Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности - наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

• акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
• архивные справки;
• архивные копии;
• доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
• договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
• заключения и отзывы;
• заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
• исполнительные листы;
• командировочные удостоверения;
• нормы расхода;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
• поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
• положения об организациях;
• представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
• реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
• сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
• соглашения;
• справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
• спецификации (изделий, продукции и т.д.);
• титульные списки;
• удостоверения;
• уставы организаций;
• штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

• для заверения справок;
• на копии документов;
• на выписки из документов;
• учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

• угловой (адресный);
• регистрационный;
• ограничения права доступа;
• с реквизитами организации;
• маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия , как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. ).

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей и штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
• способ уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Печати использовались с самых древних времен еще до появления письменности, их делали из камня, кости, ценных пород древесины. Например, в Древнем Китае их изготавливали как настоящие произведения искусства, а в средневековой Европе они часто были в виде перстней.

Сейчас печать служит в чисто деловых целях. Это устройство, которое проставляет оттиск на бумагу с полным названием фирмы, местом ее нахождения и другими данными. Ставятся они как реквизит для заверения подлинности подписи, причем только на подписанных документах.

Они бывают:

• гербовые;
• основные для предприятия, ИП, адвокатов, врачей;
• для обособленных подразделений
• дополнительные, для разных направлений деятельности.

Использование гербовых печатей определено законом «О государственном гербе РФ», ее могут проставлять на документах только государственные и наделенные государственно-властными полномочиями организации.

Сведения о печати должны обязательно содержаться в Уставе.

Требования в 2018 году

Значительных изменений использование в 2018 году не претерпело.

А главное, решен самый спорный момент – наличие оттиска при заполнении трудовых книжек . Раньше Минтруда определяло обязательность его проставления, даже если организация отказалась от нее в своей деятельности, сейчас проставлять печать нужно только тем обществам, которые ее используют.

Остальные нормы и правила в 2018 году не изменились.

Законы об АО и ООО определяют обязательные реквизиты: полное название, организационно-правовую форму, город или населенный пункт фактического нахождения. Наименование указывается обязательно на русском языке и по желанию на любом другом. Больше в законе ничего не прописано, поэтому дополнительно фирма может добавить , ИНН, КПП, эмблему или товарный знак, но обязательно зарегистрированный.

Кроме того, что законодательно оговорены обязательные реквизиты, остальные параметры (размеры, эскизы) не определены, поэтому при их изготовлении штемпельные мастерские обычно основываются на ГОСТ, применяемых к гербовым печатям.

На дополнительных печатях указывают, для какой службы или документов предназначены: «отдел кадров», «архив», «для счетов-фактур», «для товарных накладных» и т.д. Форму для них можно выбрать не только круглую.

Регистрация и применение

Раньше была необходимость регистрировать печать при , утверждать ее эскиз. Сейчас такого не требуется, никакими законодательными актами порядок регистрации не определен, поэтому фирме не нужно получать разрешение или уведомлять государственные органы о введении в действие своей печати.

Но к ее использованию не нужно относиться посредственно, ведь это один из важных деловых атрибутов фирмы , тем более государство рекомендует разработать инструкцию по применению согласно ГОСТ ведения документооборота и архивного дела.

Инструкция может содержать:

1. Перечень печатей – наличие основной и дополнительной, количество экземпляров.
2. Места хранения.
3. Список должностей, ответственных за хранение и имеющих право на использование.
4. Правила использования.
5. Перечисление документов, в которых необходимо проставление основных, а также дополнительных печатей.

Передаваться и храниться они должны под расписку в журнале учета, при неиспользовании – запираться в специальные ящики.

Деятельность ООО без печати и ее отмена

В апреле 2015 года вышел №82-ФЗ , который вносил в законы, касающиеся печати ООО и АО, формулировку «при ее наличии», т.е. трансформировал обязанность использовать ее в право .

С этого времени каждая организация сама для себя определяет необходимость применения печати, однако законом может быть оговорены документы, в которых проставление ее все же обязательно. Это , РКО, бланки строгой отчетности и т.д.

Во всех остальных документах на сегодняшний день оттиск может не ставиться, но только если это зафиксировано в Уставе общества. Печать проставляется на усмотрение предприятия в бухгалтерской и налоговой отчетности, первичных документах, доверенностях, трудовых книжках и других бланках.

