Инструкция по заполнению трудовых книжек действующая редакция. Раздел «Сведения о работе»

Между работниками и работодателями складываются трудовые отношения. Сотрудничество обеих сторон регламентируется законодательством. Партнёрские отношения, права и обязанности в сфере труда, характер рабочей деятельности находят документальное отражение.

Трудовая книжка — что это такое и для чего она нужна?

Трудовая книжка – это персональный документ, который отражает стаж, качество, продолжительность работы на каждом месте занятости, информацию о характере деятельности человека.

Действительными являются образцы от 1938, 1973, 2003, 2004 годов, они полноправно участвуют в рабочем обороте и не нуждаются в замене.

Документ необходим для:

фактического отображения трудовой деятельности;
информирования работодателя о причинах увольнения работника, продолжительности его стажа, награждениях, выговорах и т. п.;
реализации прав на пенсионное обеспечение в будущем.

Обзор законодательства

Законодательные акты регламентируют нормы и правила, в соответствии с которыми оформляется трудовая книжка, к ним относятся:

Трудовой кодекс РФ . Положения ТК РФ раскрывают понятие «трудовая книжка», определяют обязанности работодателя по ведению и хранению персональных документов, регулируют порядок и принципы их оформления. Трудовой кодекс – настольная книга хорошего кадровика.
Кодекс РФ (КоАП ) об административных правонарушениях. Документ содержит нормы, позволяющие определить уровень ответственности за несоблюдение правил обращения с трудовыми книжками. Инспектор отдела кадров или кадровой службы руководствуется последней версией закона от 30.12. 2001 №195-ФЗ, в ред. от 23.06.2014.
Правительственное постановление «О трудовых книжках » от 16.04.2003 №225 в ред. от 25. 03. 2013 г. Утверждает форму и образец персонального трудового документа, вкладыша, регламентирует ведение и соответствующее хранение.
Инициатором разработки следующего документа выступило Министерство труда. Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК » от 10.10.2003 №69 определяет строгий порядок заполнения разделов трудовых книжек, алгоритм исправления ошибок.

Правила хранения и ведения трудовых книжек

Ведение

Даты

записи абсолютно всех дат производятся строго арабскими цифрами. По формату ХХ – месяц, число; по формату ХХХХ — год. Если человек был принят на должность 10 июля 1990 года, запись будет соответствующая – «10.07.1990»;

Цвета чернил

записи производятся инспектором отдела кадров аккуратно, перьевой, шариковой ручкой, ручкой-роллером, с чернилами стойкими к свету и влажности, фиолетового, синего или чёрного цвета. Чернила должны быть представлены исключительно в виде пасты. Мнение о допустимости использования гелевых ручек ошибочно;

Недопустимость сокращений

сокращения в трудовой книжке недопустимы. Записи вводятся аккуратно, корректно и в полном объёме;

Состав сведений

Нормы регламентируются Трудовым кодексом:

сведения о работнике;
характер выполняемой работы;
перевод на другое место постоянной деятельности;
увольнение;
основания завершения действия трудового договора;
сведения о вознаграждениях, поощрениях.

Согласно IV статье Трудового кодекса, взыскания в документ не вносятся, за исключением прецедентов, когда основным дисциплинарным взысканием становится увольнение.

Язык

гос. язык РФ;
гос. язык республики в составе РФ, если этот язык официально установлен.

Соответствие приказу

На основании приказа работодателя в документ вносятся следующие сведения:

о выполняемой деятельности;
о переводе на другой вид деятельности/работу;
о квалификации сотрудника;
об увольнении;
о награждении.

Сроки внесения

документ подлежит заполнению и ведётся на каждого работника, занятого в организации более пяти дней (за исключением работодателей, которые являются физическими лицами), в случае, если это место занятости является основным;
все данные вносятся не позднее семидневного срока, при увольнении – день в день;

Ответственное лицо – инспектор отдела кадров – обязано уложиться в установленные законом сроки.

Порядковый номер

все записи идут без сокращений, в пределах одного раздела имеют собственный порядковый номер;

Исключения

при переименовании организации заполнению подлежат ӀӀӀ и IV графы документа. В разделе под грифом «Сведения о работе», в III графе производится запись: «Организация Х с числа ХХ переименована в Х». Четвёртая графа содержит основания для переименования – приказ, с указанием даты и №;
запись о непрерывном стаже не нумеруется при заполнении дубликата. Согласно законодательству при работе с дублирующим документом, в раздел под грифом «Сведения о работе» графа III, вносится информация о непрерывном стаже сотрудника до поступления на настоящее место работы. Это актуально в том случае, если человек уже работал до поступления к данному работодателю. Эта запись о трудовом стаже не нумеруется;
нумерации не подлежат наименования работодателей (в графах «Сведения о трудовых книжках», «Сведения о работе»).

