Увеличение оклада. Повышение зарплаты — как обосновать, как оформить

Увеличение заработной платы – одна из самых эффективных мер мотивации персонала. В этом случае требуется грамотно оформить повышение оклада. Читайте в этом материале о необходимых документах, особенностях и нюансах изменения размера оплаты труда.

В первую очередь необходимо определиться с основанием для повышения заработной платы:

Часть компаний проводит мероприятия по повышению оклада раз в год. В этом случае основанием являются индексация или ежегодная аттестация персонала.
В середине года сотруднику может быть увеличена заработная плата в связи с завершением испытательного срока, расширением функционала или повышением в должности.
В ряде государственных учреждений оклад повышается после получения научной степени или присвоения квалификационного разряда.
Если заработная плата повышается одному сотруднику, то может потребоваться служебная записка от непосредственного руководителя.
Специалисты кадровых служб расходятся во мнении относительно необходимости уведомления сотрудника о повышении оклада. Учитывайте, что этот документ может потребоваться при проведении проверки трудовой инспекцией. Составляется в произвольной форме в двух экземплярах с указанием размера оклада и даты повышения.
Основной нормативный акт, регулирующий порядок повышения оклада – .

На нашем сайте можно скачать бланк и образец заполнения служебной записки:

Следующий шаг – оформление приказа:

Не забывайте о том, что на каждого сотрудника необходимо составить отдельный приказ, даже если увеличение оклада однотипно.
Специалисты не рекомендуют оформлять разные оклады сотрудникам с одинаковым наименованием должности (например, «менеджер»). В этом случае разумнее будет выплачивать денежную разницу в виде премии.
В приказе обязательно указывается размер оклада, основание для повышения и дата вступления в силу.

Скачать бланк и образец приказа можно здесь:

В уже существующий трудовой договор необходимо внести изменения. Делается это с помощью дополнительного соглашения:

В документе обязательно должны быть указаны пункты основного договора, в который вносятся изменения.
Наименование документа не принципиально.
Обязательно составление дополнительного соглашения в двух экземплярах.
Изменения вступают в силу с момента подписания допсоглашения, если в нем не указано иное.
Если повышение оклада происходит по завершению испытательного срока и это указано в основном трудовом договоре, то оформление допсоглашения не требуется.

Скачать бланк и образец допсоглашения можно на нашем сайте:

Завершающий этап – внесение изменений в кадровые документы:

Штатное расписание. Изменения вносятся на основании приказа, в котором должно быть указано основание и дата вступления изменений в силу.
Личная карточка сотрудника. Если повышение оклада производится на основании расширения функционала, не забудьте составить новую должностную инструкцию.
При переводе на новую должность сделайте соответствующую запись в трудовой книжке.

Несмотря на то, что в трудовом законодательстве нет четких указаний относительно оформления повышения оклада, соблюдение указанной в материале последовательности является рекомендованным. Не забывайте о своевременном внесении изменений в документы. Это поможет избежать проблем в случае проверки трудовой инспекцией.

Как правило, об увеличении должностного оклада какому-либо сотруднику просит его непосредственный руководитель. Он составляет служебную записку (образец на стр. 39.). Что касается уменьшения должностного оклада, то тут желание линейного начальника не берется в расчет. Сократить сумму оклада можно только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Это могут быть изменения в технике и технологии производства, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации, структурная реорганизация производства. Главное, чтобы не ухудшалось положение работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения*. В противном случае, если работник обратится в суд, изменение оклада будет признано незаконным.

Пример

Надежда К. работала мастером конвейерного цеха №3 на заводе «Спецмонтажкрепление». После полной модернизации цеха и замены старого технического оборудования на новое, работа Надежды стала намного проще. Теперь ей не требовалось вручную настраивать конвейерную ленту и постоянно следить за ее работоспособностью. Эти функции выполняли автоматы. В связи с этими обстоятельствами руководство завода приняло решение об уменьшении мастеру должностного оклада на сумму 1500 руб.

