Данная система разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.
Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.
Система реализована на платформе LotusNotes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды LotusNotes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т.д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.
1.1. Назначение системы «босс-Референт»Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.
Главными результатами внедрения системы являются :
Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.
Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.
Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.
Преимущества системы БОСС-Референт
Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
Простота освоения пользователями.
Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.
Функциональность системы
Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:
Документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
Контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
Работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.
Автоматизируемые функции
Документационное обеспечение принятия решений:
Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями. Регламент - документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).
Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
Работа с версиями и редакциями документов.
Обработка входящих и исходящих документов:
Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам. Резолюция (лат. resolution - решение, разрешение) - решение, принятое должностным лицом или совещательным органом, международной организацией.
Поддержка сложных регистрационных номеров.
Обеспечение работы нескольких канцелярий.
Контроль исполнительской дисциплины.
Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.
Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.
Контроль сроков и работ по выполнению поручений.
Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов. Мониторинг - процесс наблюдения и регистрации данных о каком либо объекте на неразрывно примыкающих друг к другу интервалах времени, в течение которых значения данных существенно не изменяются.
Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.
Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.
Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.
Функциональная структура системы БОСС-Референт
Системы сканирования и распознавания текста
Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). FineReader - система оптического распознавания символов, разработанная российской компанией ABBYY . CuneiForm (англ. cuneiform кьюниформ - клинопись), Cognitive OpenOCR - свободно распространяемая открытая система оптического распознавания текстов российской компании Cognitive Technologies. Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему. Интеграция - восстановление, восполнение, сплочение, объединение политических, экономических, государственных и общественных структур в рамках региона, страны, мира.
БОСС-Референт предлагает три варианта использования средств сканирования в системах электронного документооборота и автоматизации делопроизводства:
Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов
Использование сетевых сканеров для рабочих групп
Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.
Arabic Bulgarian Chinese Croatian Czech Danish Dutch English Estonian Finnish French German Greek Hebrew Hindi Hungarian Icelandic Indonesian Italian Japanese Korean Latvian Lithuanian Malagasy Norwegian Persian Polish Portuguese Romanian Russian Serbian Slovak Slovenian Spanish Swedish Thai Turkish Vietnamese
definition - БОСС-Референт БОСС-РеферентМатериал из Википедии - свободной энциклопедииСистема БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25 %, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).
На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.
Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.
Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.
Какие управленческие задачи помогает решать СЭД БОСС-Референт- организовать эффективную работу с договорами;
- сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
- автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
- обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
- повысить эффективность работы с заявками;
- реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;
- наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.
В органах власти:
- повышение качества оказания государственных услуг;
- улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;
- повышение прозрачности и открытости деятельности;
- снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
- создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).
Для коммерческих компаний:
- повышение управляемости;
- оперативное реагирование на изменения;
- увеличение конкурентоспособности компании на рынке.
Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.
Автоматизируемые процессыСистема БОСС-Референт предназначена для автоматизации документооборота и управленческих процессов.
Система включает функциональные возможности, позволяющие реализовать:
Поддержку процессов согласования
- дает возможность использования типовых и создания специализированных процессов;
- предусматривает возможность изменения перечня согласующих, типа и сроков согласования;
- позволяет вести контроль процесса согласования;
- обеспечивает информацию о версиях документов и истории согласования.
Контроль исполнения поручений
- обеспечивает учет всех выданных поручений;
- позволяет отслеживать своевременность выполнения поручений и загрузку специалистов;
- формирует статистику по выполнению поручений и отработке документов.
Работу с входящей и исходящей корреспонденцией
- обеспечивает регистрацию корреспонденции, поступающей в различных видах;
- поддерживает регистрационные номера любой сложности;
- позволяет связывать документы между собой;
- дает возможность накладывать резолюции и готовить проекты резолюций;
- обеспечивает работу нескольких канцелярий в рамках единого информационного пространства.
Более подробно о возможности системы можно узнать на сайте производителя.
ПреимуществаСЭД БОСС-Референт обладает рядом уникальных коммерческих и технологических преимуществ, которые обеспечивают системе лидерство на российском рынке решений для управления документами.
Система отвечает потребностям как крупных, так и небольших организаций любых отраслей, позволяет органам государственной власти создавать комплексные информационные системы, включающие ЭАРы, порталы, юридически значимый документооборот, архив.
Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения:
Удобный интерфейсСЭД БОСС-Референт предназначена для повышения эффективности работы организации в целом, и ее сотрудников в частности. Немаловажным фактором, влияющим на то, как быстро включаются сотрудники в работу с новым приложением, насколько оперативно реализуются в системе электронного документооборота типовые операции, является то, что называют usability - пользовательский интерфейс, ориентированный на обеспечение максимального психологического и эстетического удобства работы пользователя с приложением. БОСС-Референт удобен и прост в использовании
Интерфейс системы БОСС-Референт на сегодняшний день является интуитивно понятным рядовым пользователям и одним из наиболее удобных в работе среди аналогичных систем.