Ознакомление сотрудников с записями

работодатель обязан ознакомить работающего в организации сотрудника с каждой записью, которая касается характера выполняемой деятельности, перевода на другую должность с постоянной занятостью, увольнения. Владелец документа должен поставить подпись в свой личной карточке, где запись, внесённая в ТК, повторяется;
когда действие трудового договора исчерпано, все записи, внесённые в документ за время рабочей деятельности в данной организации заверяются. Заверителем может выступать сам работодатель, лицо, ответственное за делопроизводство и кадры. В документе ставится печать, подпись руководителя, подпись работника;
после заполнения титула работник расписывается на нём в соответствующей строке, заверяя тем самым корректность внесённых сведений. Аналогично роспись проставляется на титуле дубликата, вкладыша.

Лица, ответственные за ведение документа

весь спектр ответственности несёт работодатель. Приказ или распоряжение работодателя даёт основания для назначения уполномоченного лица, которому делегируются все полномочия и ответственность за хранение, ведение, учёт и выдачу ТК. Право подписи этого лица позволяет заверять все записи;
указанные лица несут ответственность, регламентируемую законом;
при осуществлении проверок приказы и распоряжения за назначение ответственного лица всегда проверяются Гострудинспекцией.

Хранение

Хранение трудовых книжек должно быть организовано в специально отведённом месте, недоступном третьим лицам. Практически в любой организации — это сейф или железный шкаф с замком. Для самих книжек должен быть предусмотрен специальный лоток или ящик.

Если в процессе хранения документы подверглись порче, на организацию могут быть начислены штрафные санкции. Срок хранения и учёт трудовых книжек регламентируется следующими типовыми документами:

невостребованные ТК – 75 лет;
книга учёта движения ТК – 75 лет. Книга заполняется в отделе кадров, кадровой службой, в зависимости от порядка, установленного в компании. Она содержит данные о принятых на хранение и выданных ТК;
приходно-расходная книга учёта бланков ТК – 5 лет. Документ учитывает количество ТК и вкладышей к ним. Книга выдаётся бухгалтерией и отображает расход бланков данных документов с проставлением номера и серии каждого. На сегодняшний день типовой документ теряет свою актуальность, так как работники получили право приобретать трудовые книжки собственноручно.

Книги должны быть представлены в единой, утверждённой государством форме. При получении ТК на руки сотрудник оставляет подпись в личной карточке и журнале учёта. Книги – это бланки строгой отчетности, они нумеруются, визируются подписью и печатью работодателя.

Видео — как заверить книгу учета движения трудовых книжек:

Как правильно заполнить трудовую книжку

Титульный лист

Согласно паспортным данным, без сокращений вписывается ФИО работника. Если во время трудовой деятельности происходит изменение фамилии, уполномоченное лицо производит исправление на основании паспорта и свидетельства о смене фамилии. Прежние данные перечёркиваются одной чертой, новые — вписываются. Кадровик на обложке прописывает ссылку на документ, послужившим основанием к смене, удостоверяет запись подписью и печатью. В отдельных случаях вместо паспорта кадровик может руководствоваться иным документом, удостоверяющим личность.
Дата рождения – значение прописывается соответственно формуле число.месяц.год.
Образование. Данные вводятся на основании предоставленного сотрудником документа, без сокращений. В том случае, если работник повысил уровень образования или получил дополнительное, данные пополняются, без зачеркиваний.
Специальность прописывается строго в именительном падеже, на основании документа об образовании – например, «продавец». Если сотрудник поступает на место занятости, требующее специальных знаний или особой подготовки, должны присутствовать дополнительные документы, подтверждающие эти знания.
Дата заполнения. После приёма на работу заполнение должно быть проведено в течение пяти дней.
Подпись и расшифровка ответственного лица и работника.
Печать организации.

Видео в котором рассказано как заполнить титульный лист трудовой книжки:

Сведения о приёме на работу

Печать организации, реквизиты прописью. Если есть, указывается её сокращённое наименование.
I графа. Порядковый № записи. Если это первая запись ставится цифру «1» и т. д.
II графа. Дата, когда сотрудник был зачислен в штат.
Принят/принята в «название отдела» на должность «Х». Информация вносится в соответствии со штатным расписанием. Вписывается на одном уровне с датой приёма в III графе.
В IV графу вписывается № и дата документа, который стал основанием для приёма на работу, обычно это приказ.