Внимательно нужно отнестись к договорам. Если в договоре, заключенном ранее, было прописано обязательное проставление оттиска в образцах ПД, то либо нужно его проставлять и дальше, либо заключить дополнительное соглашение о его исключении из обязательных реквизитов документов.

В целом отмена является преимуществом для бизнеса и стимулирует все больший отказ от бумажных носителей. С развитием технологий легче выбирать современные способы идентификации, переходить на электронный документооборот.

Так, в налоговой отчетности все чаще проставляется ЭЦП, а в судейской практике оттиск квалифицируется уже как дополнительный реквизит, а не обязательный. Тем более с 2013 года организации вправе самостоятельно разрабатывать бланки первичных документов, главное, чтобы они были зафиксированы в .

Изготовление и способы защиты

Итак, когда общество решает использовать печать, изготовить ее довольно просто. Этим занимаются штемпельные мастерские.

Цена небольшая и зависит от степеней защиты. Изготавливать клише с изображением герба могут только сертифицированные организации.

Обычно самое простое клише и оснастка делаются 1–3 часа , но если организация ответственно и серьезно подходит к своей безопасности, стоит задуматься о ее защите. Экономия в этом случае может дорого обойтись, привести к убыткам.

При этом нужно предоставить копии:

1. Устава.
2. Свидетельства о государственной регистрации.
3. Доверенности руководителя.
4. Для АО – решение собрания акционеров.
5. Если в оттиске планируется использовать товарный знак, то свидетельство о его регистрации.
6. Ну и, конечно, заявление с прописанной причиной изготовления.

Многие фирмы-изготовители идут навстречу своим клиентам и существенно уменьшают перечень требуемых документов.

Способы защиты печатей:

1. Микротекст – печать текста 0,5-0,8 мм.
2. «Макраме» — гильоширная или тангирная сетки. Это сложный рисунок тонкими пересекающимися линиями менее 0,1 мм толщиной.
3. Специальное искажение шрифта – имитация дефекта некоторых букв.
4. Растровое поле – общепринятый способ, используемый в гербовых печатях.
5. Полутоновые изображения.
6. «Цербер» – УФ-метки, невидимые при обычном освещении.

Защищенные такими способами клише сложно подделать фотополимерной технологией, которой обычно пользуются мошенники. Для лучшей защиты организации нужно соблюдать правила:

• использовать несколько печатей, при необходимости сделать дополнительные;
• периодически менять образец;
• не употреблять клише из фотополимера;
• совмещать несколько способов защиты при изготовлении, обращаться только к сертифицированным фирмам-изготовителям;
• соблюдать инструкцию по применению;
• назначить лицо, которое будет отвечать за хранение и передачу печатей.

Уничтожение и замена

В случаях, когда печать стала не нужна, ее нельзя просто выбросить. Печать необходимо уничтожить физически, причем сделать это можно двумя способами:

Уничтожению подлежат печати при их замене на новые или при ликвидации общества.

Замену проводят по нескольким причинам:

• переименование фирмы, изменение ее данных;
• механический износ;
• плановая замена;
• утеря или кража.

Во всех случаях новое клише изготавливают только после уничтожения старого, а если эскиз не менялся, на новом проставляется знак «Д» – дубликат.

Недопустимые нарушения

Нужно помнить, что при использовании печати нельзя:

1. Изображать герб в оттиске, если это не определено законом «О государственном гербе РФ».
2. Указывать , чтобы исключить путаницу.
3. Включать в клише незарегистрированные товарные знаки предприятия.
4. Пользоваться старой печатью при изменении данных.
5. Нарушать инструкцию по применению.

Итак, если соблюдать эти правила, то проблем с печатью не возникнет. Ну а работать с ней или без нее – решать самой организации.

Как правильно заправить печать или штамп, вы узнаете из данного видео.

1. Нормативные акты по порядку изготовления печатей штампов.