«Ежедневник» и «Визитница»
Начиная с версии 3.2.1, в системе реализована стартовая страница, на которой разместились предметы, постоянно используемые в работе - ежедневник и визитница.
Концептуально стартовая страница представляет собой индивидуальное автоматизированное рабочее место (АРМ). Это значит, что каждый пользователь может настроить компоненты страницы так, чтоб ему было удобно работать, а основные инструменты системы были бы всегда «под рукой».
Только нужная информация
Интерфейс системы БОСС-Референт сделан так, чтобы различные группы пользователей могли работать быстрее и с большим удобством: им предоставляются только те инструменты и данные, которые нужны.
Пользователей можно условно разделить на следующие группы в соответствии с теми задачами, которые им приходится решать при работе с системой:
- исполнители - заполняют карточки документов, отправляют документы на согласование, подписание, следят за ходом движения документов, отчитываются по поручениям руководства;
- руководители - выносят решения по документам (согласуют и подписывают документы), контролируют выполнение поручений;
- делопроизводители - принимают, регистрируют, отправляют документы, осуществляют контроль исполнительской дисциплины.
Для каждой группы пользователей интерфейс даже одного и того же документа будет разным.
Полноценный web-доступБОСС-Референт имеет полнофункциональную web-версию, поддерживающую все пользовательские функции. Таким образом, с СЭД БОСС-Референт возможна полноценная работа пользователей как в клиенте Lotus Notes, так и через web-браузер.
Удобство для пользователей
Работа с СЭД БОСС-Референт под web практически не отличается от работы в клиенте Lotus Notes.
Интерфейс обеих версий идентичен - инструменты, карточки документов, принципы навигации по системе одинаковы. Если пользователь работает с обеими версиями, например, в офисе для доступа используется клиент Lotus, а для доступа из дома - web-браузер, то ему не потребуется изучать правила работы с каждой из версий - для обеих версий они идентичны.
Когда использование web-доступа к системе уместно?
Для организации будет правильнее работать с БОСС-Референтом, через web-интерфейс при следующих условиях:
- когда в организации как корпоративный стандарт принят почтовый клиент, отличный от Lotus, заменять его, безусловно, не целесообразно, а работу с документами можно реализовать через интернет-версию системы;
- когда среди пользователей СЭД существенную часть составляют мобильные пользователи, для которых удобнее имеет доступ к системе из любой точки, оборудованной доступом к интернету;
- если политика организации в области информационных технологий предполагает использование приложений, доступных через web-интерфейс везде, где это возможно;
- если в организации имеется очень большое количество пользователей в территориально удаленных офисах, использование web-версии позволяет ускорить внедрение СЭД и снизить стоимость проекта.
Технические особенности
Для настройки web-доступа к системе БОСС-Референт не требуется дополнительный сервер: возможность работы пользователей c web-версией реализуется путем дополнительной настройки Lotus Domino-сервера. Этот же сервер используется и для поддержки пользователей, работающих в клиенте Lotus.
Аутентификация пользователей системы при работе под web реализуется одним из трех способов:
- средствами Lotus Domino (единственно возможный вариант для пользователей, совмещающих работу через web и «толстого» клиента);
- через Active Directory (возможно использование компонента Winlogon);
- с помощью LDAP-совместимого каталога.
Уведомления, поступающие в почту пользователей, при работе под web имеют вид html-ссылок (вместо Lotus-ссылок, используемых при работе в почтовом клиенте Lotus).
Для использования web-доступа не требуется скачивание элементов ActivX и Java-апплетов. После открытия пользователю возможности работы под web, он просто входит по указанной администратором ссылке, проходит аутентификацию, после чего может сразу работать с полноценной версией системы.
Быстрая автоматизация процессовЧто нужно, чтобы внедрить СЭД быстро? Для этого необходимо настроить в системе процессы (регламенты) работы с документами в короткие сроки.
Поэтому БОСС-Референт поставляется с комплектом преднастроенных процессов работы с типовыми документами, которые требуется только настроить под конкретного заказчика. Также система содержит элементы конструктора, предназначенные для того, чтобы в короткие сроки построить из «кубиков» процессы обработки специализированных документов (такие, как, например, процесс согласования заявки на кредит). Это позволяет существенно сократить время внедрения и адаптации системы под требования заказчика.
В любой организации существуют правила работы с документами, которые могут быть зафиксированы или нет в виде регламента (или положения), и должны учитываться при автоматизации бизнеса. Регламент определяет, что происходит с документом на разных этапах его жизненного цикла. При внедрении системы автоматизации управления регламент реализуется в виде электронного административного регламента (ЭАРа). В СЭД БОСС-Референт электронный регламент называется «процессом принятия решений» (например, «процесс принятия решения по договору» или «процесс принятия решения по служебной записке»).