Подготовительная стадия

На основании служебной записки готовится приказ о внесении изменения в штатное расписание (образец на стр. 40), в котором отмечается, как меняется оклад: увеличивается или становится меньше.

Говоря об увеличении и уменьшении должностного оклада работника, нельзя забывать, что условия оплаты труда (и должностной оклад в том числе) являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Если нужно изменить обязательное условие договора, работник и работодатель должны письменно заключить дополнительное соглашение (образец на стр. 41).

Процесс уменьшения оклада следует разобрать подробнее. О предстоящем изменении в одностороннем порядке обязательного условия трудового договора следует письменно предупредить работника не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Это по общему правилу. Из него есть два исключения. Работодателю физическому лицу порог устанавливается в 14 календарных дней (ст. 306 ТК РФ). Религиозной организации дается на это 7 календарных дней (ст. 344 ТК РФ).

Работнику вручается уведомление , которое он получает под роспись (образец на стр. 42). Если сотрудник не согласен трудиться в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую работу. Это может быть как вакантная должность или работа, соответствующая квалификации сотрудника, так и вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа, которую работник может выполнять с учетом состояния здоровья (ст. 74 ТК РФ). Для этого сотруднику под роспись вручается список подходящих для него вакансий (с указанием сумм должностных окладов).

Примечательно, что работодатель должен предлагать сотруднику вакансии, имеющиеся у него в данной местности (то есть местности в пределах административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта). Предлагать вакантные должности в других местностях нужно только, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ст. 74 ТК РФ). Если в итоге работник отказывается от предложенной работы или подходящей работы в организации нет, трудовой договор прекращается на основании п. 7 ч. первой ст. 77 Трудового кодекса (образец приказа об увольнении – на стр. 43).

Если в случае уменьшения заработной платы уведомление работника заранее необходимо, то возникает закономерный вопрос. А нужно ли предупреждать работника, если оклад увеличивается? Снова обратимся к статье 74 Трудового кодекса. При буквальном прочтении ее первой части становится понятным, что она регулирует отношения по уменьшению должностного оклада: в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены , допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.

Поэтому в отношении увеличения должностного оклада действует другое правило. Он может становиться больше в любой момент по соглашению сторон трудового договора. Не надо ждать два месяца и уведомления не нужны (ст. 72 ТК РФ).

Готовим ключевой приказ

Итак, дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении должностного оклада подписано. Далее необходимо готовить приказ. Сложность в том, что унифицированной формы** для такого случая нет. Поэтому приказ составляется в свободной форме (образец на стр. 44). Данным приказом и завершается процесс изменения должностного оклада работника. Дальше кадровик знакомит сотрудника с приказом, отдает его копию в бухгалтерию для расчета заработной платы, подшивает необходимые документы в личное дело и т. д.

При повышении оклада необходимо оформить приказ об изменении размера оклада (тарифной ставки, сдельной расценки) и дополнительное соглашение к трудовому договору. После чего следует внести изменения в штатное расписание, для этого руководитель должен издать приказ о его изменении.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».

1.Ситуация: Как повысить оклад (тарифную ставку, сдельную расценку), установленную сотруднику

Ответ на этот вопрос зависит от причин повышения зарплаты (оклада, тарифной ставки, сдельной расценки). В частности, повышение зарплаты возможно в следующих случаях:*

· повышение окладов в целом по отделу или организации;

· перевод на другую работу (в т. ч. более высокооплачиваемую);

· изменение организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ);

· индексация зарплаты (ст. 134 ТК РФ).

Размер зарплаты прописывается в трудовом договоре как его обязательное условие (абз. 5 ч. 2 ст. 57, ст. 135 ТК РФ). Изменить обязательные условия трудового договора (в т. ч. и зарплату) по общему правилу организация может только с согласия сотрудника (ст. 72 ТК РФ). В этом случае необходимо оформить приказ об изменении размера оклада (тарифной ставки, сдельной расценки) и дополнительное соглашение к трудовому договору* (ст. 72 ТК РФ). Подробнее о порядке внесения изменений в трудовой договор см. Как изменить трудовой договор.