Видео — как делать записи о работе в трудовой книжке:

В данном разделе отображаются сведения об установлении дополнительной профессии, присвоение нового разряда, чина, изменение организацией-работодателем наименования при реорганизации, работа по совместительству.

Записи о переводах

Если человек переводится из внешней организации, производятся записи об увольнении в III графе «Сведения о работе», с указанием информации об инициативе работника (если таковая имелась). Далее указывается запись о приёме на новое место занятости, с отметкой о реализации порядка перевода.
При внутреннем переводе достаточно указать новое место занятости и основание перевода.

Алгоритм внесения записей о переводе

I графа — № записи – проставляется порядковый №;
II графа. Указывается календарная дата арабскими цифрами;
III графа – запись о переводе;
IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для перевода.

Увольнение

Алгоритм внесения записей об увольнении:

I графа ставится порядковый № записи;
II графа – указывается календарная дата увольнения арабскими цифрами;
III графа – запись об увольнении со ссылкой на ст. ТК (в полном соответствии с формулировками закона);
IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для увольнения.
печать и подпись руководителя или уполномоченного лица. Подпись сотрудника.

Исключения: если работник не явился для получения документа на руки, работодатель отправляет ему уведомление о необходимости явиться и получить ТК либо предоставить согласие на её отправление посредством почтовой связи. Начиная от даты подачи уведомления, работодатель избавляется от ответственности за хранение документа.

Совместительство

Если работник проявляет инициативу, запись о совместительстве вводится в документ в отделе кадров основного места занятости. Сотрудник должен принести в отдел кадров следующие документы:

заверенная директором компании-совместителя копия трудового соглашения;
прошение о внесении записи в письменном виде.

Как правильно заверить копию

уполномоченное лицо делает копии всех страниц документа, на которых содержатся записи;
на листах-копиях проставляется печать, текущая дата, резолюция «копия верна», подпись инспектора отдела кадров или иного уполномоченного лица. На документе должна присутствовать отметка о том, что работник трудится на это месте в настоящий момент.

Копия трудовой книжки принимается по месту требования как документ, подтверждающий занятость человека.

Дубликат

В том случае, если документ утерян по вине работника, он должен оповестить об этом работодателя посредством подачи заявления «об утере трудовой книжки». В течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления работодатель предоставляет дубликат.

Информация, содержащаяся в дубликате

общий стаж сотрудника до поступления на данное место занятости. Стаж должен быть указан суммарно, без конкретизации;
конкретные данные о деятельности в данной организации.

Основания для выдачи дубликата

ТК непригодна к использованию;
утеря ТК;
судебное решение о признании записи в ТК недействительной. Работодатель предоставляет сотруднику дубликат со всеми записями, за исключением непригодной.

Вкладыш

Вкладыш необходим, когда в документ невозможно внести новые записи. Это законное продолжение ТК, которое выдается и подлежит оформлению в общем порядке. Вкладыш без трудовой – недействителен. В самой книжке должна быть отметка о прикреплении дополнительного документа.

Ошибки

На титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются одной линией, вносятся корректные данные. На обратной стороне обложки в обязательном порядке прописывается ссылка на соответствующий документ, подтверждающий правильность новых данных.
Исправления в разделах не допускают зачеркиваний. Новая запись признается недействительной, что обязательно прописывается. Затем специалист вносит корректные сведения.
Ошибки исправляет только фактический работодатель. Если корректировки вносятся по новому месту работы, должно быть основание в виде документа от предыдущего работодателя, допустившего неточность.

Алгоритм внесения записей об ошибках

I графа — порядковый № записи;
II графа — дата, на которую запись признана недействительной, то есть фактическая дата внесения исправлений;
III графа дословно: « Запись под № Х недействительна»;
II графа – указывается дата новой корректной записи;
III графа – вносится новая запись;
IV графа – номер и дата документа, ставшего основанием для внесение правильных данных.

Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Осуществляет кадровый учет по той же схеме, что все работодатели, но может воспользоваться упрощенной схемой.

Алгоритм несения записей о приеме на работу к ИП

III графа – указывается наименование работодателя — «Индивидуальный предприниматель ХХХ»;
I графа – порядковый № записи;
II графа – дата приёма в штат сотрудников;
III графа – на одном уровне с датой – сведения о принятии на работу, с указанием должности;
IV графа – номер и дата приказа, который является основанием о зачислении сотрудника в штат.