Элементы любого «Процесса принятия решения» (регламента)
«Процесс принятие решения» формируется из карточки документа и маршрута движения документа.
Карточка документа - это экранная форма, которая настраивается администратором и содержит атрибуты документа и сам документ в виде отсканированного электронного образа или проекта документа, например, в формате Microsoft Word.
Маршрут документа - это последовательность стадий обработки документа, которая настраивается для типов документов администратором системы. Маршрут может включать следующие стадии обработки документов:
- подготовка;
- согласование;
- подписание;
- утверждение;
- регистрация;
- исполнение;
- передача в архив.
Стадия «согласование» может состоять из одного или нескольких этапов. Каждый этап создается с помощью одного из следующих блоков согласования:
- параллельное;
- последовательное;
- с переходами по условиям.
Настройка «Процессов принятия решения» (регламентов)
Весь поток обрабатываемых любой организацией документов можно разделить условно на документы, которые являются типичными для подавляющего большинства организаций, и специализированные документы, как правило, производственного характера (в банках - это кредитные заявки, в консалтинговых компаниях - отчеты, и т. д.).
БОСС-Референт содержит преднастроенные процессы работы с типовыми документами, а также позволяет собирать специализированные процессы из встроенных в систему «кубиков» конструктора.
Настройка типовых процессов
В базовую версию системы БОСС-Референт включены 5 преднастроенных «Процессов принятия решений» для типовых документов (используемых в подавляющем большинстве организаций):
- договоров;
- организационно-распорядительных документов;
- проектов исходящих документов;
- служебных записок;
- заявок.
Для этих процессов в системе БОСС-Референт реализованы типовые маршруты движения документов и типовые карточки документов. Встроенные процессы являются универсальными и могут быть изменены администратором с помощью простых настроек.
Структура карточки любого из 5 типовых процессов настраивается силами администратора системы. Часть полей при этом можно сделать заполняемыми по умолчанию, часть полей может заполняться с использованием справочников системы.
Маршруты для преднастроенных процессов уже заданы в системе и состоят из описанных выше этапов обработки документа и блоков согласования. Администратор системы может настроить процесс согласования, используя блоки согласования, а также определить сотрудников, участвующих в согласовании, подписании, утверждении документов.
Создание специализированных процессов
Для компаний, использующих специализированные документы (например, кредитные заявки) в БОСС-Референте, предусмотрена возможность быстрого конструирования необходимых специализированных маршрутов и карточек документов.
Создание специализированного маршрута осуществляется средствами Lotus Workflow Architeсt из заложенных в систему стандартных этапов обработки документов и блоков согласования (описаны выше).
Чтобы создать для специализированных документов карточки, включающие любой необходимый состав полей, используются средства Lotus Domino Designer.
После создания карточки и маршрута осуществляется настройка процесса, так же, как это выполняется для типовых процессов.
Оптимально для распределенной средыБОСС-Референт является одним из лучших среди представленных на российском рынке решений для организации эффективного документооборота в организациях, имеющих территориально распределенную структуру, что доказано рядом успешных проектов, в том числе:
- На платформе БОСС-Референт построена крупнейшая в России СЭД - количество пользователей системы электронного документооборота в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) превышает 85 000, система внедрена в территориальных органах ФНС всех субъектов РФ, работа система обеспечивается более чем 350-ю серверами;
- Крупнейшая в коммерческом секторе СЭД создана на БОСС-Референте в компании МТС - система объединяет в единое информационное пространство более 25 000 сотрудников из подразделений компании в России и ряде стран СНГ, а ее работа поддерживается более чем 100 серверами.
Эффективность работы системы электронного документооборота в распределенной среде зависит от того, насколько правильно организована доставка документов пользователям, находящимся на отдалении друг от друга. То есть все пользователи, работающие в СЭД, независимо от места их расположения, должны иметь доступ ко всем необходимым для их работы документам. В БОСС-Референте все функции системы реализованы так, чтоб они могли корректно работать в условиях территориальной распределенности.