Согласно действующему законодательству, нет специальных норм, которые могли бы как то регламентировать изготовление, учет и использование печатей. Регламентирован только порядок изготовления и применения печатей с изображением государственного герба РФ. Требования к таким печатям установлены ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации". Требования, обязывающие фирмы иметь печать, содержатся в отдельных законах о конкретных организационно-правовых формах юридических лиц:

Пункт 5 статьи 2 Федерального закона "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 08.02.98 N 14-ФЗ;

Пункт 7 статьи 2 Федерального закона "Об акционерных обществах" от 12.12.95 N 208-ФЗ;

Пункт 4 статьи 3 Федерального закона «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 г. № 12-ФЗ;

Выше перечисленные статьи, говорят о том, что Общества с ограниченной ответственностью, Акционерные общества или Некоммерческие организации должны иметь круглую печать, которая должна содержать адрес и полное фирменное наименование общества на русском языке. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации. Общество вправе самостоятельно решать, иметь ли ему штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

О применении печати организации на некоторых документах упоминается всего лишь в нескольких статьях Гражданского кодекса РФ. В данном случае имеются в виду статьи 160, 185, 338, 357, 913 ГК РФ. Но в этих статьях нет правовых норм, регулирующих правила изготовления и использования печатей.

2. Требования к печатям с воспроизведением государственного герба РФ.

Порядок изготовления и применения печатей с изображением государственного герба РФ регламентирован Госстандартом России. Требования к таким печатям установлены ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.01 № 573-ст). Этот стандарт действует с 1 января 2003 года и говорит о том, что гербовая печать, во-первых, должна быть круглая и определенных размеров. Во-вторых, на оттиске печати юридических лиц обязательно должен быть основной государственный регистрационный номер (ОГРН) (п. 3.5 ГОСТ) и ИНН (п. 3.4 ГОСТ). Согласно п. 3.1 раздела III национального стандарта Российской Федерации минимальный диаметр круглой печати должен быть не менее 40 мм, а максимальный диаметр 50,1 мм. Официальный текст ГОСТ 51511 2001...

Кто имеет право на гербовую печать?

Право на использование печати с воспроизведением изображения Государственного герба РФ (в т.ч. с воспроизведением в виде главной фигуры двуглавого орла) имеют:

Федеральные органы государственной власти;

Государственные унитарные предприятия и государственные учреждения федеральной собственности (в случае указания в учредительных документах на право использования печати с воспроизведением изображения Государственного герба РФ);

Образовательные учреждения (кроме дошкольных), имеющие государственную аккредитацию, выдающие документы государственного образца о полученном образовании (в соответствии со ст. 1 и п. 2 ст. 27 Закона РФ от 10.07.92 № 3266-1 "Об образовании");

Предприятия и организации, имеющие в соответствии с законами РФ, постановлениями Правительства РФ и указами Президента РФ государственный статус.

В том же Федеральном конституционном законе оговорено (ст. 8): "Гербы (геральдические знаки) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации не может быть использован в качестве геральдической основы гербов (геральдических знаков) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций".

Постановление Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" и ГОСТ Р 6.30-97 "УСД. УСОРД. Основные требования к оформлению документов" регламентируют указанный порядок следующим образом. Изготовление печатей с изображением Государственного герба РФ, с изображением гербов субъектов РФ, городов и районов должно осуществляться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Нормы вышеназванных нормативных правовых актов применяются при разработке правил изготовления, применения, хранения, уничтожения печатей органами власти и управления субъектов РФ, органами местного самоуправления, организациями и их объединениями независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

3. Подделка, изготовление поддельных документов, штампов, печатей, бланков

Статья 327 УК РФ. Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей бланков.

1. Подделка удостоверения или иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях его использования либо сбыт такого документа, а равно изготовление в тех же целях или сбыт поддельных государственных наград Российской Федерации, РСФСР, СССР, штампов, печатей, бланков, - наказываются ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.

2. Те же деяния, совершенные неоднократно, - наказываются лишением свободы на срок до четырех лет.

3. Использование заведомо подложного документа - наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

Комментарий к статье 327:

1. Предметом преступления, предусмотренного ч.1 комментируемой статьи, является официальный документ (в том числе удостоверение), предоставляющий права или освобождающий от обязанностей, либо государственная награда (орден, медаль и т. п.), либо штамп, печать или бланк.

2. О понятии официальных документов, предоставляющих права или освобождающих от обязанностей, см. комментарий к ст. 324.

