моделирование и автоматизация бизнес-процессов;
Execution Engine - исполнение бизнес-процессов;
User Experience - интерфейс для работы пользователя с его процессами.

Моделирование процессов Bonita Open Solution происходит в нотации BPMN. Поддержка нотации довольно полная. Решение поддерживает импорт диаграмм из формата XPDL, но без возможности экспорта в него. Также нет и поддержки BPEL.

Моделирование и автоматизация процесса в Bonita Studio производится в одном окне, что очень удобно. Выбор данных и участников, генерация интерфейсов к этапам процесса производится в том же окне, что и создание графической модели. Нет необходимости постоянно переключаться между окнами редакторов, это ускоряет разработку процесса.

Рис. 4. Моделирование бизнес-процессов в Bonita Studio

Интеграция с другими корпоративными приложениями

ELMA BPM

Одно из неоспоримых преимуществ BPM-систем – возможность интеграции с различными программными решениями. Они позволяют увеличить гибкость создаваемых моделей бизнес-процессов. В частности, применяется SOA – Сервис-ориентированная архитектура, позволяющая легко интегрировать модели бизнес-процессов в другие приложения.

В системе ELMA есть средства интеграции с основными корпоративными приложениями (SOA, CRM, почтовые сервисы, оповещения на почту и по sms). Для российских пользователей плюс системы состоит в тесной интеграции с «1С: Предприятие». У системы богатая поддержка работы с веб-сервисами, что полностью задокументировано разработчиком. Поэтому интегрировать ELMA с любой внешней системой не составляет труда. Кроме того, есть поддержка работы с сервисной шиной (ESB) и интеграция с шинами передачи данных на уровне моделирования бизнес-процессов (JMS, MSMQ). Портлеты ELMA встраиваются в корпоративные Порталы: SharePoint, Bitrix.

Bizagi BPM Suite

Стоит отметить гибкие возможности BizAgi BPM Suite по интеграции с внешними системами и приложениями. Эти возможности позволяют связать процессы с любой другой системой. Такие возможности конфигурации включают в себя различные механизмы на уровне интеграции данных и на уровне процессов. Поддерживаются следующие виды интеграций:

с внешними источниками данных;
с сервером электронной почты (оповещения);
с ECM (и системами электронного документооборота);
с иными IT-системами;
возможность ссылаться на внешние сети.

Bonita Open Solution

BOS может взаимодействовать с большим количеством приложений и сервисов с помощью программных соединителей – коннекторов. Поддерживаются базы данных, почтовая служба, веб-сервисы и др. Коннекторы позволяют системе подключаться к внешним базам данных (к примеру, данные справочников, информация о заказах или клиентах), а также получать информацию из внешних систем в интерфейс процесса и записывать данные во внешние системы по результатам исполненного процесса.

Интерфейс

ELMA BPM

Интерфейс системы в целом удобный, простой и понятный. Это касается всех ее компонентов. К ней легко адаптироваться, потому что интерфейс Внутреннего Портала одинаковый для работы со всеми приложениями системы. Его можно легко сделать очень простым и удобным для конечных пользователей. Любая информация может отображаться в красивом и понятном формате.

Рис. 5. Создание заявки в интерфейсе системы ELMA 3.5

Настраиваются и формы задач, и документов, и карточек произвольных объектов. Для разных групп пользователей система может выглядеть по-разному. Есть конструктор форм, который работает без дополнительной верстки html-страниц.

В интерфейсе портала можно работать с мобильных устройств (смартфонов и планшетов). Кроме того, в интерфейсе возможно настроить аналитику и другие функции портала.

Bizagi BPM Suite

Пользовательский интерфейс Bizagi BPM Suite представляет собой набор настраиваемых форм, которые привязываются к операциям бизнес-процесса и отображаются для получения и ввода данных при выполнении соответствующей операции.

Часто систему позиционируют как имеющую простой и интуитивно понятный интерфейс, но мне сложно с этим согласиться, да и в интернете есть много высказываний о том, что настройка интерфейсов сопровождается сложностями (в основном это низкое быстродействие, трудности с выделением и перемещением объектов, добавлением подписей и др.) Нет как таковой настройки портала, внешнего вида главных страниц, как, например, это реализовано в ELMA. Конструктор экранных форм Bizagi подходит для быстрого создания и ввода данных в рамках процесса, но с ограниченной сложностью презентационной логики. На более сложные задачи уходит больше времени и сил.