Для работы в распределенной среде система БОСС-Референт использует все преимущества платформы Lotus Domino, а также собственный транспортный механизм. С их помощью в системе обеспечиваются следующие возможности:
- Реализуется принцип «электронный документ доставляется только туда, где он нужен пользователям для работы». Это значит, что если с документом работают в центральном офисе компании и одном из ее филиалов, то документ должен находиться на этих двух площадках, и нигде более;
- При передаче документа (например, находящегося на согласовании) на другую площадку, вместе с ним отправляются все сопутствующие документы;
- Доставка документов, поручений и данных осуществляется пакетом и происходит практически мгновенно. При этом нет потребности в выполнении сложных настроек прав серверов и репликации;
- Транспортный механизм БОСС-Референта имеет функцию гарантированной доставки пакетов документов - если пакет не доставлен полностью, то система осуществляет повторную отправку, а в случае невозможности доставить пакет информирует администратора. Чтобы выяснить причины сбоя в доставке, администратор может воспользоваться инструментом для диагностики процессов транспортировки данных;
Администрирование системы БОСС-Референт, работающей в распределенной среде, столь же простое, как и администрирование одной площадки. При этом администрирование отдаленных офисов возможно из единой точки, например, из центрального офиса. Так обновление системы до нового релиза происходит на всех площадках СЭД МТС за одну ночь, и осуществляется администраторами из центрального офиса компании;
- Функция поддержки переезда пользователей позволяет решить задачу с перемещением пользователей и их документов с одной площадки на другую. После перевода пользователя, например, из филиала в центральный офис организации, пакет всех документов, с которыми работал пользователь до перевода, пересылается в виде копии с сервера филиала на сервер центрального офиса.
СЭД БОСС-Референт отличает сочетание трех уникальных преимуществ:
- с одной стороны, система сочетает в себе элементы конструктора, и за счет этого автоматизировать процессы управления документами можно очень быстро;
- с другой стороны, она сохранила все возможности платформы, которые позволяют адаптировать решение под любые специфические потребности заказчика;
- кроме этого, архитектура системы и методика внедрения позволяют поэтапно автоматизировать процессы, например, для начала настроить обработку договоров, чтобы организация начала работать в системе, а дальше настраивать другие процессы.
Достаточно 2-х месяцев, чтобы запустить СЭД БОСС-Референт в промышленную эксплуатацию.
Это возможно благодаря следующим особенностям системы и методики внедрения:
- Существуют документы, которые одинаково обрабатываются практически в любой организации. Для 5 типов таких документов в БОСС-Референте уже созданы типовые процессы. Поэтому начать работу с типовыми документами, например, с договорами, можно сразу после установки системы.
- Если при внедрении системы возникает необходимость создать процессы обработки специализированных документов, которые используются в работе отдельно взятой организацией, это также можно сделать быстро. Процесс формируется из уже реализованных в системе элементов процесса - складывается из «кубиков» как конструктор.
- БОСС-Референт имеет полнофункциональный web-доступ, что делает возможной полноценную работу пользователей как в клиенте Lotus Notes, так и через web-браузер. Если структура организации включает множество территориально удаленных филиалов и подразделений, то сроки проекта внедрения могут быть существенно сокращены предоставлением web-доступа к системе всем пользователям в филиалах.
- Методика внедрения СЭД БОСС-Референт отработана годами успешных проектов различного масштаба и ориентирована на реализацию проекта в сжатые сроки. К примеру, при автоматизации работы с типовыми документами, 1 месяц требуется на обследование существующего в организации документооборота и подготовку к внедрению, второй месяц уходит на установку системы, настройку типовых процессов и обучение пользователей. То есть уже через 2 месяца организация начинает опытную эксплуатацию СЭД.
Надежность и производительность системы БОСС-Референт обеспечивается возможностями платформы Lotus Domino: показатель надежности - 24х7, а на одном сервере может работать до 1000 пользователей.
Надежность системы
Надежность СЭД БОСС-Референт с показателем 24х7 достигается путем организации работы в программном кластере Lotus Domino, состоящем из двух (или более) серверов. Идентичность данных на серверах, входящих в кластер, поддерживается кластерными репликациями Lotus Domino. Использование кластера Lotus Domino обеспечивает:
- отказоустойчивость системы - в случае отказа основного сервера, на котором работают пользователи, происходит их автоматическое переключение на резервные серверы;
- распределение нагрузки на серверы - пользователи пропорционально распределяются на разные серверы, что способствует повышению производительности системы.
Производительность системы
Высокие показатели производительности системы обеспечиваются рядом технических решений, таких как:
- распределение нагрузки в программном кластере Lotus Domino;
- автоматический перенос отработанных документов в архивы соответствующих модулей - после того как работа с документами завершается, они перемещаются в архивы соответствующих модулей, при этом доступны гибкая настройка автоматического архивирования и поиск по всем модулям, включая архивные;
- хранение в разных модулях карточек документов и файлов вложений (при особо больших объемах файлов вложения могут храниться в системе типа «электронный архив» - IBM Content Manager или Saperion), при этом для пользователя место хранения не очевидно, и сохраняется эффект «вложение прикреплено к карточке документа»;
- распределенный транспортный механизм, оптимизированный по объему передаваемой информации и работающий по принципу «документы хранятся и передаются только на те серверы, где они необходимы для работы».
Развитие системы электронного документооборота БОСС-Референт в рамках отдельно взятого проекта возможно по двум направлениям:
- по пути увеличения масштабов системы;
- по пути расширения функциональных возможностей.