3. Удостоверением является любое удостоверение личности физического или юридического лица (паспорт, трудовая, пенсионная или орденская книжка, водительские права, лицензия на право заниматься предпринимательской деятельностью, устав или учредительный договор юридического лица и т. п.)

4. О понятии государственной награды (ордена, медали и т. п.) см. комментарий к ст. 48.

5. О понятии штампа, печати см. комментарий к ст. 325.

6. Бланк - лист бумаги, на котором каким-либо способом (чаще всего типографским) произведены оттиски со штампов или напечатаны отдельные фрагменты документов.

7. Подделкой или подлогом документа, награды, штампа, печати, бланка являются: (1) полное составление заведомо ложного документа либо полное изготовление поддельной награды, штампа, печати, бланка; (2) полное или частичное изменение подлинного документа, награды, штампа, печати, бланка (т. е. изменение текста, числа, номера путем переправки букв, слов, фраз, цифр, перестановки их, вставки, добавления, подчистки и вытравливания с последующим обозначением на подчищенных или вытравленных местах других слов, фраз, цифр или без этого, удалением или подклейкой частей документа и т. п.)

8. Ответственность по ст. 327 наступает также за сбыт этих предметов путем продажи, обмена либо безвозмездного их отчуждения (см. комментарий к ч. 1 ст. 326).

9. Преступление является оконченным по завершении подделки (изготовления) или сбыта поддельных предметов преступления, т. е. отчуждения их в пользу другого лица.

10. О понятии неоднократности см. комментарий к ст. 16.

11. Для квалификации по ч. 3 комментируемой статьи необходимо, чтобы лицо знало, что используемый им документ является подложным. При наличии признаков других преступлений (например, мошенничества или вымогательства) лицо несет ответственность по совокупности ст. 327 и статей УК, предусматривающих эти преступления (или приготовление к ним, или покушение на них).

12. Предусмотренные комментируемой статьей действия могут быть совершены только с прямым умыслом. Признаком субъективной стороны является также (для ч. 1 и ч. 2) указанная в диспозиции ч. 1 цель.

13. Ответственность за совершенное преступление может нести лицо, достигшее 16 лет

4. Что делать если печать потеряна или украдена?

Пропажа печати всегда неприятное событие. А ее кража тем более, поскольку это может «аукнуться» в будущем. Например, когда какая-либо организация начнет предъявлять претензии, показывая договор, заверенный якобы вашей печатью.

После обнаружения кражи необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. Нелишним будет предоставить в милицию и пример оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). В дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы, если кто-либо пожелает воспользоваться похищенной печатью. Кроме того, заявление о похищении надо также представить в банк. Ведь именно там хранятся основные денежные средства организации. Как правило, действия лиц, получивших возможность распоряжаться печатью, направлены на снятие или перевод денег с расчетного счета. И тут все зависит от скорости. Чем быстрее вы сообщите о краже в банк, тем меньше у похитителей шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся.

Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ. Например, если люди, похитившие печать, заключают договоры с третьими лицами и получают по ним деньги. И хотя маловероятно, что ваше объявление прочитают, однако в этом случае будет легче отгородиться от претензий. Вы сможете смело заявить, что соблюли все возможные меры предосторожности. А значит, ответственности можно избежать.

Работать долго без печати фирма не сможет. Поэтому после разбирательств с правоохранительными структурами нужно заказать новую печать. Более рациональным будет лучше если новая печать будет отличаться от старой. При этом Вам потребуется сообщить о новой печати в налоговую и внебюджетные фонды, оформить в новую карточку с образцами подписей и оттиска печати в банке, о новой печати можно сообщить своим партнерам (это позволит исключить конфликтные ситуации при появлении лиц, имеющих на руках доверенности со «старыми» печатями).

5. Нужно ли регистрировать печать?

Специально регистрировать удостоверительные печати на сегодняшний день не требуется.

В Федеральном законодательстве нет требований об обязательной регистрации печатей в каких-либо реестрах (собственно, и нигде, кроме Москвы, никакой регистрации печатей не существует).