Образец заполнения трудовой книжки индивидуальным предпринимателем:

Если работодатель – физическое лицо

В данном случае работодатель не имеет законного права производить записи в ТК сотрудников. Физическое лицо, выступающее, как работодатель не вправе оформлять документ тем работникам, кто поступает на работу в первый раз.

Дополнительные указания

Записи о назначении/избрании гендиректором общества: в формулировке о приеме на работе директора общества можно использовать слово «избран» взамен «назначен», если директора избирает общее собрание. В IV графе должен быть указан протокол общего собрания, приказ, с соответствующими номерами и датами.
Прием на работу в филиал. Если сотрудник принимается на работу в филиал, на практике законно использовать два варианта указания филиала: в самой записи о приеме на должность и в заголовке, после указания наименования организации – обе записи ведутся в III графе.

Если работодатель уважительно относится к своим сотрудникам, учёт и ведение трудовых книжек будет осуществляться корректно и в соответствии с законодательством. Это одна из основ успешного и процветающего бизнеса.

Правила ведения подробно рассматриваются в следующих документах:

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина РФ от 22.12.03 № 117н.

Как осуществляется хранение и учет?

Согласно Правилам, ответственность за сохранность бланков работников лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков работников компании. Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они хранятся в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся согласно правилам.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании. В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа);

При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение. Срок изготовления новой ТК — 1 неделя (п. 8 Правил).

Какая информация указывается в трудовой книжке?

Какие сведения вносятся в трудовую книжку? При первичном оформлении ТК в титульный лист вносятся следующие данные о работнике:

дата рождения;
информация об образовании;
профессия;
специальность.

После оформления титульного листа работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз. 1 п. 2.2 Инструкции). Кадровый работник, ответственный за заполнение бланка, ставит свою подпись и печать организации в нужной строке.

На следующих страницах указывается информация о приеме на работу, повышении в должности, об увольнении. Также есть раздел о награждениях и поощрениях работника за хороший труд. Все сведения в документ вносятся на основании приказа работодателя. Его реквизиты также в обязательном порядке указываются в соответствующей графе.

С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Порядок заполнения трудовой книжки - последовательность действий по внесению записей в главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж. По записям в этом документе происходят начисления пенсионных выплат, поэтому важно правильно внести все записи в этот документ. За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель. Расскажем, как заполняется трудовая книжка и дадим образец оформления трудовой книжки 2019 года.

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2019 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

Кто в ответе за грамотность оформления

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
не применяют сокращений;
не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки 2019

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2019) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

титульная часть — основные сведения о работнике;
сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
сведения о награждениях.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

Ф.И.О. владельца;
дата его рождения;
образование (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, как в дипломе;
дата открытия книжки;
подпись лица, заполнявшего бланк;
печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2019) выглядит следующим образом:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

Порядковый номер текущей записи.
Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2019) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность... » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

полное и сокращенное название организации;
наименование должности работника;
дату принятия на работу;
реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

1 графа — порядковый номер записи;
2 графа — дата награждения;
3 графа — название компании, должность и вид награждения;
4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

Графы 1 и 2 остаются пустыми.
В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №... считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

заполняются личные данные сотрудника;
проставляется дата;
заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

обложка должна быть неповрежденной;
недопустимо исправление ошибок;
вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
по центру — слово «Заявление»;
далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР

ПО ВОПРОСАМ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ

ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ

И ОРГАНИЗАЦИЯХ

В соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 14 сентября 1957 г. N 1104 Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы постановляет:

Утвердить Инструкцию о порядке ведения Трудовые книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Заместитель Председателя

Государственного комитета Совета

Министров СССР по вопросам труда

и заработной платы

А.ГОРЕГЛЯД

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ,

В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ

1. Трудовые книжки, в соответствии с Постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20 декабря 1938 г. N 1320, ведутся на всех рабочих и служащих, работающих в государственных и кооперативных предприятиях, учреждениях и организациях свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников.

Трудовые книжки ведутся также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

На работающих по совместительству Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

2. Трудовая книжка является основным документом, характеризующим трудовую деятельность рабочего и служащего.

3. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия, учреждения или организации свою Трудовую книжку.

Прием на работу без Трудовой книжки не допускается.

Лица, поступающие на работу в качестве рабочего или служащего впервые, в том числе и лица, состоявшие до этого членами колхозов или промысловых артелей, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства домоуправлением, сельским или поселковым советом, уличным комитетом (справка, выданная уличным комитетом, должна быть заверена Райисполкомом); демобилизованные из Советской Армии воины обязаны предъявить администрации военный билет.

4. За незаконное пользование Трудовыми книжками, передачу другим лицам, подделку и подчистку их виновные лица несут уголовную ответственность.

I. ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

а) Общие указания

5. Записи в Трудовой книжке производятся на том языке, на котором ведется делопроизводство в данном предприятии, учреждении или организации.

Если делопроизводство ведется на языке союзной или автономной республики, Трудовая книжка заполняется одновременно и на русском языке.

6. Трудовая книжка заполняется в присутствии работника не позже пяти дней после приема его на работу.

В дальнейшем работнику предоставляется право знакомиться с ведением записей в его Трудовой книжке.

7. В Трудовые книжки рабочих и служащих должны заноситься следующие сведения:

а) фамилия, имя и отчество;

б) год рождения;

в) образование;

г) профессия;

д) сведения о работе;

е) поощрения и награждения.

8. Все записи в Трудовой книжке должны быть точными и вносятся администрацией предприятия, учреждения или организации по издании приказа или распоряжения о приеме на работу, перемещении или увольнении работника. Владелец Трудовой книжки должен быть ознакомлен с содержанием произведенной записи.

Записи в Трудовой книжке производятся аккуратно, чернилами.

9. Изменения записей в Трудовой книжке о фамилии, имени и отчестве, образовании и профессии работника производятся администрацией на основании документов и со ссылкой на них (свидетельство о браке, справка ЗАГСа , документы об образовании и др.), и должны быть заверены подписью руководителя предприятия, учреждения, организации или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.

Вносить исправления в записи о сроках и о характере выполняемой работы или занимаемой должности, о причинах увольнения и других сведениях о работе может лишь то предприятие, учреждение или организация, которым произведена неправильная или неточная запись. Указанные исправления должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения, приемной или увольнительной записке и заверяются в указанном выше порядке. Свидетельские показания не могут служить основанием к исправлению внесенных ранее записей.

10. Ответственность за организацию правильного ведения Трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения или организации.

Непосредственно отвечает за своевременное и правильное заполнение, хранение, учет и выдачу работникам Трудовых книжек начальник отдела кадров либо специальное лицо, назначаемое приказом руководителя предприятия, учреждения или организации.

б) Занесение общих сведений о работнике

11. На первой странице Трудовой книжки записываются общие сведения о ее владельце.

Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и год рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - среднее и высшее указывается только на основании документов (удостоверения, аттестата, диплома); начальное образование может быть указано со слов рабочего или служащего.

Если работник имеет незаконченное среднее или высшее образование, то в графе "образование" подчеркивается слово "среднее" или "высшее" и сверху дополняется - незаконченное. Запись о незаконченном среднем или высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующего документа (студенческого билета, справки, зачетной книжки и т.п.).

Профессия указывается на основании документов об образовании либо со слов самого рабочего или служащего.

В Трудовой книжке обязательно должна быть поставлена личная подпись ее владельца и дата первичного заполнения книжки.

в) Занесение сведений о работе

12. В графе 3-ей в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, учреждения или организации, которые заводят Трудовую книжку. Если за время работы рабочего или служащего наименование этого предприятия, учреждения или организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 Трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то, с такого-то числа переименовано в такое-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ, распоряжение, его дата и номер.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

в графе 2 указывается дата приема на работу;

в графе 3 пишется "принят или назначен в такой-то цех или отдел, на такую-то должность или работу с указанием разряда". При этом наименование должности или работы, для выполнения которой принят работник, записывается в точном соответствии с действующим на предприятии, в учреждении или организации штатным расписанием или тарифно-квалификационным справочником.

Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом производится соответствующая запись.

В графе 4 указывается дата и номер приказа, распоряжения или приемной записки.

13. В таком же порядке оформляется перемещения и переводы работника с одной работы на другую в том же предприятии, учреждении или организации.

14. Если работник до поступления в данное предприятие, учреждение или организацию уже работал в качестве рабочего или служащего, но на него по каким-либо причинам не была заведена Трудовая книжка, то при заполнении Трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего и служащего до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения в каком предприятии, учреждении или организации, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец Трудовой книжки.

В графе 4 соответственно пишется "подтвержден документами стаж столько-то лет" и "записан со слов стаж столько-то лет".

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются владельцу Трудовой книжки.