Для увеличения масштабов системы при сохранении единого информационного пространства, БОСС-Референт позволяет:
- Подключать новых пользователей в большом количестве. Возможности системы БОСС-Референт проверены на проектах построения крупнейших в России СЭД в ФНС (общее планируемое количество пользователей должно превысить 100 тысяч) и МТС (в системе работает более 25 тысяч сотрудников).
- Подключать новые площадки (территориально удаленные подразделения и филиалы организации) с их серверами. В настоящее время работа СЭД ФНС и МТС поддерживается более чем 100 серверами.
БОСС-Референт дает широкие возможности для качественного развития системы - добавления новых функций - следующими средствами:
- В системе можно автоматизировать работу со всеми используемыми в организации типами управленческих документов. Процессы обработки типовых документов можно легко «клонировать» из уже преднастроенных процессов - регламент копируется, и в нем изменяются необходимые настройки. Для специализированных документов организации (таких как, например, кредитные заявки) создаются специализированные процессы с помощью средств платформы Lotus.
- Интеграция с другими продуктами позволяет существенно расширить возможности системы БОСС-Референт, а также сделать СЭД частью единой информационной системы организации. Опыт построения СЭД на платформе БОСС-Референт включает примеры успешной интеграции с системами класса HR, ERP, CRM, а также создания юридически значимого электронного документооборота;
- Партнерами компании БОСС-Референт разработаны совместимые с СЭД БОСС-Референт модули, предназначенные для расширения базовых функциональных возможностей системы.
СЭД БОСС-Референт является одной из немногих систем на российском рынке СЭД, которая поставляется с открытым кодом. Это дает для заказчиков следующие преимущества:
- Организации, использующие БОСС-Референт, имеют возможность адаптировать систему под специфику своей работы и разрабатывать собственные дополнительные модули СЭД. В этом заключается уникальное преимущество гибкости системы БОСС-Референт.
- Службы безопасности заказчиков получили возможность убедиться в безопасности кода и самой системы, а также аттестовать ее на соответствие внутренним требованиям безопасности.
Система БОСС-Референт прошла сертификацию на соответствие требованиям Руководящих документов ФСТЭК России:
- «Безопасность информационных технологий. Критерии оценки безопасности информационных технологий». Оценочный уровень доверия 4 (ОУД4).
- «Защита от несанкционированного доступа к информации. Часть 1. Программное обеспечение средств защиты информации. Классификация по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей» (НДВ4).
Сертификат ОУД4 гарантирует уровень защищенности системы и корректность работы функций безопасности, которые необходимы для работы с конфиденциальной информацией.
Сертификат НДВ4 гарантирует отсутствие «черных ходов» в программном коде.
Наличие сертификатов ФСТЭК позволяет аттестовать информационные системы, построенные на базе БОСС-Референт, по классу защищенности информационной системы персональных данных (ИСПД) до «1Г» и по классу защиты персональных данных в ИС до «К2» включительно.
В системы БОСС-Референт встроена поддержка сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации. С помощью этих средств в БОСС-Референте реализуется:
- использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), что позволяет обеспечить подтверждение авторства, целостность и юридическую значимость электронных документов;
- шифрование данных, что позволяет обеспечить дополнительную защиту информации, содержащейся в электронном документе.
Система электронного документооборота, построенная на основе БОСС-Референта, состоит из нескольких уровней:
- «железо» (серверы, клиентские рабочие станции, сети, и др.) и платформа (операционная система Windows /Linux /Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все «железо»;
- технологическая платформа IBM Lotus , являющаяся «надстройкой» над сетевой операционной системой и включающая серверный компонент Domino и клиентский Notes;
- система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из модулей (баз данных) формата nsf;
- клиентские места пользователей, которые могут работать с помощью как клиента Lotus Notes , так и Web-браузера.
IBM Lotus является документоориентированной платформой, что делает ее более предпочтительной для задач СЭД, нежели реляционные СУБД.
МодулиБОСС-Референт имеет модульную архитектуру. Модули, входящие в состав системы БОСС-Референт, представляют собой взаимосвязанные базы данных (БД), работающие в среде Lotus Notes/Domino. Эти базы можно разделить на три группы:
Функциональные модулиПредназначены для обработки управленческой информации и принятия решений.
Модуль «Канцелярия»
Обеспечивает полный цикл работы организации с входящими и исходящими документами. Позволяет осуществлять контроль, учет и регистрацию корреспонденции.
Модуль «Принятие решений»
Предназначен для автоматизации бизнес-процессов, которые реализуются в системе в виде «Процессов принятия решений», формирующихся из двух обязательных элементов: карточки документа и маршрута движения документа. В поставку системы входят преднастроенные «процессы принятия решения» для типовых документов (договоров, организационно-распорядительных документов, проектов исходящих документов, служебных записок, заявок). Процессы для специализированных документов (например, кредитных заявок) могут быть быстро настроены дополнительно.