В 2002 году Министерство по налогам и сборам занялось перерегистрацией и регистрацией фирм. Налоговики решили не связываться с печатями. В частности, столичное Управление МНС разослало в инспекции письмо с грифом "ДСП" ("Для служебного пользования"), в котором говорилось о том, что в налоговом законодательстве не рассматривается вопрос о печатях. Поэтому и налоговиков он не волнует.Налоговая служба находится в федеральном подчинении и ей мэр города - не указ. С тех пор налоговики вообще перестали обращать внимание на регистрацию печатей.

Во всех налоговых инспекциях, в том числе и московских, заявили, что регистрация - не обязательна.

Законодательные акты и нормативные требования
к факсимиле.

Выдержка из п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ:

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

ГК РФ позволяет использовать факсимиле только в случаях, когда об этом специально упомянуто в договоре. Но в соответствии с п. 3 ст. 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговыми другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.

согласно п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, путевые листы и прочие оправдательные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Налоговая служба дает по данному вопросу следующие разъяснения в Письме от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@. В нем сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в Письме от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Судебная же практика по данному вопросу довольно противоречива. Так, в Постановлении ФАС СКО от 23.04.2008 № Ф08-2039/2008 указывает следующее: наличие факсимильного оттиска подписи руководителя организации-поставщика в счете-фактуре не нарушает п. 6 ст. 169 НК РФ и при выполнении иных условий ст. ст. 171, 172 НК РФ не может служить основанием для отказа в налоговом вычете по НДС.

Т.е. самым разумным представляется использование факсимиле на документах не предусматривающих материальную ответственность. Однако, если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то по Гражданскому кодексу Российской Федерации документ будет иметь такую же юридическую силу как и с обычной подписью.

На какие документы ставится гербовая печать учреждения

На какие документы ставится гербовая печать учреждения?

На какие документы ставится учреждения? — невзирая на осведомленность нашего населения, иногда можно услышать такой вопрос. Мы будем рады дать ответ на этот вопрос, ведь наша компания не только изготавливает печати любых образцов, но и прекрасно разбирается в тонкостях законодательства и делопроизводства.

Аксиомы делопроизводства

Как известно, процесс заверения подлинности подписи на документе происходит по средствам печати. Большая часть учреждений использует в работе, как правило, два основных вида:

• гербовая печать;
• печати для различных целей.

Гербовая, имеет круглую форму, в ее центре располагается изображение герба. На окантовку печати наносится полное название учреждения, организации, компании.

Изготовление гербовых печатей происходит на основании определенных законодательно-нормативных актов РФ. Существуют основные законодательные требования, которые обязательны к выполнению, как со стороны изготовителя печатей, так и заказчика данной услуги.

На практике проставление гербовой печати необходимо на многих бухгалтерских и нотариальных документах. К таковым можно отнести:

• письма гарантийного характера на выполнение работ определенного рода либо получение услуг;
• всевозможные поручения (пенсионные, платежные, банковские, платежные);
• разные заявления, связанные с аккредитивами, отказами от акцепта и т.п.;
• доверенности (для осуществления процедуры получения товаро-материальных ценностей).

Основополагающим актом, регулирующим использование такого вида печатей, был и остается ст.№ 4 ФКЗ РФ — «О Государственном гербе РФ», где сказано о том, что: герб государственного уровня РФ должен быть размещен на печатях принадлежащих федеральным органам госвласти, другим государственным органам, организациям и учреждения, а также тем органам, организациям и учреждениям (форм собственности не имеет значения), которые наделены отдельными государственно-властными полномочиями».

Существующие требования к формам и содержанию

На рынке услуг по изготовлению печатей наша компания уже более 18 лет. Вся наша деятельность основывается на оказании только услуг высокого уровня. В работе мы не пытались найти легких путей, противоречащих законодательным требованиям. Все это в комплексе было вознаграждено со стороны наших постоянных и многочисленных клиентов, которые доверяют нам и качеству изготавливаемой продукции.

При изготовлении данной продукции мы придерживаемся следующих требований:

• все определения и требования к формам и размерам гербовых печатей изложены в ГОСТе Р 51511-2001, которым мы руководствуемся в своей деятельности;
• а также постановлением № 505 Госстандарта РФ.

Нами изготавливаются гербовые печати, как и указано в законе только круглой формы. Центр печати содержит изображение герба РФ, а ее окружность подразумевает нанесение информации о наименовании конкретного юридического лица (в соответствии с учредительными документами).