Рис. 6. Интерфейс системы Bizagi

Bonita Open Solution

Продукт имеет удобный графический интерфейс для моделирования бизнес-процессов. Можно моделировать бизнес-процессы и создавать собственный интерфейс. В Bonita Studio встроен графический конструктор экранных форм Bonita Form Builder, он позволяет создавать веб-интерфейсы для работы с бизнес-процессами.

С помощью конструктора Bonita Form Builder возможно изменять внешний вид интерфейса для конечного пользователя. Bonita Portal позволяет протестировать разработанный бизнес-процесс в веб-интерфейсе, настроить права доступа пользователей к процессам. В веб-интерфейсе портала пользователи получают задачи и работают с экранными формами, разработанными в Bonita Form Builder, также интерфейс портала доступен пользователям с мобильных устройств (смартфонов и планшетов). Дополнительно в интерфейсе возможно настроить аналитику и другие полезные функции портала.

Рис. 7. Интерфейс Bonita Studio

Недостатки систем

ELMA

Нотация BPMN 2.0 русифицирована, и русские названия элементов модели процесса значительно облегчают общение с бизнес-пользователями, но соответствие нотации у ELMA BPM менее полное, чем у Bizagi. Разработчики ELMA сконцентрировались только на тех элементах, которые реально можно автоматизировать, а поддержка неисполнимых элементов довольно слабая.

При этом всё актуальнее для компаний становится вопрос реализации нотации BPMN, поскольку неполная ее поддержка может затруднять пользователю разработку модели процесса. Графический редактор системы довольно тяжелый. Если нужно просто сделать что-то неисполнимое, приходится ставить большую тяжелую систему, ждать пока запустится сервер, все это требует времени.

Bizagi BPM Suite

У Bizagi тяжелый интерфейс. Конечно, удобно рисовать процессы, но со всем остальным дела обстоят хуже. Тяжело адаптироваться к системе. Нет средств верификации процессов, это при том, что система позволяет моделировать весьма сложные процессы, которые требуют проверки. Нет и возможности симуляции бизнес-процессов, поэтому увидеть, как процесс исполняется, можно лишь исполнив его.

Процедура запуска процессов в работу в целом более сложная. Для этого требуются квалифицированные специалисты. В лучшем случае этим занимаются специалисты вендора, который находится как правило в существенном удалении. Партнеров, которые находятся в России и смогут помочь, крайне мало, и их квалификация зачастую вызывает сомнения.

Bonita Open Solution

Нет средств статической верификации процессов (доступна их симуляция с различными параметрами и формированием отчётов по результатам).

Недостатком BOS также является отсутствие поддержки динамического изменения бизнес-процесса, затрудняющее оптимизацию процессов. Данное упущение является существенным для BPM-системы, поскольку после запуска системы в работу любое изменение намного сложнее реализовать. Возможность изменения процесса во время его исполнения входит в число ключевых концепций BPM.

Пользователи отмечают сложности с использованием русского языка в системе. Если название процесса написать русскими символами, он не находится при запуске в отдельном окне. Нельзя прописать по-русски и элементы процесса, поскольку может возникнуть конфликт имен при совпадении количества символов в пределах процесса. Все имена в таком случае переводятся на английский язык и символы заменяются на «нижнее подчеркивание». Цветовая гамма – красный, черный, белый… И вообще, внешний вид системы какой-то агрессивный. Думаю, это очень сильно утомляет, к тому же нельзя быстро его перенастроить.

Стоимость систем

ELMA

Есть бесплатная версия на пять рабочих мест. Также вендор предлагает коммерческие версии: легковесную Экспресс-версию на бесплатном СУБД Firebird. В качестве базовой предлагается «Стандарт» версия на MS SQL. Версия Стандарт стоит примерно в полтора раза дороже «Экспресса».