Модуль «Поручения»
Позволяет в масштабах всей организации ставить задачи сотрудникам посредством создания поручений по документам или независимых поручений и отслеживать их выполнение. Предоставляет возможность формировать связанные поручения, образующие «дерево» поручений, и контролировать их выполнение.
Поручения могут выдавать руководители всех уровней. Исполнители могут сохранять отчеты о проделанной работе в модуле «Поручения». Модуль тесно связан с другими базами системы («Принятие решений», «Канцелярия»). Поручения могут создаваться как в самой базе данных «Поручения», так и в других модулях системы («Принятие решений», «Канцелярия»), при этом все поручения хранятся в модуле «Поручения».
Общесистемные словари и справочникиПредназначены для хранения нормативно-справочной информации.
Модуль «Справочник организации»
Предназначен для хранения и обновления данных о структуре и сотрудниках предприятия. В базе данных содержится информация о подразделениях и филиалах, которые входят в состав организации, их взаимной подчиненности, а также о сотрудниках организации, в том числе информация по совмещению должностей, делегированию полномочий и ролям по обработке документов (утверждающий, согласующий, и т. п.). Здесь же хранится служебная информация: о сайтах (серверах, на которых ведется работа), соединениях, узлах, именах канцелярий, и т. д. Данные из модуля «Справочник организации» используются большинством модулей системы БОСС-Референт.
Модуль «Внешние адресаты»
Предназначен для хранения данных об организациях-контрагентах (заказчиках, партнерах, клиентах) и их представителях. Во «Внешних контактах» может храниться самая разнообразная информация - от банковских реквизитов организации до мобильного телефона ее представителя.
В системе данные из модуля «Внешние адресаты» используются везде, где требуется указывать контрагентов, например, при работе с договорами, входящими и исходящими документами, и т. д.
Модуль «Словари»
Предназначен для создания и хранения списков ключевых слов, используемых для заполнения полей ввода в карточках баз данных системы. Используется большинством модулей системы БОСС-Референт в качестве справочника словарных значений. Добавление новых записей и редактирование старых осуществляется администраторами или специально выделенными сотрудниками.
Общесистемные сервисыЭто модули, позволяющие осуществлять гибкие настройки функциональных подсистем и обеспечивающие поддержку вспомогательных функций.
Модуль «Коммутатор»
Является центральной базой, с помощью которой производится настройка приложения. В ней содержится технологическая информация о расположении других баз данных системы БОСС-Референт на серверах. База данных «Коммутатор» предназначена для решения следующих задач:
Навигация пользователей - модуль обеспечивает навигацию по базам данных, выступает единой точкой входа в систему для пользователей.Коммутация модулей системы - устанавливает связи между базами данных системы и со словарно-справочными модулями.Конфигурация рабочих мест пользователей.«Главная страница» модуля «Коммутатор» является точкой входа пользователей в систему.
Модуль «Кабинет»
Относится к группе пользовательских сервисов. Предназначен для информирования пользователей об их задачах: сюда доставляются все служебные сообщения системы БОСС-Референт. База данных доступна всем пользователям, при этом каждый пользователь получает только адресованные ему уведомления. Система позволяет дублировать сообщения, приходящие в «Кабинет», в почтовый ящик пользователя,
Модуль «Поиск»
Вспомогательный модуль, позволяющий производить поиск по набору атрибутов карточек документов баз данных «Канцелярия», «Принятие решений», и их архивов.
Модуль «Регистратор»
Содержит набор нумераторов (программных счетчиков), генерирующих регистрационные номера документов, и форматов нумераторов. Позволяет гибко настраивать различные форматы нумератора в соответствии с принятым в организации порядком формирования регистрационных номеров для документов различного типа. Кроме «счетчика», формат может содержать различные параметры, например: ФИО Подписанта, дата регистрации, разделители, индекс дела, и т. п. Для одного нумератора можно создать несколько форматов.
Архивные модули
Предназначены для хранения архивных документов из модулей «Канцелярия», «Поручения», «Принятие решений», и относящимся к ним модулей «Электронные образы». Для каждого модуля создается отдельная архивная база данных. Документы, передаваемые в архив из модулей «Канцелярия» и «Принятие решений», получают статус «В дело», статус поручений не меняется.
Модуль «Настройки Принятия решений»
Вспомогательный модуль, применяемый для создания типовых процессов, в соответствии с которыми будут обрабатываться документы в базе данных «Принятие решений». В карточке типового процесса задаются стадии и этапы обработки документов, настройки значений полей документов по умолчанию, сотрудники, участвующие в обработке (согласующие, подписывающие, утверждающие, регистрирующие), а также сотрудники, имеющие право на создание документов.