Сокращенный вариант нанесения наименования допустим только в том случае, если таковое прописано в учредительных документах. Обычно оно наносится после основного и в скобках. Если это наименование на иностранном языке, то изначально наносится главный вариант на русском, а после уже на иностранном.

Не стоит забывать, что в акционерных обществах предъявляются требования другого законодательного акта, а именно п.№6 ст.№2 ФЗ «Об акционерных обществах». Они имеют некоторые отличия, но при изготовлении мы придерживаемся именно таких правил и требований.

Сейчас много компаний однодневок или частных лиц, которые предоставляют такого рода услуги невзирая на последствия. Это не наш профиль, мы не подвергаем ни себя, ни своих клиентов, ни малейшей опасности с законодательной точки зрения.

Но, вернемся к вопросу — на какие документы ставится гербовая печать учреждения.

Для каких документов нужна гербовая печать

Проставление на документах в негосударственных учреждениях производится лишь на подлинных документах, которые требуют особого удостоверения, к их числу относятся:

• разные виды договорных документов
• документы, которые удостоверяют личность, квалификацию, наличие трудового стажа (обыкновенно это либо паспорт, либо трудовая книжка, либо диплом и другие варианты).

Мы постарались максимально раскрыть информацию. В свою очередь хочется сказать, изготовление печатей – это направление деятельности, которому мы посвятили многие года и достигли определенных высот.

Любая задача, поставленная перед нами со стороны заказчика — это еще одна ступень к совершенствованию уже обретенных навыков и отражение их в готовой продукции. Наши предложения по изготовлению печатей многочисленны, неординарны и подразумевают индивидуальный подход к каждому клиенту.

Закон № 82-ФЗ, изданный 06.04.2015, отменил обязанность компаний применять печать ООО и перевёл её в разряд добровольных атрибутов. Статья 2 закона «Об ООО» теперь звучит так: «Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему».

Нужна ли печать ООО

На самом деле, отказаться от этого атрибута юридического лица станет возможным ещё нескоро. Причины этому следующие:

1. Статья 2 закона «Об ООО» теперь содержит такую оговорку: «Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать». Это означает, что вновь принятый законодательный акт федерального уровня может ввести её обязательное применение в какой-либо ситуации.
2. Изменения о добровольном использовании штампов внесены в некоторые нормативно-правовые акты, но другие по-прежнему обязывают их использовать. Так, оттиск всё еще необходим в и в приходных . Надо дождаться, когда упоминание об обязательности печати будет удалено из других актов, а пока в некоторых ситуациях без неё нельзя обойтись. Конечно, ведомства отметили факт отмены, поэтому дают собственное толкование возникающих спорных ситуаций. Так, Роструд разрешил подтверждать записи в трудовых книжках не круглыми оттисками, а штампами кадровой службы.
3. Если контрагент по сделке не отказался от печати, то при заключении договора он вправе требовать её использования и от вас. В таком случае сделка может не состояться, ведь стороны должны прийти к согласию относительно всех договорных условий.

В отношении документов, направляемых в налоговые органы (декларации, отчёты, справки), ФНС России сообщает, что независимо от внесения изменений в приказы налоговой службы, они принимаются как со штампом фирмы, так и без него (письмо от 5 августа 2015 г. № БС-4-17/13706@).

Кроме того, теперь по умолчанию признается, что организация не использует печать. Если же это не так, то в уставе обязана содержаться информация о её наличии (статья 2 закона № 14-ФЗ). Опять же, непонятно, в какие сроки надо изменить устав, если такой формулировки там не было. Ничего не сказано и об ответственности за нарушение этой нормы и о том, является ли печать организации легитимной, если в уставе о ней не говорится. Получается, что намерение законодателей упростить документальный оборот только добавило бизнесменам вопросов и хлопот.

Государственный реестр

Особый порядок регистрации предусмотрен только при использовании гербовых изображений, а официальный учёт печатей коммерческих структур не ведётся. Тем не менее, какое-то время такой реестр существовал, но только для Москвы. В 1998 году было издано распоряжение московского мэра Юрия Лужкова о создании при регистрационной Палате г. Москвы городского реестра.