Стоимость лицензии – менее 10 тысяч за 1 рабочее место. А в случае с версией «Экспресс» - значительно ниже.
Также ELMA предлагает корпоративную версию, которая поддерживает кластерную архитектуру для обеспечения высокой производительности в больших организациях. Данная версия работает как на корпоративной версии MS SQL, так и на Oracle. Цены на корпоративную версию на сайте разработчика найти не удалось.

Bizagi BPM Suite

Система доступна в двух вариантах:

Enterprise Edition . Корпоративные решения BizAgi BPMS разработаны для крупных предприятий. Они обеспечивают все функции, необходимые в большом количестве BPM проектов. В системе могут работать от сотен до тысяч пользователей.

Xpress-издание – BizAgi BPMS Xpress – сравнительно недорогое решение для малых и средних предприятий. Позволит оценить преимущества BPM небольших (пробных) проектах, прежде чем начать работу со всеми функциями BPM. BizAgi BPMS Xpress может одновременно использовать максимум только 50 пользователей.

Стоимость лицензий – около 100$ за одного пользователя.

Bizagi Process Modeler – дизайнер бизнес-процессов распространяется бесплатно.

Bonita Open Solution

Решения системы – Bonita Portal, Bonita Studio и Bonita Engine платные, на официальном сайте есть подробное описание всех модулей, но нет информации по их стоимости. Есть бесплатная Opensource-версия.

Выводы

Все три рассмотренные системы достаточно близки функционально и нельзя сказать, что какая-то намного лучше или хуже другой. У каждой из них есть свои недостатки и преимущества. Например, отладка бизнес-процессов есть только у ELMA, а в остальных системах данный механизм не реализуется.

За красотой интерфейса в ряде систем скрывается неудобная настройка. Усложняет внедрение BPM-решений и территориальная удаленность вендоров. Что же касается функциональных возможностей, здесь во многих вопросах, конечно, Bizagi держит уверенное первенство. Но, что особенно приятно, отечественная разработка – ELMA BPM уже не только может поравняться силами со своими западными коллегами, но и в чем-то их превзойти.

Теги: Добавить метки

Быть отлаженным, прозрачным и гибким – сегодняшнее требование к любому бизнесу. А чтобы его таким сделать, в большинстве случаев требуется трансформация.

Интересно при этом, что в английском языке слово «transformation» предполагает не постепенные, а резкие изменения. Поэтому цифровая трансформация бизнеса в основном означает, что нужно не просто где-то что-то «подкрутить», а полностью пересмотреть и принципы, на которых строится бизнес, и то, как он выстроен.

Наиболее прогрессивным с точки зрения предоставляемых возможностей сегодня можно назвать процессный подход к управлению бизнесом и , как инструмент для реализации данного подхода.

Что такое BPM и BPMS?

Концепция BPM (Business Process Management) – органичное сочетание процессной методологии управления предприятием и технологий для её реализации. Проще говоря, BPM отвечает на все вопросы касательно исполняемой работы – где, когда, зачем и как исполняется работа и кто отвечает за ее выполнение.

BPMS (Business Process Management System) - ПО для поддержки концепции BPM. BPM-системы отличаются от других систем, в частности ERP и систем электронного документооборота, тем, что сфокусированы на бизнес-процессах, не привязываясь при этом к документации или работе конкретных специалистов.

Бизнес-процессом можно назвать, например, всю последовательной действий от получения заказа до доставки клиенту заказанной продукции. Как видим, BPM-системы предполагают максимально широкое мышление, не зацикленное на работе определённого отдела предприятия или создании электронного документа. Всё это входит в бизнес-процесс, но имеет для него второстепенное значение. Если BPM-система, с которой работает предприятие, привязана к второстепенному, то есть риск, что самое главное – сами бизнес-процессы и потребности клиентов – останутся незамеченными.

Ключевые достоинства BPM-систем

BPM-системы способны обеспечивать непрерывный мониторинг всех бизнес-процессов, происходящих в компании, а также поиск проблем и их возможных решений.

Структура BPM-систем такова, что позволяет «вести» каждый отдельный процесс от момента его начала до логического завершения.

Например, если клиент А прислал заявку, то его заявка не может потеряться: в каждый момент времени она будет находиться на определённом этапе активного цикла до самого момента её завершения.