Модуль «Протокол»
Используется для протоколирования действий пользователей при работе с документами в системе БОСС-Референт. Информация из БД Протокол предназначена только для просмотра и используется службой, ответственной за информационную безопасность.
Система электронного документооборота Босс-Референт создана в 1996 году и до сих пор удерживает лидирующие позиции на российском рынке приложений класса ECM. СЭД БОСС-Референт автоматизирует документооборот компании и оптимизирует делопроизводство. Эта система подходит для автоматизации документооборота государственных структур и частных крупных компаний, холдингов, средних предприятий.
На базе БОСС-Референт работает электронный документооборот в Федеральной налоговой службе РФ (более 130 тыс. пользователей), в МТС к системе подключено более 25 тыс. сотрудников.
Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.
Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.
Использование системы:
- позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;
- помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;
- организует эффективное управление проектами;
- улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.
При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.
СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:
Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.
В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.
Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт - это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в организации подобных систем позволяет:
Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности:
- Крупные коммерческие предприятия и холдинги
- Федеральные органы власти
- Региональные органы государственной власти и другие государственные предприятия
- Территориально распределённые предприятия
- Компании со сложной организационной структурой
- Компании с большим объёмом документооборота
- Небольшие, стремительно растущие компании.
- Работа с внутренними документами организации
- Обработка входящих и исходящих документов
- Управление внешними контактами
- Работа с договорами организации
- Организация новостных каналов и конференций
- Ведение справочника организации в электронном виде
- Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации
- Организация и планирование мероприятий.
- "Железо": сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.
- Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все "железо".
- Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.
- БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.
- Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п.
- Общесистемные словари
- Справочник организации
- Словари
- Внешние адресаты
- Общесистемные сервисы
- Согласование
- Поручения
- Коммутатор
- Шаблоны
- Регистратор
- Кабинет
- Поисковая система
- Буфер
- Хранилище электронных образов
- Протокол
- Функциональные подсистемы
- Канцелярия
- Документы
- Служебные записки
- Внешние контакты
- Контроль договоров
- Инженерное обеспечение
- Конференции
- Новости
Модульность обеспечивается специализированной базой данных "Коммутатор", которая служит "Центром управления" всей СДОУ БОСС-Референт. Этот независимый, функционально полный модуль содержит в себе информацию о текущей конфигурации системы и необходимый программный код для организации взаимодействия между базами данных. Все базы данных при инсталляции прописываются в коммутаторе автоматически.
Второй важной функцией, выполняемой БД Коммутатор, является конфигурация рабочих мест пользователей. Под конфигурацией понимается набор баз данных системы, зарегистрированных в отдельном коммутаторе и необходимых для работы пользователей разных подразделений компании. Развертывание СЭД в нескольких конфигурациях позволяет каждому сотруднику работать только со своими базами данных. С помощью коммутатора можно создавать неограниченное количество конфигураций разной степени сложности, полностью повторяя существующую схему документооборота на предприятии. Коммутатор быстро подключает к системе любые дополнительные модули, а также осуществляет навигацию по базам данных.
БОСС-Референт открыт для разработчиков. Любая БД БОСС-Референт может быть изменена разработчиками заказчика. Помимо этого, в состав СДОУ БОСС-Референт может быть добавлена база данных собственной разработки при соблюдении определенных правил и соглашений.
Новые базы данных, формы, представления, агенты, элементы дизайна можно создавать в системе стандартными средствами разработки Lotus Domino Designer. Помимо встроенных средств разработки АйТи предоставляет заказчику специальный инструментарий разработчика – Toolkit, позволяющий быстро создавать собственные базы данных и интегрировать их с БОСС-Референт, не нарушая целостности системы, а также изменять любой модуль ее информационного окружения.
Подробно обо всех изменениях версии 2.56.1 можно прочитать здесь.
3 Функциональный модуль «Канцелярия» Полный цикл работы с входящей и исходящей корреспонденцией: Использование шаблонов карточек документов Регистрация корреспонденции Направление документов на рассмотрение, внесение резолюций Формирование листов ознакомления Мониторинг местонахождения бумажного оригинала документа Исполнение, ознакомление, отправка «в дело» Сканирование документов и обработка документов, полученных по и с факс-сервера Резервирование номеров для исходящих документов Поддержка централизованной, децентрализованной и смешанной форм документооборота
4 Создание РК входящего документа завести нового контрагента из карточки документа проверить документ на повторность регистрации указать журнал регистрации для данного вида документов указать срок исполнения и входящую резолюцию 1) распечатать наклейку или карточку мо штрих кодом 2) прикрепить отсканированный образ документа: с локального диска со сканера (обычного или сканировать со штрих-кодом)
5 Регистрация Поддержка сложных регистрационных номеров. Настройка шаблонов нумераторов для всех видов документов. Возможность использования нескольких форматов для одного счетчика. На документ проставляется регистрационный штамп, номер, наклеивается штрих-код. Возможно использование упрощенной РК – экспедиция.