15. Не указываются в суммированном общем стаже работы, а вносятся отдельной строкой следующие записи:

а) запись о времени службы в рядах Советской Армии и Военно-Морского флота, в войсках и органах Комитета государственной безопасности при Совете Министров СССР и Министерства внутренних дел СССР, в органах милиции, во всех видах военизированной пожарной и сторожевой охраны, о времени пребывания в партизанских отрядах с указанием даты призыва или зачисления, даты увольнения со службы и номера военного билета или соответствующего документа;

б) запись о времени обучения в училищах и школах системы государственных трудовых резервов (в ремесленных и железнодорожных училищах, горнопромышленных школах и училищах, школах фабрично-заводского обучения, училищах механизации сельского хозяйства, технических училищах и т.д.) и в других училищах, школах и на курсах по подготовке кадров, по повышению квалификации и переквалификации кадров;

в) запись о времени обучения в высших учебных заведениях, средних специальных учебных заведениях (техникумах, педагогических и медицинских училищах и т.д.), партийных школах, совпартшколах, школах профдвижения, на рабфаках и о времени пребывания в аспирантуре, докторантуре и клинической ординатуре;

г) запись о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих;

д) запись о работе в качестве члена кооперативной промысловой артели при переходе на работу в качестве рабочего или служащего в государственные предприятия, учреждения и организации.

г) Заполнение Трудовой книжки при увольнении

16. Запись об увольнении работника производится с соблюдением следующих правил:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;

в графе 2 проставляется дата увольнения;

в графе 3 указывается причина увольнения.

Записи в Трудовых книжках о причинах увольнения должны производиться либо в точном соответствии с формулировками действующего законодательства, либо в виде ссылки на соответствующую статью и пункт закона.

Например, при увольнении в связи с поступлением на учебу, в связи с рождением ребенка, в связи с болезнью или переходом на пенсию по старости или по инвалидности, в связи с переездом одного супруга к другому и другими уважительными причинами, предусмотренными действующим законодательством, в графе 3 вносится запись об увольнении с указанием этих причин.

При переводах из одного предприятия, учреждения или организации в другое по распоряжению вышестоящих органов или по согласованию между руководителями предприятий, учреждений или организаций в графе 3 записывается причина перевода (вследствие простоя или производственной необходимости, по согласованию между руководителями предприятий и т.д.) или ссылка на решение соответствующих партийных, советских, профсоюзных хозяйственных и других органов о переводе.

В графе 4 указывается дата и номер приказа, распоряжения, увольнительной или переводной записки.

д) Занесение сведений о поощрениях и награждениях

17. В этот раздел Трудовой книжки записываются только единовременные индивидуальные поощрения и награждения, связанные с работой в предприятии, учреждении или организации.

К числу таких индивидуальных поощрений и награждений относятся: награждение почетными грамотами, нагрудными знаками и присвоение почетных званий, объявление благодарности, денежные премии.

Премии, предусмотренные системой заработной платы, в Трудовую книжку не записываются.

Здесь же производятся записи о реализованных изобретениях и технических усовершенствованиях, предложенных данным работником, а также размер вознаграждения, полученного работником за эти изобретения и технические усовершенствования.

Дисциплинарные взыскания в Трудовую книжку не записываются.

18. Порядок внесения сведения о поощрениях и награждениях следующий:

в графе 3 пишется в виде заголовка наименование предприятия, учреждения или организации;

ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);

в графе 2 ставится дата поощрения или награждения;

в графе 3 записывается кем премирован или награжден работник и за что;

в графе 4 указывается дата и номер приказа о поощрении или награждении работника.

II. ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

19. В тех случаях, когда в Трудовых книжках рабочих и служащих заполнены все страницы разделов "Сведения о работе" или "Сведения о поощрениях и награждениях", Трудовые книжки дополняются "Вкладышем в Трудовую книжку".

20. Вкладыш в Трудовую книжку вшивается, заполняется и ведется администрацией предприятия, учреждения или организации по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и Трудовая книжка.

III. ВЫДАЧА РАБОТНИКУ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

21. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, поощрениях и награждениях, внесенные за время работы на данном предприятии, в учреждении или организации, заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.

В случае, если Трудовая книжка заполняется на языке союзной или автономной республики и одновременно на русском языке, то заверяются оба текста.

22. В день увольнения администрация обязана выдать рабочему или служащему его Трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

В случае смерти рабочего или служащего Трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

IV. ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

23. Потерявший Трудовую книжку должен немедленно заявить об этом администрации предприятия, учреждения или организации по месту последней работы.

Не позже 15 дней после заявления администрация обязана выдать новую Трудовую книжку с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

В случае утери Трудовой книжки рабочим или служащим в результате небрежного ее хранения владелец Трудовой книжки уплачивает администрации предприятия, учреждения или организации 25 рублей.