Мониторинг означает, что у руководства всегда имеется возможность всегда видеть и контролировать:

На какой стадии выполнения находится процесс.
Кто из сотрудников ответственен за данную задачу.
Как долго процесс «висит» именно на этом этапе.

Самая главная возможность, которую предоставляют BPM-системы – это возможность видеть одновременно все актуальные задачи, стоящие перед компанией, при этом имеется возможность классифицировать их разными способами: задачи, исходящие от клиентов; задачи по развитию бизнеса; задачи по решению текущих проблем предприятия.

Суммарно BPMS помогает в том, чтобы не терять никаких бизнес-процессов и не допускать их «зависания», а всё время контролировать, как они продвигаются.

Не менее важной функцией BPM-систем можно назвать создание единой информационной базы, куда заносятся все данные, касающиеся работы компании, и предоставляются всем сотрудникам, с учётом их уровней доступа. Это позволяет значительно ускорить большинство бизнес-процессов, включая тот же документооборот и даже простой обмен информацией между сотрудниками.

Наконец, внедрение BPMS во всех случаях предполагает создание регламента действий, по которому будет проходить обработка бизнес-процесса. Например: менеджер принимает по телефону звонок клиента, которому нужна техника; перенаправляет клиента на консультанта по подбору; после выбора конкретной модели техники заказ направляется на склад; в случае отсутствия нужной модели информация поступает в производственный цех; и так далее.

При этом отдельные отрасли деятельности легко поддаются такой регламентации, другие (связанные с творчеством) в меньшей мере. Но плюс BPM-систем состоит именно в том, что они, благодаря своей гибкости, позволяют регламентировать даже те отрасли, которые, на первый взгляд, с трудом этому подвержены.

Поиск проблем и возможных решений

Помимо обеспечения текущей деятельности предприятия в соответствии с регламентом бизнес-процессов, постоянной функцией систем BPM является поиск проблем и «узких мест бизнеса». К ним могут относиться, например, избыточные или ненужные процессы, которые тратят ресурсы компании, но не приносят ощутимой пользы, в то время как перестройка регламента могла бы помочь эту проблему снять. Также бывает так, что чаще всего отдельная группа бизнес-процессов замедляется на конкретном этапе или конкретном сотруднике. Зная это, можно разобрать ситуацию и выработать решения, которые помогут преодолеть существующие трудности.

Может показаться, что это всё довольно просто, но именно BPMS часто становится хорошей возможностью найти такие «узкие места» в деятельности компании. Порой такие места находятся на стыке работы разных подразделений и отделов компании, и в то время как каждое из них работает безупречно, в сумме появляются проблемы.

Поскольку BPM-системы позволяют окинуть работу предприятия «широким взглядом» и увидеть на практике, где имеются проблемы, то внедрение BPMS действительно может стать хорошим шансом для того, чтобы оптимизировать работу предприятия.

Анализ в BPMS

В структуре BPM-систем огромное место занимает анализ. Благодаря им появляется возможность проанализировать множество показателей:

Какие бизнес-процессы наиболее распространены.
Сколько времени в среднем занимает один бизнес-процесс и каждый его этап.
Кто из сотрудников обрабатывает свои задачи быстрее всего, кто наоборот.
Сколько задач обработал каждый сотрудник в течение дня, недели, месяца.
Где чаще всего возникают трудности.

Такой анализ предоставляет действительно много возможностей для того, чтобы всё оптимизировать. Например, вычислить сотрудников, которые обрабатывают небольшое количество задач, и перевести на них дополнительные, а также разобраться с причинами медленной и неудовлетворительной работы отдельных людей. Сотрудник может работать на устаревшем ПО или не до конца разбираться в новых функциях. Тогда небольшая модернизация программ или короткий курс обучения может оказаться крайне эффективным средством, чтобы устранить несколько «узких мест» и серьёзно ускорить протекание бизнес-процессов.

Пользователи часто как раз и ценят BPMS за то, что удаётся решить проблемы с относительно небольшими затратами. Например, установить новое дорогое ПО только на компьютеры тех сотрудников, которые действительно обслуживают важнейшие этапы бизнес-процессов и имеют большую загрузку, вместо того чтобы модернизировать весь отдел из полусотни машин.