6 Рассмотрение Возможность рассмотрения документа нескольким сотрудникам. Возможность использования типовых маршрутов для входящих документов. Возможность создания проектов резолюций и использования шаблонов резолюций поставить документ на контроль, указав тип контроля выбрать контролера или контролирующее подразделение добавить пункт резолюции вручную или из шаблона посмотреть/изменить ранее созданный проект резолюции
7 Пункт резолюции Указываются ответственный исполнитель и соисполнители, предмет, срок, контролирующее лицо. По контрольным пунктам резолюции создаются поручения, по неконтрольным – документ отправляется на ознакомление. зафиксировать передачу оригинала создать поручение с периодическим контролем
8 Поручения Исполнитель получает уведомление о поступлении поручения на исполнение. Автор и контролер поручения могут: корректировать срок исполнения поменять исполнителей отменить поручения Автор, контролер, исполнители получают уведомления о нарушении сроков исполнения.
9 Исполнение поручений Исполнитель поручения может: создать новое поручение на основании своего поручения (цепочку поручений) при необходимости, ввести отчет об исполнении за соисполнителей создав новый документ взяв отчет из поручения соисполнителя или дочернего поручения разместив вложение ссылку на ранее подготовленный документ просто комментарий по исполнению разместить отчет об исполнении поручения
10 Контроль исполнения Автор и контролер поручения могут утвердить поручение или вернуть на доработку. Контроль исполнительской дисциплины: отчеты по исполнительской дисциплине (генератор отчетов ReportsMan). поручение исполнено поручение просрочено поручение на исполнении контролер может утвердить поручение непосредственно в карточке документа
12 Подготовка исходящего 1.Заполнить поля карточки обязательные поля помечаются значком часть полей может быть заполнена по умолчанию значение вводится непосредственно в поле возможно заполнение полей РК без использования «мыши» регистрационные данные могут быть изменены на этапе регистрации
13 Подготовка исходящего 2.Разместить документ ввести текст в поле «Содержательная часть» добавить вложение с локального диска из БД Шаблоны со сканера Вложение может быть прикреплено заранее к шаблону карточки. Размер вложения может быть ограничен администратором системы.
15 Подготовка исходящего 3.Сформировать маршрут изменив существующий маршрут Маршрут может быть задан: 1) «жестко» - нельзя менять согласующих и порядок согласования 2) «гибко» - можно удалять и добавлять согласующих 3) можно добавлять новых, но нельзя удалять заданных по умолчанию. Параметры настраиваются для каждого этапа согласования.
21 Согласование документа Дополнительное согласование и Делегирование Доп. согласование – дополнительная ветка согласования. В документе проставляется виза основного согласующего не зависимо от решений доп. согласующих. Делегирование – в документе проставляется виза сотрудника, которому делегировали согласование.
28 Модуль «Обращения граждан» Полный цикл обработки устных и письменных обращений: Регистрация обращения Рассмотрение Формирование резолюций, исполнение Подготовка с согласование ответа на обращение Формирование связанных запросов во внешние организации Регистрация ответов на запросы от внешних организаций
30 Авторы обращений Работа с авторами обращений: Возможность подключения справочника «Классификатор адресов России» (КЛАДР) Полная информация о авторе: ФИО, адрес, место работы, социальное положение, льготный состав и проч. СЭД БОСС-Референт прошла сертификацию ФСТЭК, необходимую для аттестации по классу защиты персональных данных по уровням 2-4.
31 Поддержка процессов принятия решений Типы документов, обрабатываемых в процессе принятия решений: В системе БОСС-Референт автоматизирована документационная составляющая процесса принятия решений. Заявка ОРД Служебная записка Договор Проект исходящего документа Бизнес-процессы в модуле «Принятие решений» реализуются с помощью типовых процессов принятия решений.
32 Функциональный модуль «Принятие решений» В БД Принятие решений осуществляется: Формирование маршрута движения документа Изменение маршрута «на лету» Контроль движения документов Регистрация документов (в том числе автоматическая регистрация) Резервирование номеров для договоров, ОРД и проектов исходящих документов Поддержка работы с листами согласования, ознакомления и рассылки Формирование поручений по документам и контроль их исполнения
37 Сервис уведомлений О всех системных событиях, а также о действиях, которые необходимо выполнить в системе, пользователь информируется посредством уведомлений, которые поступают: Уведомления делятся на: Задачи Информационные сообщения в БД Кабинет (отображаются в Ежедневнике на стартовой странице) в почтовый ящик Lotus Notes или другой почтовой системы
Загрузка...