24. Дубликат Трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделы "Сведения о работе" и "Сведения о поощрениях и награждениях" при заполнении дубликата вносятся записи только о работе и поощрениях и награждениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов и распоряжений, а запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию производится в соответствии с п. 14 настоящей Инструкции.

25. В случае утраты Трудовой книжки предприятием, учреждением или организацией по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу ее ведается дубликат Трудовой книжки без взимания ее стоимости.

При этом администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующей поступлению в данное предприятие, учреждение или организацию.

26. Если Трудовая книжка не уничтожена полностью, но пришла в негодность (обгорела, порвана, замазана и т.п.) по вине владельца, то книжка не уничтожается, а в конце записей "Сведения о работе" и "Сведения о поощрениях и награждениях" вносится запись "продолжение записей в другой Трудовой книжке", в этом случае работнику выдается вторая Трудовая книжка, в которой производятся последующие записи. За выдачу второй Трудовой книжки взимается 25 рублей. Обе Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия, учреждения или организации, а при увольнении выдаются их владельцу.

При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявлять обе Трудовые книжки.

V. РАСЧЕТЫ ЗА БЛАНКИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

27. При заполнении бланков Трудовых книжек лицам, впервые поступившим на работу, а также при выдаче дубликата Трудовой книжки администрация предприятия, учреждения или организации взимает с владельцев Трудовые книжек плату в размере 50 коп., а при заполнении вкладыша в Трудовую книжку - в размере 30 коп.

В случае неправильного заполнения Трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае порчи бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием, учреждением или организацией.

VI. СНАБЖЕНИЕ БЛАНКАМИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

И ВКЛАДЫШЕЙ В ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

28. Трудовые книжки в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 14 сентября 1957 г. N 1104 изготовляются Государственным комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы по единому для всего Союза ССР образцу.

Текст Тр удовых книжек печатается на русском языке и на языке союзной или автономной республики.

29. Вкладыши в Трудовые книжки изготовляются Государственным комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы в том же порядке, что и Трудовые книжки.

30. Советы Министров союзных республик, министерства и ведомства СССР представляют Государственному комитету Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной плате обоснованные заявки на необходимое количество бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним, составленные с учетом текущей потребности и планируемого поступления рабочей силы на последующий год.

31. Бланки Трудовых книжек и вкладышей к ним получают:

Советы Министров союзных республик, союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства СССР - в Государственном комитете Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы;

совнархозы и республиканские министерства для подчиненных им предприятий, учреждений и организаций - в Управлении Делами Совета Министров соответствующей союзной республики;

областные и городские (городов республиканского подчинения) исполнительные комитеты Советов депутатов трудящихся для подведомственных местным Советам предприятий, учреждений и организаций - в Управлении Делами Совета Министров соответствующей союзной республики;

предприятия, учреждения и организации - в соответствующих совнархозах, министерствах, ведомствах, исполкомах Советов депутатов трудящихся в зависимости от подчиненности или подведомственности.

32. Администрация предприятий, учреждений и организаций обязана периодически проверять наличие бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним.

VII. ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

33. Администрация предприятия, учреждения или организации обязана организовать хранение Трудовых книжек в условиях, исключающих возможность порчи, хищения или уничтожения их в случае пожара или от других причин.

34. Трудовые книжки, не полученные рабочими и служащими при увольнении, хранятся в течение 2-х лет в отделе кадров, отдельно от Трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого они сдаются на 3-годичное хранение в архив предприятия, учреждения или организации, а по истечении этого срока сдаются в государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства МВД СССР для постоянного хранения.

VIII. УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

35. На предприятиях, в учреждениях и организациях ведется следующая документация по учету бланков Трудовых книжек и заполненных Трудовых книжек:

а) приходо-расходная книга по учету бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним;

б) книга учета движения Трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходо-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга ведется бухгалтерией предприятия, учреждения или организации.

Книга учета движения Трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, учреждения или организации, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих.

В этой книге регистрируются все Трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих, поступивших на работу, а также Трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные рабочим и служащим вновь.

При увольнении из предприятия, учреждения или организации рабочего или служащего Трудовая книжка выдается ему на руки; о получении книжки работник обязательно расписывается в книге учета.

Приходо-расходная книга и книга учета движения Трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия, учреждения, организации и сургучной печатью.

(Формы приходо-расходной книги по учету бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним и книги учета движения Трудовых книжек и вкладышей к ним прилагаются.)

36. Бланки Трудовых книжек хранятся в бухгалтерии предприятия, учреждения или организации наравне с документами строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение Трудовых книжек.