Всех московских бизнесменов обязали зарегистрировать печати в этом реестре, за что взималась госпошлина. Это было своего рода самоуправство столичного градоначальника, потому что ни в каком другом регионе РФ такого порядка учёта не было. Федеральная налоговая служба, в чьей компетенции находятся вопросы регистрации субъектов предпринимательской деятельности, потребовала отменить ведение московского реестра. Произошло это только через 7 лет - в феврале 2005 года.

Хорошо это или плохо, но в 2019 году государственного федерального реестра такого важного для юридического лица атрибута не существует. Чтобы заказать клише, достаточно передать по интернету или телефону название фирмы, коды ИНН и КПП, место нахождения. Никаких официальных документов для заказа не требуется, хотя некоторые изготовители запрашивают копии свидетельства о регистрации.

Конечно, при нынешнем развитии технологий можно заказать не только клише по своим реквизитам, но и любой другой организации по образцу. К сожалению, оттиск на бумаге не всегда гарантирует легитимность и принадлежность определённому юридическому лицу.

В Уголовном кодексе РФ установлена ответственность по статье 327 за подделку документов и штампов, срок наказания - до двух лет лишения свободы. Если вы хотите гарантированно защитить деловые бумаги и содержащуюся в них конфиденциальную информацию, то для этого стоит использовать .

Изготовители штампов тоже не стоят на месте, предлагая такие способы защиты от подделок:

• лазерная гравировка с полутоновыми рисунками и фотографиями;
• специальный шрифт, разработанный по алгоритму для конкретного заказчика;
• многоцветная флэш-технология;
• гильоширные сетки из линий толщиной менее 0,1 мм;
• защитные элементы по ГОСТ Р 51511-2001, которые используют для гербовых штампов;
• контрольные метки (микроповорот, микросмещение, микродеформация отдельных букв или их элементов; имитация дефекта клише, следа от пылинки, заплыва краски, брызг, клякс; включение отдельных букв с иным шрифтом);
• УФ-метки, видимые только в ультрафиолетовом свете;
• химические метки;
• рельефное клише с тиснением;
• скрытые изображения;
• двумерный штрих-код стандарта Data-Matrix.

Чем больше степеней защиты, тем дороже обойдётся изготовление. Но пока приходится в деловом обороте использовать этот символ юридического лица, надо принять все меры для его сохранности и невозможности подделать изображение.

Какой должна быть печать

Законодательство не устанавливает обязательные требования к печати организации. В предыдущей редакции статьи 2 закона об обществах с ограниченной ответственностью говорилось только про наличие в реквизитах полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения (населённый пункт) ООО. Сейчас же формулировка сокращена до «…печать, штампы и бланки со своим наименованием». Так что, можно считать, что никаких официальных требований к форме и реквизитам штампов коммерческих структур не существует.

Однако, если посмотреть, как выглядят оттиски на документах разных фирм, можно увидеть их явное сходство между собой: по размеру и содержащейся информации. Оно вызвано тем, что профессиональные изготовители часть клише разрабатывают по ГОСТ Р 51511-2001, предназначенного для гербовых изображений. Соответственно, оборудование и стандарты работы для них применялись и для коммерческих заказчиков.

Важно: размещать герб РФ вправе только определённый круг лиц: федеральные органы власти; государственные органы, организации, учреждения; органы ЗАГСА.

Кроме того, в распоряжении московского мэра № 843-РМ указывались требования к внешнему виду оттиска:

• круглый - окружность диаметром 38-42 мм;
• треугольный - равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм;
• прямоугольный - прямоугольник со сторонами размером от 35-50 мм до 70-100 мм.

Относительно информации, обязательной для указания на клише юридических лиц, приводились такие требования:

• полное наименование на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
• местонахождение (населённый пункт);
• номер государственной регистрации.

Угловые штампы, кроме того, должны содержать полный юридический адрес и номер телефона. В добровольном порядке указывалось также наименование предприятия на языке народов Российской Федерации или иностранном языке, а также зарегистрированный товарный знак.

Образец печати ООО, обычный для делового оборота в России, выглядит так.

Идентификационный символ вашей компании может быть каким угодно, но излишний креатив все-таки лучше оставить для внутреннего пользования.