Кроме того, если в организации есть штатное расписание, руководитель должен издать приказ о его изменении. При этом организация вправе как внести изменение в существующее штатное расписание, так и утвердить его новую редакцию*. Исключением из этого правила является перевод сотрудника на другую более высокооплачиваемую должность, существующую в организации. В этом случае вносить изменение в штатное расписание не нужно, так как такая должность и соответствующий ей оклад в нем уже присутствуют. Подробнее о том, как внести изменения в штатное расписание, см. Как составить штатное расписание.

Если увеличение оклада связано с изменением организационных или технологических условий труда, то перед тем, как заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, нужно соблюсти необходимые процедуры (ст. 74 ТК РФ).

При индексации зарплаты порядок ее проведения дополнительно пропишите во внутренних локальных нормативных актах организации (ст. 134 ТК РФ). Например, в Положении об оплате труда. В дальнейшем индексацию зарплаты производите на основании приказа руководителя со ссылкой на соответствующий локальный нормативный акт. После этого оформите дополнительные соглашения к трудовому договору с сотрудниками и внесите изменения в штатное расписание (если оно есть в организации).

Дифференцированное повышение окладов, то есть не в целом по организации, а только некоторым сотрудникам, также производите на основании приказа руководителя со ссылкой на соответствующий локальный нормативный акт. После этого оформите дополнительные соглашения к трудовому договору с сотрудниками и внесите изменения в штатное расписание (если оно есть в организации).*

Нина Ковязина , заместитель директора

департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Статья: 2.8.5. Как оформить повышение заработной платы

Увеличение окладов нужно правильно оформить. Выделим три этапа.

1. Подготовка приказа руководителя о повышении зарплат.* Здесь есть два варианта.

Во-первых, в приказе можно просто указать новые оклады сотрудников и дату, с которой они действуют. Этот вариант подойдет в том случае, если оклады увеличиваются неравномерно.

Во-вторых, если оклады (тарифные ставки) повышаются всем работникам организации, филиала или отдела на одинаковый коэффициент (например, на 10%), то в приказе можно указать только на увеличение должностных окладов (тарифных ставок) без конкретизации по каждому работнику.

2. Оформление дополнительных соглашений к трудовым договорам.* В них надо зафиксировать новые оклады и дату, с которой они установлены. Каждое допсоглашение должны подписать руководитель и сотрудник. Формулировка в нем о повышении оклада может выглядеть, например, так:

«Пункт 1.5 трудового договора изложить в следующей редакции:

Работнику устанавливается ежемесячный оклад в размере 18 000 (Восемнадцать тысяч) руб. 00 коп.

3. Внесение изменений в штатное расписание.* После оформления изменений в трудовой договор следует внести изменения в штатное расписание. Сделать это можно двумя способами: либо утвердить приказом руководителя новую редакцию штатного расписания с учетом изменений, либо внести правки в действующее штатное расписание.

Меры предосторожности. Обратите внимание: если зарплата на предприятии увеличивается значительно, как, например, в случае ее «вывода из тени», помимо собственно документального оформления, такое повышение еще нужно грамотно обосновать. Для этого в приказе руководителя следует указать причины увеличения фонда оплаты. Они могут быть как общеэкономическими (повышение уровня инфляции в стране или рост прибыльности бизнеса), так и связанными с переменами в деятельности компании. К примеру, зарплаты отдельных сотрудников могут повыситься из-за того, что у них увеличился объем работы, появились новые обязанности или возросла материальная ответственность. Об этом должны свидетельствовать новые должностные инструкции или дополнительные соглашения к трудовым договорам. Кроме того, повышать зарплату лучше постепенно, в несколько этапов.

Библиотека журнала «Главбух».

В силу разных обстоятельств сотрудник может быть трудоустроен в организации с одним размером оклада, а со временем может потребоваться изменение размера оклада, например, в сторону увеличения из-за повышения его квалификации. Осуществляется это на основании приказа об изменении оклада, который в свою очередь может быть инициирован служебной запиской с описание причин изменения оклада. Если окладная часть уменьшается, то пожелания линейного руководителя в расчет не берутся.