37. По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от ответственного за ведение Трудовых книжек лица отчет о наличии бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные Трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы предприятия, учреждения или организации. На испорченные при заполнении бланки Трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (примерная форма акта прилагается).

38. Суммы, полученные с рабочих и служащих за заполненные Трудовые книжки и вкладыши к ним, суммы, взысканные с рабочих и служащих за утерю Трудовых книжек, а также стоимость испорченных бланков вносятся ежемесячно бухгалтерией предприятия, учреждения или организации в Госбанк для зачисления в доход союзного бюджета согласно Инструкции Министерства финансов СССР от 5 марта 1947 г. N 132.

IX. КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ УСТАНОВЛЕННОГО ПОРЯДКА

ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ

И ОРГАНИЗАЦИЯХ

39. Общий контроль как за обеспечением бланками Трудовых книжек и вкладышей к ним предприятий, учреждений и организаций, а также за соблюдением Инструкции о порядке ведения Трудовых книжек осуществляет Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы.

40. Систематический инструктаж и контроль за соблюдением установленного порядка ведения Трудовых книжек на предприятиях, учреждениях и организациях осуществляют Советы Министров союзных республик, министерства и ведомства СССР, а также Советы народного хозяйства экономических административных районов.

Общественный контроль за правильностью ведения на предприятиях, в учреждениях и организациях Трудовых книжек осуществляют профсоюзные органы.

ПРИХОДО-РАСХОДНАЯ КНИГА

ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ

Дата		От кого получе - но или кому отпуще - но	Основа- ние (на- именова - ние до- кумента , N и да- та)	Приход				Расход
месяц	число			количество		сумма		количество		сумма
				кни - жек	вкла - дышей	руб.	коп.	кни - жек	вкла - дышей	руб.	коп.

КНИГА

УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ

N
п /п

Дата приема или
заполнения Тру-
довой книжки
или вкладыша к
ней

Фамилия,
имя и
отчество
владель -
цев Тру-
довой
книжки

Должность
рабочего
или слу -
жащего ,
который
сдал или
на кото-
рого за-
полнена
Трудовая
книжка
или вкла -
дыш

Наиме -
нование
цеха
(отде -
ла),
куда
зачис -
лен ра -
бочий
или
служа-
щий

Дата и
N прика -
за, рас-
поряже -
ния , на
основа-
нии ко-
торого
произве -
ден при-
ем рабо -
чего или
служаще -
го

Расписка
ответст -
венного
лица,
приняв-
шего или
запол -
нившего
Трудовую
книжку
или
вкладыш

Получено
за запол -
ненную
Трудовую
книжку
или
вкладыш

Дата и
осно -
вание
выдачи
на ру -
ки
Трудо -
вой
книжки
при
уволь-
нении

Рас-
писка
рабо -
чего
или
служа-
щего в
полу-
чении
Трудо -
вой
книжки

год

месяц

число

руб.

коп.

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель предприятия

(учреждения, организации)

(М.П.) "__" __________ 195_ г.

"__" ________ 195_ г.Город ____________

Нами _________________________________________________________

(указать должность, фамилию, имя и отчество)

составлен настоящий акт в том, что за период с "__" ______________

195_ г. по "__" _____________ 195_ г. ____________________________

__________________________________________________________________

испорчено ________________________________________________________

__________________________________________________________________

(указать подробно причину порчи)

"____" штук (____________________________________)

(указать прописью)

бланков Трудовых книжек (или вкладышей к ним) на _________________

(название языка)

Языке , которые "__" ___________ 195_ г.

уничтожены путем сожжения.

Акт составлен на списание испорченных бланков Трудовыхкнижек

(или вкладышей к ним) с подотчета ________________________________

__________________________________________________________________

(полное наименование предприятия, учреждения или организации)

Please enable JavaScript to view the

Рассмотрим основные правила оформления и ведения трудовых книжек: общие правила и порядок заполнения записей о работе, увольнении, награждении.

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути - это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина. Правила ведения трудовых книжек в РФ 2019 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2019 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Общие правила

Требования
Номер по порядку	Должен быть у каждой записи
Даты	Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)
Цвет чернил	Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки
Сокращения	Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми
Язык	Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)
Строгое соответствие записи приказу	Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа
Сроки внесения	Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии
Ознакомление работников и заверение	Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются
Исправление ошибок	Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Титульный лист: правила заполнения

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
дата рождения;
данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
специальность указывается в именительном падеже;
дата заполнения;
подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

Как и где должны храниться

Правила ведения и хранения трудовых книжекустановлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

Копия: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.

Как получить и заверить копию:

сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Вкладыш

Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.