Структура BPM-систем

Те функции, о которых мы рассказали выше, определяют и структуру каждой BPMS.

Инструменты для создания регламента (набора правил).
Специальные модули для интеграции решений в существующую среду.
Инструменты для формирования документов.
Модули, отвечающие за анализ и мониторинг.

В большинстве случаев внедрение BPMS предполагает использование сразу всех этих составляющих, потому что это в максимальной степени помогает обеспечить успех.

Три варианта внедрения систем BPM

Чтобы добиться успеха в проекте внедрения, потребуется не только закупить ПО, но и тщательно продумать схемы, по которым проходят бизнес-процессы на предприятии, а также обеспечить готовность сотрудников к необходимым изменениям их работы. Как мы помним, слово «трансформация» подразумевает значительное изменение, и готовностью сотрудников нельзя пренебрегать.

Практически во всех случаях внедрение BPMS проходит по одному из трёх путей.

1. Разработка собственными силами или заказ у подрядчика

Сегодня такой подход для внедрения систем BPM используют редко, его можно отнести к устаревшим. Всё дело в том, что поменялась логика рынка: если несколько лет назад разработчики ПО убеждали клиентов в необходимости использовать новые решения, то теперь сами клиенты настойчиво ждут от разработчиков решений.

Именно поэтому самый распространённый сегодня подход – это обратиться к разработчику (интегратору) с вопросом о том, какие решения стоит использовать данной конкретной фирме, чтобы добиться нужного результата.

2. Внедрение интегратором с последующей кастомизацией

Этот путь на сегодняшний день наиболее распространённый. Если компания пошла по данному пути, то привлекается интегратор, специализирующийся именно на внедрении BPM-систем, а зачастую и разрабатывающий их.

Плюсом работы с интегратором можно назвать то, что он практически всё делает сам, компании остаётся только начать работать по новым принципам. Но это же можно назвать и самым главным недостатком. Кастомизация (адаптация систем под конкретно данное предприятие) зачастую оказывается очень ограниченной. По больше же части, всем сотрудникам приходится приспосабливаться к тем условиям работы, которые возникли после трансформации. И хорошо ещё, если она сама была обговорена с персоналом, который понял и признал её необходимость, а не проводилась императивно по указке «сверху».

Кстати, данный вариант внедрения BPMS часто предполагает зависимость от интегратора: в будущем для решения даже самых малых задач приходится выходить с ним на связь, составлять список желаемых изменений и ждать, когда они будут готовы, а затем использовать их для модернизации ПО. Это неудобно, долго и часто вызывает необходимость переплачивать интегратору, однако без него порой оказывается невозможным сделать с BPM-системой что-либо вообще.

3. Самостоятельная разработка BPM на базе Low-code платформы

Данный вариант подразумевает, что компания также обходится без участия интеграторов/разработчиков, или сводит такое участие к минимуму.

Да, действительно: это очень похоже на самостоятельную разработку в части того, что можно наделить ПО нужным набором функций. Однако «построение» этого решения ведётся на базе специализированной платформы – современной, интеллектуальной и гибкой – преимущественно силами бизнес-аналитиков компании, без навыков программирования.

Ключевые достоинства BPM-системы на базе Low-code платформы от Comindware

Платформа от Comindware воплощает в себе все возможности платформ класс Low-code.

В первую очередь, она предполагает минимум кода и максимум графической разработки. Почти все те настройки, которые могут потребоваться пользователям, вносятся через пользовательский интерфейс с помощью мыши и клавиатуры.

Дополнительные преимущества данной платформы:

Простое обновление без остановки работы.
Возможность активно использовать «облако».
Простое социальное взаимодействие сотрудников.
Возможность подключать и отключать функции по мере необходимости.

И самое главное: внедрив BPM-систему на базе платформы от Comindware, её можно сначала использовать для цифровой трансформации одного или нескольких отделов компании, чтобы оценить результат и подготовиться к более масштабному развёртыванию на уровне предприятия или холдинга. Это позволяет избежать ненужной «революционности» и чрезмерных потрясений при резкой смене принципов работы.

Закажите демо-презентацию Low-code платформы от Comindware, чтобы самостоятельно убедиться, насколько она полнофункциональная и удобная.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.