Оклад сотрудника может быть изменен как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения, рассмотрим 2 этих случая.

Увеличение оклада

Увеличение оклада сотрудникам может сопутствовать разные причины. Основными примерами является: сотрудник постоянно перевыполняет поставленный план и показывает довольно высокие показатели в работе, также это может быть повышение квалификации, итоге проведенной аттестации, длительный стаж работы в организации и т.д. Также это может произойти и в результате изменения трудовых обязанностей или в результате наделения новым функционалом.

Для инициации данного процесса непосредственный руководитель подчиненного должен составить с изложенной в ней информацией о причинах повышения указанному лицу окладной части, а также предоставляет . Далее документ может быть подписан уполномоченным лицом или директором.

После того, как осуществлено согласование увеличения оклада работник отдела кадров готовит приказ на изменения окладной части и . При этом необходимо изменения условий работы отразить и в трудовом договоре – для этого составляется дополнительное соглашение и подписывается как работником, так и работодателем.

Понижение оклада

Уменьшение должностного оклада сотруднику может вызвать некие сложности, основным правилом является – руководствоваться действующим трудовым законодательством. Основным условием осуществления этой процедуры является обязательное уведомления сотрудника об этом под роспись за два месяца до наступления этого события. Данный срок предоставляется сотруднику для того, чтобы он принял для себя решение – работать ли дальше на таких условиях или написать и найти для себя более приемлемое предложение по работе.

Если в по истечению этого срока работник принял решения продолжить работу в организации, то необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору , в котором прописываются новые условия оплаты труда, а также соответствующий приказ руководителя об уменьшении величины окладной части. Документы должны быть подписаны обеими сторонами. Помимо это у работника может сократиться и перечень обязанностей, прописанных в должностной инструкции. Об этом его также следует ознакомить под роспись.

Важно! Работник должен быть уведомлен об уменьшении его окладной части по роспись, при этом организация должна это сделать за 2 месяца, если работодателем выступает физическое лицо – за 14 дней, для религиозной организации срок составляет 7 дней (ТК РФ ст. 344).

При отказе сотрудника принимать новые условия, то работодатель должен в письменном виде предложить ему иной вариант, например:

Перейти на должность ниже по рангу.
Другую работу или вакансию, которая соответствует квалификации данного работника.
Работа с меньшей оплатой, приемлемая уровню здоровья сотрудника.

Альтернативные работы и вакансии также необходимо предоставить сотруднику под роспись, по достижению договоренности составляется дополнения (изменение) к трудовому договору и приказ об изменении окладной части.

Как правильно составить приказ об изменения оклада работника

Данный приказ не имеет унифицированный формы, поэтому его можно составить в произвольной форме на , при этом он должен содержать следующую информацию:

Сведения об организации и реквизиты документа, которые проставляются в хронологическом порядке, указанном в книге регистрации приказов в организации.
Город составления и дата документа.
В тексте самого приказа указываются осуществляемые изменения, при этом необходимо отразить ссылку на базовый документ и обосновать необходимость данного действия. Например, ввиду изменения .
В конце документа оставляется поля для росписи руководителя и сотрудника.

После издания приказа его должны в обязательном порядке подписать обе стороны – как работодатель, так и сотрудник.

Порядок повышения размера зарплаты зависит от причин такого повышения. Если повышение зарплаты происходит в целом по организации, нужно:

Заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам;

Издать приказы о повышении зарплаты (по каждому работнику отдельно, чтобы избежать разглашения персональных данных);

Внести изменения в штатное расписание (в данном случае удобнее будет утвердить штатное расписание в новой редакции).

Если повышение зарплаты происходит в связи с изменением организационных или технологических условий труда, работников нужно письменно, под подпись уведомить об этом не менее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

Образцы необходимых документов:

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 3

об увеличении оклада

г. Москва 10.01.2013

ПРИКАЗЫВАЮ:

Установить электрику Семенову Ю.С.оклад в размере 25 000 руб.

Основание: Дополнительное соглашение к трудовому договору

2. Главному бухгалтеру А.С. Глебовой обеспечить начисление зарплаты с учетом
повышения, начиная ссентября 2013года.

Генеральный директор А.В. Львов

С приказом ознакомлен(а):

Главный бухгалтер А.С. Глебова

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1

г. Москва 09.01.2013

Закрытое акционерное общество «Альфа», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и электрик Лампочкин Алексей Владимирович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, договорились внести в трудовой договор от 23 апреля 2012 г. №
47 следующие изменения:

1. Изложить пункт 1.1 трудового договора от 23 апреля 2012 г. № 47 в следующей
редакции: «Работодатель принимает Работника на должность наладчика оборудования.
Работник выполняет свои обязанности в должности наладчика оборудования с окладом
25 000 (Двадцать пять тысяч) руб. в месяц».

2. Все другие условия трудового договора от 23 апреля 2012 г. № 47считать
неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному
экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 10 января 2013 года. Оба
экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Образец приказа об утверждении штатного расписания в новой редакции приведен в разделе Формы» настоящего ответа.09.01.2013

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Нужно ли издавать индивидуальные приказы об изменении зарплаты, если повышение окладов происходит у нескольких сотрудников?

Ограничений к оформлению приказов в случае, когда событие касается нескольких сотрудников, Трудовой кодекс РФ не содержит.

При этом унифицированные формы, утвержденные , допускают составление единых приказов на нескольких сотрудников одновременно (например, формы , и ряд иных). Работодатель формально вправе издать и единый приказ об изменении зарплаты нескольким сотрудникам по этим формам или .

Однако издание такого приказа может быть расценено как разглашение и нарушение защиты сотрудников, поскольку в нем фигурируют персональные данные сразу нескольких сотрудников организации - размеры зарплат, о которых информируются другие сотрудники. Так как за нарушение защиты и разглашение персональных данных сотрудников , во избежание споров и судебных разбирательств использовать единые приказы на нескольких сотрудников при изменении зарплаты не рекомендуется.

2. Ответ: Как повысить оклад (тарифную ставку, сдельную расценку), установленную сотруднику?

Ответ на этот вопрос зависит от причин повышения зарплаты (оклада, тарифной ставки, сдельной расценки). В частности, повышение зарплаты возможно в следующих случаях:

повышение окладов в целом по отделу или организации;
индексация зарплаты ().

Размер зарплаты прописывается в трудовом договоре как его обязательное условие ( , ТК РФ). Изменить обязательные условия трудового договора (в т. ч. и зарплату) по общему правилу организация может только с согласия сотрудника (). В этом случае необходимо оформить об изменении размера оклада (тарифной ставки, сдельной расценки) и к трудовому договору (). Подробнее о порядке внесения изменений в трудовой договор см. .

Кроме того, если в организации есть , руководитель должен издать о его изменении. При этом организация вправе как внести изменение в существующее штатное расписание, так и утвердить его новую редакцию. Исключением из этого правила является перевод сотрудника на другую более высокооплачиваемую должность, существующую в организации. В этом случае вносить изменение в штатное расписание не нужно, так как такая должность и соответствующий ей оклад в нем уже присутствуют. Подробнее о том, как внести изменения в штатное расписание, см. .

При индексации зарплаты порядок ее проведения дополнительно пропишите во внутренних локальных нормативных актах организации (). Например, в . В дальнейшем индексацию зарплаты производите на основании со ссылкой на соответствующий локальный нормативный акт. После этого оформите дополнительные соглашения к трудовому договору с сотрудниками и внесите изменения в штатное расписание (если оно есть в организации).

3. Формы: Приказ об утверждении штатного расписания

ПРИКАЗ № 90

об утверждении штатного расписания

г. Москва 30.08.2013

В соответствии с разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата
России от 5 января 2004 г. № 1,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить штатное расписание от 30.08.2013 № 15 с численным составом в количестве 28 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 367 000 руб.

Приложение: штатное расписание на двух листах.